Agilidade, flexibilidade… como facility manager ou gestor do espaço de trabalho, deve ouvir estas palavras todos os dias. O que não é tão evidente é como alcançá-las e estar à altura das expectativas. Com esta checklist, esperamos poder ajudá-lo na transição para um modelo de gestão flexível e apto ao espaço de trabalho híbrido, passo a passo.

Comece pelo princípio: em que ponto está a sua empresa?

 

Nomeie uma equipa para definir a estratégia

Pensa que pode mudar o espaço de trabalho sozinho? Pense outra vez. Uma ditadura não é uma boa estratégia para criar um espaço colaborativo! Nomeie uma equipa com gestores, designers, líderes e até funcionários para garantir que todas as necessidades são atendidas.

 

Recolha informações sobre o espaço

Quando se pretende construir um espaço de trabalho eficiente e agradável, é necessário recolher informações. Que áreas são mais utilizadas? Quantas pessoas estão, em média, em cada sala? E durante quanto tempo? Compreender o comportamento dos trabalhadores é essencial para planear um layout que acomode toda a gente.

 

Faça um inquérito aos funcionários

Realizar um inquérito a todos os funcionários é uma boa ideia para conseguir corresponder às expectativas e recolher informações sobre como melhorar a experiência dos funcionários. No entanto, é melhor que os funcionários façam o inquérito enquanto estão a trabalhar ou quando acabam de sair de uma reunião. Desta forma, vão-se lembrar exatamente do que funciona e do que não funciona.

 

Pondere fazer uma auditoria

Outra ideia que pode valer a pena é uma auditoria. Se não existe nenhum, faça um inventário do equipamento e das estruturas do edifício (por exemplo, quantas secretárias, monitores, salas de conferência). Depois, pode fazer a correspondência com os fluxos de trabalho habituais e monitorizar como são os comportamentos diários dos funcionários.

 

Recorra à tecnologia inteligente

Entre o primeiro e o segundo passo, talvez tenha reparado que não dispõe de muita informação. Se for esse o caso, explore opções para recolher mais dados. A utilização de tecnologia inteligente pode ajudá-lo a analisar a utilização do espaço de trabalho ao mesmo tempo que melhora a experiência dos funcionários, e até a poupar energia!

 

Ajuste-se ao espaço de trabalho em constante mudança

 

Melhore a flexibilidade com a tecnologia certa

Um espaço de trabalho híbrido precisa de ser flexível. 71% dos funcionários esperam que o seu local de trabalho tenha um design flexível. Isto permite estilos de trabalho ‘baseados na escolha’ – quando vão para o escritório, durante quanto tempo e onde gostariam de trabalhar. O software de reserva é indispensável para melhorar a experiência dos funcionários e proporcionar “assentos flexíveis”.

 

Também deve ter em consideração a integração de software. As salas precisam de ser preparadas quando alguém as reserva, por exemplo. Também pode querer instalar cabines para videochamadas e adoptar tecnologia que aproxime os trabalhadores híbridos. Mas, acima de tudo, vai querer investir em software e equipamentos que sejam ágeis e capazes de se transformar à medida que as necessidades da sua empresa mudam.

 

Comprometa-se com a sustentabilidade

A sustentabilidade pode parecer um pequeno desvio, mas faz sentido. Cerca de 65% dos trabalhadores dizem ser mais provável trabalharem para uma empresa com fortes políticas ambientais. Felizmente, isso é algo que os espaços de trabalho híbridos e inteligentes podem melhorar drasticamente. E, quando os funcionários sentem que a empresa está alinhada com os seus próprios valores, tornam-se mais empenhados.

 

Dê prioridade à saúde e ao bem-estar

Os dados dos sensores podem permitir-lhe saber se as pessoas se estão a juntar demasiado num só lugar e sem distanciamento social. Portanto, conhecer os hábitos dos funcionários pode ajudá-lo a redesenhar e promover o bem-estar. Ao mesmo tempo, pode oferecer programas de bem-estar que incluem aulas de yoga, lanches mais saudáveis a meio do dia e outros bónus que melhoram o conforto e a felicidade.

 

Atualize o layout do espaço de trabalho para melhorar a retenção de talento

Acha que alguém quer trabalhar em cubículos? Claro que não. Mas os escritórios em formato “open space” também não são perfeitos. Os “open spaces” diminuem a produtividade e deixam os trabalhadores moralizados, porque tendem a afastar-se dos colegas. Quando há pouco espaço entre si, os funcionários tendem a interagir mais através de e-mail e mensagens do que em conversas cara a cara. Um bocadinho surpreendente, não é?

 

Mas, bem vistas as coisas, ninguém quer trabalhar num sítio onde todos podem dar uma espreitadela para o ecrã do computador ou ouvir o que está a dizer ao telefone! Alguns trabalhadores chegam mesmo a ressentir os quadros superiores por terem direito a um escritório privado. Agora, pense bem nisto: 1 em cada 8 trabalhadores de escritórios “open space” nos Estados Unidos diz que a disposição do escritório os levou a considerar deixar o trabalho. 

 

Planeie formas das pessoas se relacionarem

Querer alguma privacidade não significa que as pessoas não queiram socializar. Um estudo concluiu que 40% dos trabalhadores se sentem sozinhos “sempre” ou “muito frequentemente”. Os seres humanos precisam de contactos sociais! Contudo, e mais uma vez de forma surpreendente, um estudo da Accenture revelou que quem trabalho no escritório se sente “menos conectado” do que os colegas em trabalho remoto.

 

Portanto, os gestores do espaço de trabalho precisam de encorajar a comunicação entre os funcionários. O software colaborativo está no centro da comunicação no escritório, mas também é importante dispor de espaços onde as pessoas possam fazer brainstorming e reunir-se. Os eventos sociais também podem ser uma oportunidade de conhecer novos colegas e pessoas de outros departamentos. Não se esqueça que, muitas vezes, a partilha de experiências é os nos leva a experimentar novos processos!

 

Cuidado com vieses inconscientes

Há algumas coisas que, subconscientemente, têm impacto na produtividade dos funcionários. Por exemplo, as plantas no escritório podem tornar os trabalhadores 15% mais produtivos. Algumas cores, como o vermelho e o amarelo, podem aumentar a sensação de calor e induzir stress. No entanto, o branco também pode fazer com que as pessoas se sintam como se estivessem num ambiente hospitalar… É altamente recomendável trabalhar com um designer de espaços de trabalho que esteja consciente destas nuances.

 

O futuro: mantenha-se atento aos indicadores

 

Prepara-se para a evolução do espaço de trabalho

Os escritórios modernos foram criados nos anos 60. No cômputo geral, os “espaços de trabalho híbridos” ainda são algo novo. As pessoas regressaram ao escritório com expectativas diferentes, mas a sua nova forma de trabalhar ainda está a evoluir. Por isso, é uma boa estratégia manter-se atento aos indicadores e compreender a evolução das necessidades e dos padrões de trabalho dos funcionários. Também pode consultar os dirigentes da empresa de vez em quando.

 

Para ajustar e melhorar a sua estratégia para o espaço de trabalho ao longo do tempo, vai querer manter-se a par da:

  • produtividade
  • satisfação e bem-estar dos funcionários
  • utilização do espaço de escritório e horas de ponta
  • pegada de carbono e utilização de energia
  • ROI da empresa

 

Incentive as pessoas a experimentar

Estamos cada vez mais dependentes da tecnologia. Mas ter medo da mudança é humano! De vez em quando, proporcione às pessoas um “dia de experimentação” para testarem novas tecnologias. Ao fazerem-no juntos e em equipa ajuda-os a perceber o potencial que a nova tecnologia tem para os seus processos internos.

 

Explore uma maior flexibilidade

A flexibilidade é muito mais do que escolher quando se vem para o escritório. Assim que estiver confortável com um espaço de trabalho híbrido, deixe os funcionários explorarem horários diferentes que se adaptem melhor aos seus ritmos circadianos e à sua vida familiar. Hoje em dia, menos de 25% dos trabalhadores sentem que têm verdadeira autonomia para gerir o seu tempo. Portanto, ainda temos um longo caminho pela frente!