Já ouviu falar em medicina funcional ou integrativa? Mais do que uma moda ou tendência, trata-se de colocar em prática a evidência de que no nosso corpo nada funciona de forma isolada. E antes que pense que se enganou no artigo e que não estamos a falar da integração entre a sua operação de manutenção e os seus departamentos administrativo e financeiro, repare nestas conclusões, reveladas por um estudo da Vanson Bourne:
- As empresas estão a perder cerca de 128 mil milhões de euros, anualmente, por terem de lidar — ou melhor, por não conseguirem lidar — com dados desconectados.
- 47% dos inquiridos acreditam que os silos de dados estão a ter um impacto negativo na capacidade de inovação da sua empresa e 46% referem que aquele problema afeta a sua capacidade de responder às necessidades dos clientes.
- Em 41% das empresas que participaram no estudo, há dados a ficarem retidos em sistemas obsoletos e desligados da cloud.
Assim, e voltando à analogia com a nossa saúde, quando a equipa de manutenção não está conectada ao departamento financeiro e de compras, a vitalidade e a robustez da sua empresa ficam em risco, o que pode originar várias maleitas — más decisões, atrasos nas reparações, planeamento inadequado e, consequentemente, aumento dos custos e insatisfação dos clientes.
FM e finanças: a integração que fortalece a sua operação
Retomando a metáfora, tal como há hábitos que ligam as vertentes física, mental e emocional da pessoa, potenciando o seu bem-estar, também há plataformas — como a Infraspeak e a Sage —, cujas capacidades, quando se juntam, permitem que as diferentes áreas de uma empresa trabalhem como uma só, com claros ganhos de eficiência. De seguida, vamos mostrar-lhe o que esta dupla pode fazer pela saúde da sua organização e da sua equipa de FM.
Nascida no Reino Unido como uma startup local, a Sage é hoje líder mundial em soluções tecnológicas na área dos sistemas integrados de gestão de contabilidade, salários e pagamentos. Conta com mais de 11 mil colaboradores e tem clientes em mais de 20 países.
Da digitalização financeira à integração com o FM — ou, da miopia à visão total
Um estudo de 2024 da Fundação José Neves, citado pelo jornal Público, concluiu que as organizações com maior digitalização são 43% mais produtivas do que as menos desenvolvidas neste âmbito. No mesmo sentido, um estudo do Eurostat mostrou que as empresas sem digitalização e automação financeira têm 40% mais dificuldade em escalar e receitas diminuídas até 18% devido a ineficiências.
Grande parte destas ineficiências devem-se ao facto de, nessas empresas, equipa técnica e equipa administrativa estarem de costas voltadas, cada uma delas sem visibilidade sobre o outro lado. Mas, quando finanças e manutenção se digitalizam, se conectam e partilham dados em tempo real, surge uma nova visão sobre toda a operação: sem silos de informação ou ângulos mortos.
Agora, pense nas imensas possibilidades que se abrem a alguém com dificuldades de visão, quando coloca as lentes certas — e prometemos que é o último paralelismo com a saúde humana! O mesmo acontece à sua empresa ao integrar a Infraspeak com a Sage: abre-se um panorama global e nítido sobre a sua operação, potenciando a eficiência, a produtividade e o crescimento.
Principais riscos da falta de digitalização e integração entre manutenção e finanças
- Decisões erradas – basear a tomada de decisão em dados incorretos, ou na falta deles – por exemplo, agendar uma reparação com a indicação desatualizada de que as peças necessárias existem em stock —, pode levar a contratempos desnecessários.
- Atrasos no serviço – se os técnicos não conseguem comunicar de forma rápida e clara as suas necessidades ao departamento de compras, este não consegue ser ágil na procura de fornecedores, por exemplo, o que leva a que uma ordem de trabalho demore mais do que o desejado a ser concluída.
- Aumento dos custos – a desconexão entre as informações de manutenção e financeiras resulta em aquisições inadequadas, ruturas de stock e orçamentos mal calculados, comprometendo a eficiência operacional e gerando gastos desnecessários.
- Falhas humanas – não implementar a automação de processos e manter metodologias obsoletas — como gerir com base em folhas de Excel —, é o primeiro passo para o erro, num tempo em que a sobrecarga de trabalho dos profissionais é uma constante.
Manutenção e finanças integradas: são só vantagens
Os silos de dados desaparecem
Quando os departamentos estão conectados, todos têm acesso à mesma informação em tempo real. A comunicação fica mais rápida e fluída, melhorando a gestão dos recursos e acelerando a resposta às necessidades operacionais — a faturação fica mais rápida e precisa; a manutenção fica mais autónoma e eficiente.
O controlo passa a ser total
Ao ganharem visibilidade sobre toda a operação, os facility managers podem tomar decisões estratégicas mais rápidas e com base em dados precisos, fornecidos pelos seus colegas do financeiro. O tempo entre identificar um problema e agir sobre ele diminui, resultando em maiores níveis de controlo, eficiência e produtividade.
A sobrecarga dos profissionais diminui
CFO, administrativos, facility managers, técnicos: todos trabalham debaixo de imensa pressão e a integração entre sistemas permite libertá-los de tarefas manuais que não acrescentam valor. O enorme número de automações disponíveis faz poupar dezenas de horas de trabalho administrativo por mês.
A operação fica mais fácil de gerir
A sincronização de stocks, ordens e contratos resulta numa visão única e atualizada. Estes dados ficam disponíveis num só local na nuvem, acessível a partir de qualquer lugar, permitindo gerir todos os processos de forma simples — de orçamentos a ordens de compra, passando pelos contratos e SLA. Sem faturação em duplicado ou planeamento orçamental inadequado.
A conformidade fica mais fácil de cumprir
O emparelhamento dos dois sistemas – FM e finanças —, facilita não só o cumprimento das expectativas dos clientes, como garante a conformidade com os SLA, as normas e a legislação em vigor, ao permitir auditorias mais simples, mais completas e mais rigorosas.
A transparência aumenta e os lucros também
A partilha de dados favorece a transparência e a confiança entre os parceiros. A integração manutenção-finanças permite acompanhar os custos mais de perto, controlando-os e reduzindo-os, e negociar melhores condições com os fornecedores.
Os dados resultam em ações
Os dados só são úteis quando se transformam em informação relevante e acionável e é isso que acontece com a poderosa capacidade de análise da Infraspeak, reforçada pela integração com uma solução de apoio à gestão contabilística. Usufrua de relatórios em tempo real que combinam dados de ambas as áreas, e receba insights, alertas e sugestões práticas, que facilitam a tomada de decisão e a melhoria contínua.
Manutenção e finanças: uma integração com futuro
A gestão financeira e a gestão operacional de ativos não podem continuar a ser encaradas como áreas independentes. Quanto mais interagirem, mais valor vão aportar ao negócio, num momento em que o mercado exige que as equipas de manutenção lidem cada vez mais com KPI financeiros, orçamentos e reporting.
A integração da Infraspeak com um parceiro que oferece soluções avançadas de gestão de contabilidade e finanças permite lidar com estes desafios de forma vencedora. Com uma operação de FM fluída, em que todas as partes colaboram e estão alinhadas — equipas internas, clientes e fornecedores —, o resultado só pode ser o crescimento e o sucesso!
