O Japão é um país que, para nós, ocidentais, é cheio de mistérios. Ele é um dos mais populosos do mundo, é polo de desenvolvimento tecnológico e, claro: um exemplo quando o assunto é organização. Quem não se lembra da torcida japonesa recolhendo lixos dos estádios depois de jogos da Copa do Mundo? 

Recentemente, a japonesa Marie Kondo ganhou fama mundial ao compartilhar em uma série de TV seu método de organização de roupas, itens de cozinha e de toda a casa. E no campo da organização, o Japão também nos presenteou com outra técnica: a Metodologia 5S. Você já ouviu falar nela? 

É uma técnica que tem como objetivo principal aumentar a produtividade e eficiência operacional de empresas. Ela tem como propósito criar um sistema eficiente e simples para processos organizacionais para companhias de qualquer tamanho ou porte, complementando ferramentas como software gestão de ativos.

Trata-se de um processo de melhorias de qualidade contínua, com caráter evolutivo e participativo. Por isso, demanda colaboração, dedicação e comprometimento de todos da empresa: desde alta direção e gestão, passando por setores administrativos até equipes operacionais. Essa abordagem integrada funciona especialmente bem quando combinada com ferramentas como software CMMS para gestão de manutenção.

A metodologia foi criada na década de 1950 e, mesmo tendo mais de 60 anos, ainda é muito efetiva nos dias de hoje. O segredo da efetividade está na criação de processos mais simples e organizados. Aqui, vamos falar um pouco sobre cada uma das suas etapas, mais detalhes sobre a sua origem, e como implementar na gestão de manutenção da sua empresa. Continue lendo para aprender mais.

As origens do 5S

A segunda guerra mundial teve consequências desastrosas para a economia japonesa. Depois da derrota para os Estados Unidos e o fim da guerra, o país viveu um momento de recessão com inflação fora de controle e escassez de alimentos. A metodologia 5S surgiu nessa época em que o país tinha grande necessidade de retomar sua eficiência industrial e econômica.

O método surgiu a partir do aperfeiçoamento do controle de qualidade norte-americano com o objetivo de aumentar a competitividade da indústria japonesa e evitar desperdícios no período pós-guerra.

A aplicação da metodologia contribuiu para a expansão da indústria japonesa que passou a ser uma referência mundial em qualidade, virando praticamente um adjetivo na hora de falar em bons resultados: Qualidade no Estilo Japonês. 

Por conta da sua eficiência, rapidamente o método se expandiu para indústrias ocidentais. A sua simplicidade de aplicação e facilidade de manutenção foram os principais atrativos para utilização por outras empresas. Hoje ela é usada para organizar e otimizar não só processos, mas layouts de escritórios, fábricas e espaços organizacionais em geral, gestão de documentação e muito mais, sendo frequentemente integrada com software gestão de facilities.

A implementação da metodologia 5S pode ser ainda mais eficaz quando combinada com tecnologias modernas como software field service management, que ajudam a organizar e otimizar processos operacionais de forma sistemática e digital.

A evolução da tecnologia aumentou seu potencial – assim como a sua necessidade. Apaixonados por técnicas de organização e processos aplicam até mesmo na vida pessoal. 

No fim, o que foi criado para superar os efeitos da guerra e evitar desperdícios em uma época de escassez, se tornou uma das técnicas de gestão de processos mais usadas em todo o mundo.

Cada S é a inicial de um termo em japonês que quer dizer “senso”. Ou seja, a metodologia é baseada em 5 sensos de organização. Mesmo sem uma tradução exata, eles são entendidos, em português, como 

  • Senso de Utilização; 
  • Senso de Organização; 
  • Senso de Limpeza; 
  • Senso de Saúde;  
  • Senso de Autodisciplina. 

Vamos entender agora o que significa cada um desses sensos e como implementá-lo na gestão da sua companhia.

Seiri

O primeiro S é de Seiri, em português, Senso de Utilização e Descarte. Ele tem como objetivo separar o que é útil do que é desnecessário para a realização do trabalho. É um dos pontos que tem como principal foco a organização do ambiente profissional.

A premissa é muito simples: manter por perto aquilo que é estritamente necessário no dia a dia de trabalho. Dessa forma, o ambiente fica mais limpo, ganha-se mais espaço e, consequentemente, mais produtividade para executar as tarefas diárias. Outro benefício dessa ação é a facilidade de manutenção e limpeza do espaço, que acontece de forma mais simples por possuir menos itens.

Para chegar a esse ponto, é necessário classificar, entre todos os itens disponíveis, quais são realmente importantes para o trabalho diário. Tudo que for considerado desnecessário deve ter um novo destino, seja doação, encaminhamento para outras pessoas que vão usar mais ou, simplesmente, o descarte. Os itens que são utilizados com menos frequência devem ser armazenados em outro lugar.

Um fato interessante sobre essa etapa é que, na maioria das vezes, ao ser executada, percebe-se como armazenamos papéis e itens desnecessários que ficam ali apenas para tumultuar o espaço. 

Seiton

O segundo passo é o Seiton, ou Senso de Organização e Arrumação. Esta etapa tem como objetivo organizar todos os itens e identificá-los para que qualquer pessoa, que trabalhe no setor diariamente ou não, possa localizá-los facilmente.

Após definir o que é essencial, deve-se armazenar e posicionar todos os itens selecionados de forma estratégica. Aquilo que é usado com mais frequência fica em um local de mais fácil acesso. Já aquilo que é menos utilizado, em um local de menos destaque. A etiquetagem é fundamental para contribuir com a organização e localização dos itens.

Este processo contribui também para um controle de estoque mais eficiente da empresa, podendo ser potencializado com um software gestão de estoque. Com mais clareza dos itens usados no trabalho, é possível controlar com mais facilidade a disponibilidade de produtos e ativos e daqueles que precisam de reposição.

Para empresas que buscam maximizar os benefícios da metodologia 5S no controle de estoque e organização de ativos, a integração com software CAFM pode proporcionar maior controle e visibilidade dos processos organizacionais.

Seiso

O Seiso trata do Senso de Limpeza. Nesta etapa, a conscientização é um dos pontos mais importantes. É fundamental alertar os funcionários tanto sobre a importância de criar uma rotina de limpar equipamentos, mesa de trabalho, gavetas e, até mesmo, pastas e arquivos em computadores e nuvens. Mas, também, sobre a necessidade de limpar aquilo que se usou e sujou ou, mesmo, organizar novamente o que foi tirado do lugar. Ao criar esse hábito, perde-se menos tempo em grandes processos de limpeza e organização.

Seiketsu

Esta etapa preza pelo Senso de Saúde e Higiene. E o propósito é mais amplo do que parece. O Seiketsu é um complemento de todas as etapas anteriores, já que preza por manter os processos de trabalho e o ambiente, em si, mais práticos, intuitivos e confortáveis. Isto tem um impacto direto não apenas na produtividade mas, também, no psicológico dos funcionários, sendo fundamental para empresas que utilizam software de compliance para garantir conformidade com normas de segurança.

O aspecto da saúde tem relação com estado dos banheiros, espaços de alimentação e, até mesmo, questões de ergonomia no trabalho – como mesas e cadeiras, para quem trabalha o dia inteiro sentado e equipamentos de segurança, para quem atua nas fábricas. Qualidade da iluminação, ventilação e segurança são outros pontos considerados nessa etapa.

Shitsuke

Por fim, o Shitsuke é o Senso de Disciplina. Ele tem como objetivo manter a execução das etapas anteriores. Dessa forma, a conscientização e os bons exemplos da liderança são fundamentais para que funcionários sejam motivados a executar as etapas anteriores de forma espontânea, natural e com consciência dos benefícios que terão no dia a dia.

A metodologia tem ganhado novas vertentes e, até mesmo, novos termos, chegando até mesmo a 8S. Estas novas nomenclaturas e etapas são adaptações feitas para atender diferentes frentes de gestão. No fim das contas, todos esses novos métodos tratam da mesma lógica dos 5S: melhorar a produtividade e eficiência das operações por meio de um ambiente de trabalho mais organizado. 

A metodologia 5S é evolutiva e colaborativa. Por isso, não só no setor de manutenção mas em todos os outros ele deve ser acompanhado sistematicamente para que seja aplicado e seguido.