Para a maioria das pessoas, o verão é para tirar férias, descansar e relaxar. Mas, e para a gestão de facilities e para as equipes de manutenção? Sendo realistas, a nossa resposta é: na maior parte dos casos, essas equipes não têm tempo de descanso.
No verão, não só se acontece uma utilização intensiva de muitos equipamentos e infraestruturas — hotéis, piscinas, ar-condicionado, etc. —, como é habitual que as equipes registrem falta de pessoal. Se a isto juntarmos a ausência de um plano de manutenção preventiva, temos todos os fatores possíveis para que as operações de facilities se tornem caóticas.
Se você reconhece este cenário, é normal que o simples avanço no calendário já esteja te deixando ansioso e com sintomas de estresse. A boa notícia é que não precisa ser assim — neste guia, vamos te mostrar como uma abordagem preventiva, associada a ferramentas inteligentes, permite manter a eficiência operacional até em épocas críticas.
Vantagens de uma operação de manutenção preparada para o verão
Antes de avançarmos para a prática, trazemos uma lista de benefícios concretos de uma operação de facilities robusta e preparada para a estação mais quente do ano:
- Custos globais menores
Exemplo: um parque de diversões com a sua operação de manutenção preparada, vê diminuir o número de danos e o tempo de parada não planejado, logo, não vai precisar encerrar e perder clientes ou ter despesas inesperadas.
- Equipe eficiente, mesmo reduzida
Exemplo: em um grande complexo comercial, no verão, a equipe de manutenção fica reduzida pela metade por conta das férias de alguns funcionários. No entanto, uma verificação prévia aos ativos foi realizada — o que vai ajudar a reduzir o risco de falhas e as necessidades de intervenção —, e os colaboradores em serviço contam com uma plataforma onde encontram todas as informações sobre os ativos, tornando-os mais autônomos.
- Maior segurança para colaboradores e usuários
Exemplo: em um restaurante, os períodos de maior movimento colocam pressão sobre os ativos, como por exemplo o sistema elétrico, por conta do uso intensivo e simultâneo dos equipamentos. Mas, se este tiver sido alvo de verificação e reforço prévios, os riscos de sobrecarga diminuem consideravelmente.
- Alta capacidade de resposta a imprevistos
Exemplo: com o essencial da sua operação de facilities já revisado e estabilizado, um hospital de uma cidade litorânea vai conseguir reagir rapidamente a um maior fluxo, seja provocado pela maior quantidade de pessoas na região durante o verão ou por alguma circunstância excepcional, como um grande acidente rodoviário.
- Ganhos de reputação
Exemplo: um hotel onde o chuveiro do banheiro tem boa pressão, a piscina está sempre liberada para uso e o ar-condicionado trabalha perfeitamente, proporciona aos clientes uma experiência positiva, levando-os a deixar críticas positivas nas redes sociais e em sites de avaliação.
Checklist de manutenção para garantir um verão sem surpresas
Então, como fazer para que a alta temporada não deixe a sua operação de gestão de facilities em baixa? A lista de verificação a seguir é um ótimo ponto de partida. No entanto, se você deseja alcançar a tranquilidade plena, junte a estes passos uma plataforma colaborativa, cujas poderosas capacidades apresentamos mais abaixo.
1. Inspeção ao sistema AVAC
Você sabia que um estudo de 2022, publicado no portal Facilities Net, concluiu que 60% das falhas verificadas nos sistemas AVAC no verão acontecem por conta da falta de manutenção? Agora, imagine o que estas falhas provocam em espaços cheios de gente: calor, clientes suando, ânimos exaltados… nenhum gestor quer lidar com este panorama, certo? Para evitá-lo, veja os principais aspectos que podem ser verificados:
- Filtros de ar: averiguar se é necessário limpar ou substituir.
- Bobinas: inspecionar a limpeza e o estado das aletas, procurando danos ou marcas.
- Bandeja de condensação: certificar de que está limpa e desobstruída, evitando o acúmulo de água.
- Gás refrigerante: verificar o nível e repor se necessário.
- Ligações elétricas: verificar se estão em bom estado e seguras.
- Termostato: testar o funcionamento e a precisão da temperatura.
- Rede de condutas: verificar a limpeza e o isolamento, procurando vazamentos ou danos, e reparar conforme o caso.
- Sistema de drenagem: inspecionar se está limpo e desobstruído e atuar de acordo.
- Unidade exterior: verificar a limpeza da unidade de condensação exterior e a inexistência de obstruções ao fluxo de ar; inspecionar as bobinas do condensador, limpando se necessário.
2. Verificação da iluminação
A iluminação representa uma grande parte do consumo energético em edifícios. No verão, em determinados espaços, novas áreas vão necessitar de iluminação e outras vão ter a sua utilização reduzida, por isso, é preciso realizar todos os ajustes e verificações.
Além de um planejamento que otimize a utilização de luz natural — ajustando sensores de presença ou redefinindo horários dos temporizadores —, recomendamos levar em conta os seguintes pontos:
- Estado geral do sistema de iluminação: verificar interruptores; identificar e substituir lâmpadas queimadas ou intermitentes.
- Lâmpadas e abajures: remover pó, sujeira e insetos acumulados nas diferentes luminárias – no interior e no exterior do edifício.
- Eficiência energética: avaliar o tipo de lâmpadas em uso (substituir fluorescentes por LED, se aplicável) e considerar instalar dimmers para baixar a intensidade da luz em locais menos movimentados.
- Registro e reporte: atualizar o inventário de lâmpadas e luminárias, registrando o respectivo estado; agendar substituições ou intervenções; comunicar melhorias ou sugestões ao responsável pela eficiência energética do edifício.
3. Inspeção dos espaços e estruturas exteriores
O verão é o momento ideal para aproveitar — não para tropeçar em um buraco do passeio do hotel, para ficar com coceira depois de um mergulho na piscina, ou para ser picado por mosquitos. Assim, se a infraestrutura da qual você é responsável tem espaços exteriores, como terraços, jardins e equipamentos de lazer, é fundamental incluí-las no seu plano de preparação para o verão. Algumas tarefas essenciais:
- Telhados, terraços e varandas: inspecionar o estado de conservação e limpeza; desobstruir chaminés, calhas e ralos; verificar o isolamento térmico e o estado dos materiais isolantes, assim como as condições de segurança dos elementos de fixação e suporte; ver ainda se há presença de ninhos, pragas ou vegetação invasiva, instalando barreiras ao acesso de animais, se necessário.
- Piscinas: realizar a limpeza geral; inspecionar filtros e bombas, e lavar, reparar ou substituir, conforme necessário; avaliar e ajustar os níveis químicos da água; inspecionar estrutura, revestimento e equipamentos como pranchas, escadas, chuveiros e iluminação; rever dispositivos de segurança e validar conformidade com as normas legais em vigor.
- Pavimentos exteriores: verificar a condição antiderrapante, procurar e corrigir eventuais obstáculos como buracos, lajes partidas, folhas escorregadias ou ramos caídos.
- Jardins: inspecionar e ajustar sistema de rega; identificar e erradicar eventuais pragas; remover ervas daninhas, folhas e ramos secos de forma a reduzir o material combustível e diminuir o risco de incêndio; verificar a sinalização exterior e o mobiliário de jardim.
4. Revisão dos procedimentos de manutenção
Antes que o verão faça a sua aparição, avalie os procedimentos de manutenção programados para os meses de verão, ajustando o plano conforme os riscos específicos associados à época, como:
- Exposição prolongada dos ativos ao calor.
- Maior desgaste dos ativos por conta de uma utilização mais intensa.
- Cadeia de abastecimento suspensa, por conta das férias dos fornecedores.
Dica extra: se utilizar um software de gestão de manutenção ou, ainda melhor, se utilizar a Infraspeak, você pode recuperar facilmente planos dos anos anteriores, agendar de forma automática novas ações e acompanhar os resultados através de relatórios. Resultado: eficiência aprimorada, consistência do nível de serviço assegurada, conformidade garantida e recursos otimizados!
Gestão de Facilities inteligente para um verão sem interrupções
Tudo o que vimos antes são aspectos e tarefas essenciais para uma operação de manutenção sem dramas. Mas, e se todas essas ações fossem facilitadas e simplificadas com a ajuda de uma plataforma de gestão de facilities colaborativa, inteligente e flexível?
6 capacidades da Infraspeak que vão deixar a sua gestão de facilities pronta para o verão
- Planner App
Com agendamento inteligente e gestão de recursos, é o seu centro de comando para o planejamento de verão. Antes de alguém sair de férias, você poderá agendar toda a manutenção preventiva, tarefas recorrentes e até antecipar as atividades típicas da época — que já citamos acima. Você ainda poderá atribuir os chamados de manutenção diretamente aos técnicos disponíveis e controlar a operação em tempo real.
- Infraspeak Direct Page™
O aumento de usuários nas suas instalações tem um resultado direto em maior número de problemas, a que é preciso dar resposta com rapidez. Com a Infraspeak Direct Page™ é muito fácil reportar danos, cuja triagem é feita automaticamente.
Assim, qualquer pessoa — hóspede, inquilino, funcionário de limpeza — por meio de uma interface simples e acessível, através de um QR code, pode registrar uma falha de forma imediata e intuitiva. Em um hotel, por exemplo, a carga sobre o pessoal da recepção — e sobre a gestão de facilities, que até pode sair de férias!—, diminui e os danos são resolvidos mais rapidamente.
- Infraspeak Gear™
A automação dos fluxos de trabalho é um bálsamo para gestores atolados em tarefas administrativas, especialmente no verão, quando há menos funcionários e os serviços estão sobrecarregados. Com o Infraspeak Gear™ você poderá automatizar as tarefas que aumentam nesta época, como checklists para as manutenções mais frequentes ou notificações e alertas com base no estado dos ativos.
Outra grande ajuda é a atribuição automática dos chamados de manutenção com base na disponibilidade e especialização dos técnicos e fornecedores, com a possibilidade de configurar escalonamentos automáticos, caso uma tarefa urgente não seja aceita dentro do prazo definido.
- Relatórios em tempo real e painéis personalizáveis
A visibilidade sobre a sua operação de manutenção é essencial, especialmente quando está gerenciando remotamente, ou vai estar ausente, e pretende acompanhar, em qualquer momento, as atividades da sua equipe.
Com a Infraspeak, você pode monitorar, em tempo real, o estado dos chamados de manutenção e os picos de pedidos de serviços em determinadas áreas ou ativos. Você recebe alertas sobre falhas no ar-condicionado ou uso excessivo de certas instalações, por exemplo, podendo redistribuir recursos ou antecipar necessidades. Tudo isto, de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, até mesmo do celular.
- Gestão de ativos
A Infraspeak permite concentrar todos os dados sobre os ativos, incluindo manuais de uso e histórico completo. Assim, sempre que há uma falha, o técnico pode acessar facilmente todas as informações necessárias para efetuar, de forma rápida, o diagnóstico e a reparação.
Mesmo funcionários recentes, ou que estão substituindo outros, poderão responder de forma eficiente e autônoma, pois têm acesso intuitivo a tudo o que precisam saber para intervir.
- Gestão de manutenção preventiva
Com a Infraspeak, a missão de evitar falhas quando as instalações estão a todo vapor e há menos pessoal para resolvê-las fica facilitada, pois você poderá definir e agendar tarefas regulares de manutenção preventiva para ativos críticos, como sistemas AVAC, bombas de piscina, equipamentos de cozinha, etc.
Pronto para sair de férias de forma tranquila?
Como você viu, é possível transformar a difícil época do verão em um período de eficiência operacional e gestão confiante. Mais do que um software, a Infraspeak é a plataforma que permite às equipes de gestão de facilities se prepararem sem dramas, manterem as operações em funcionamento mesmo com pessoas fora do escritório e, acima de tudo, descansarem com a certeza de que está tudo sob controle!
