Materiais de consumo, peças e sobressalentes, costumam estar no fim da fila das preocupações dos gestores das áreas de Facilities e Manutenção. Sendo responsável por apenas 13% da média nacional dos custos de Manutenção, bem atrás dos gastos com pessoal (35%) e serviços de terceiros (22%), o dispêndio com materiais e equipamentos é sempre relegado a segundo plano entre as prioridades a tratar nas empresas. 

E o que se encontra por aí são verdadeiros tesouros financeiros a tratar, deixados ao relento ou em almoxarifados bolorentos, escuros e longe do dia a dia gerencial.

Mas, como sempre, em tempos de agudização da competitividade, as empresas mais atentas e ligadas estão promovendo mudanças radicais em suas políticas de gestão de seus estoques, contratos de serviços com materiais inclusos, relacionamentos com fornecedores estratégicos. 

A economia de milhões de reais ao ano se torna uma realidade através de ações e programas que podem reduzir até 80% ou 90% de estoques de material para atendimento à Manutenção e a rotina de Facilities.

Com a digitalização de processos, a boa gestão de instalações e equipamentos críticos é feita com qualidade, trabalhando a área de suprimentos de maneira ágil, on-line, em tempo real. Com estoques mínimos in-house e mais contratos de fornecimento just-in-time, o que se guarda nas prateleiras dos almoxarifados são itens muito críticos, especiais, bem definidos, que servem a apenas aos casos de emergências no atendimento aos serviços.

A gestão de materiais em números

Na pesquisa nacional SWOT – Strenghts, Weakness, Opportunities, Threats -, que em português chamamos FOFA – Fortalezas, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças- , realizada ao longo de 3 meses em 2019, mais de 450 empresas apontaram quais são os principais problemas e principais soluções com que os profissionais da manutenção estão lidando no momento. 

Os participantes do levantamento, quando perguntados sobre a Gestão de Materiais, colocaram o tema na área de Oportunidade a tratar (58,45%), sendo considerada uma Fraqueza por 26,06%, uma Fortaleza por 8,45%, Ameaça por 7,04%.

A pesquisa mostrou ainda que Materiais é o assunto mais negligenciado pelo pessoal da Manutenção, com avaliação ruim de 4,8 numa escala de 0 a 10 de qualidade e resultados.

Custo é custo e sacrifica a margem do negócio

Não a toa muitas empresas de grande porte estão implantando programas de racionalização de estoques, baixando seus índices de imobilização de peças e materiais das atuais centenas de milhões de reais para a casa dos dois dígitos.

Há empresas fazendo um verdadeiro racha na área de suprimentos, diminuindo tamanho de almoxarifados, baixando estoques desnecessários, com práticas inovadoras, buscando novas soluções, qualidade no relacionamento com fornecedores e agilizando compras e ressuprimentos.

Ponto importante nessas estratégias está o desenvolvimento de fornecedores mais confiáveis, elevados à condição de parceiros para a disponibilidade dos materiais de maior uso em campo.

No mesmo levantamento citado acima pouco mais de 70% dos profissionais da área disseram que em nossas empresas os estoques de materiais para uso da Manutenção são reconhecidamente excessivos. 

Inventários são realizados para atender a Contabilidade e não a disponibilidade da boa informação para quem se vale dos itens guardados nos almoxarifados.

Nem sempre estão disponíveis informações valiosas como giro de estoque, valor global atualizado e quantidade de itens imobilizados.

Muito dessa política de sobre estocagem se deve a baixa confiança da turma da Manutenção na agilidade da área de Compras em atender as solicitações de aquisição de itens. Na pesquisa esse índice está em 5,21 (escala de 0 a 10).

A solução começa na integração da informação. Um bom software de gestão, que una as pontas solicitantes e fornecedores, faz fluir a gestão de suprimentos para itens programados com antecedência e a rastreabilidade e a agilidade para compra dos materiais solicitados em caráter de emergência.

Nada justifica o custo excessivo de imobilização de peças e sobressalentes. A decisão de estocar contempla muitas despesas, que somadas dão uma cor ruim aos olhos de qualquer área financeira: valor do item em si, custo da área de armazenagem, pessoal e cuidados na manutenção de almoxarifados, iluminação, empilhadeiras, etc.

A Manutenção pode garantir o bom desempenho das instalações e processos sob sua responsabilidade sem prescindir da responsabilidade primeira para com o resultado final da organização. 

Quando se trata de materiais em estoque, menos é mais. Sempre. 

Para monitorar a entrada e o consumo de todos itens no seu armazém e planejar encomendas com antecedência, entre em contato com os especialistas da Infraspeak e veja como o software pode auxiliá-lo nesta questão.