Se “informação é poder”, então não há dúvida que os dados são “o novo petróleo”.  A metáfora é quase perfeita: são muito valiosos, precisam ser extraídos e refinados para o seu uso final. A única diferença é que, ao contrário do petróleo – um recurso raro que só alguns países têm acesso – qualquer empresa pode gerar dados para avaliar o seu desempenho e procurar oportunidades de melhoria. 

Felizmente, todos os gestores têm a consciência de que vivemos em um mundo competitivo onde cada detalhe conta. Por isso, vivem em uma luta constante para encontrar o equilíbrio entre a qualidade do serviço, o custo e a rapidez. Ao mesmo tempo, e ainda com o COVID-19 entre nós, é preciso navegar a disrupção na cadeia de suprimento e enfrentar o aumento dos preços das matérias primas.  

Então, como os facility managers podem implementar uma cultura de dados, usá-los para atingir os objetivos da empresa, encontrar oportunidades de melhoria, justificar o investimento contínuo em Facility Management e alcançar o tão desejado equilíbrio?  Para falar sobre todos esses pontos, decidimos recuperar a nossa conversa com a Bárbara Magalhães, a fundadora da plataforma “Facilities na Prática”, que aconteceu em novembro do ano passado.

 

Como implementar uma cultura de dados na sua empresa?

Embora quase todas as equipes entendam o potencial dos dados, poucas tem acesso  a informações concretas com as quais podem basear as suas decisões. Faça o teste: você sabe quanto tempo demora, em média, cada reparação? Quais são as áreas do edifício onde gasta mais energia em climatização? Ou quantas pessoas usam o edifício diariamente? Talvez tenhamos consciência da importância dos dados, mas eles ainda não fazem parte da rotina. 

Como a Bárbara relembrou na nossa conversa, não há desculpas por não ter um software – se trata, mesmo, de uma questão cultural. “Se você quer controlar quantos visitantes as suas instalações têm por dia,  pode pedir para que a pessoa que trabalha na recepção crie um registro. Claro, ele não precisa ser exato, mas é um princípio. Todos os computadores têm Excel, e mesmo que não tenha Excel pode usar o Google Planilhas. Isso ajuda a criar uma rotina.”

Aliás, se você precisa justificar o investimento em software de gestão de facilities, é por aqui que precisa de começar. “Se consigo fazer [pequenas melhorias] só com papel e caneta, imagine o que posso fazer com o software apropriado.” A única maneira de justificar o investimento em ferramentas de recolha de dados, como uma plataforma de manutenção inteligente e sensores, é demonstrar resultados e transmitir valor.

Ainda sobre a implementação de sistemas para recolha de dados, a Bárbara nos deu duas dicas valiosas: 

1) Comece fazendo um fluxo de processos para entender quais são os pontos de recolha ideais para os dados que precisa (falaremos mais sobre isto em breve). 

2) Depois, se possível, integre o software de manutenção com a ferramenta de comunicação a que a equipe já está acostumada, para que realmente reportem danos e consultem os chamados.

Como usar os dados recolhidos para Facility Management (e justificar os gastos)?

Se um amigo te disser que gastou 1.500 reais e, uma viagem: você acha que é muito ou pouco? Se for em uma viagem para a Austrália, é uma pechincha. Mas se for para uma cidade muito próxima à dele, pode ser uma pequena fortuna. Os números por si só não contam uma história; precisamos saber o contexto. Por isso, por mais que você queira focar em benchmarking e em atingir padrões, os números não são a meta.

As verdadeiras metas são os objetivos da empresa: reduzir custos com manutenção, resolver danos mais rápido, reter mais talento, etc. Você deve definir os indicadores (KPIs) que quer acompanhar de acordo com essas metas e “refinar” os dados que te interessam ou não. Ainda assim, os KPIs continuam a não ser objetivos por si só. Eles só indicam se você está evoluindo no sentido certo e se aproximando dos objetivos da empresa.

A ideia é acompanhar as tendências – por exemplo, entender onde você pode diminuir o consumo de energia – e começar a tomar decisões com base em dados. Além disso, lembre-se que você precisa medir a sua performance operacional, financeira e qualitativa. Quando recolhe dados, é possível visualizar como é todas se influenciam mutuamente. 

Se você tem a expectativa de economizar porque a empresa pretende diminuir custos, isso vai influenciar negativamente a qualidade do serviço. Por outro lado, se decidir investir em novos equipamentos ou em fornecedores locais, pode aumentar a sua eficiência operacional. Mas só com dados concretos é possível analisar os custos detalhadamente, o retorno do investimento, os gastos de energia, etc, e monitorar o seu desempenho.

“[o gerente] precisa analisar de forma individual, porque isso é o que dá informação estratégica. (…) Somos uma área de suporte, uma área que gasta ‘pra caramba’. É a primeira, na hora que aperta o cinto, que vai reduzir. Por isso que as pessoas dizem ‘a empresa só pede para me reduzir despesa!’ E é isso mesmo. Vai ter que reduzir! Para justificar que não é possível [reduzir] mais, é preciso trazer argumentos. Quais são esses argumentos? É preciso estudar a infraestrutura. Por que naquele ambiente um determinado serviço faz sentido? Para reduzir a despesa, vai precisar de reduzir a qualidade, o que vai impactar no dia a dia das pessoas. Se a empresa estiver disposta a abrir mão dessa qualidade, vai reduzir o custo. [Mas] não é possível mexer em um sem mexer nos outros.”

Finalmente, não se esqueça de gerar relatórios e de compartilhar os dados com os seus clientes de facility management (ou com a direção, se não estiver trabalhando em regime de outsourcing). Assim, a direção da empresa também pode tomar decisões embasadas se precisar de cortar no orçamento de FM, especialmente na manutenção preventiva. Mais uma vez, se trata de comunicar, ser transparente e demonstrar o valor do seu trabalho.

Sobre este último ponto, lembramos que você pode fazer download do nosso e-book grátis sobre Comunicação e Facility Management. Nele, damos 30 sugestões para melhorar a comunicação com os técnicos, fornecedores e clientes – com uma ajuda da tecnologia inteligente. 

Recapitulando: primeiro, você precisa garantir que a sua equipe recolhe dados de forma metódica. Depois, começar a usá-los para tornar o Facility Management verdadeiramente estratégico. E, a seguir, reutilizar esses dados para provar que o FM não é um luxo, mas sim um serviço que ajuda a empresa a atingir objetivos e se destacar da concorrência.