Crear un presupuesto de mantenimiento puede parecer un intento de predecir lo impredecible. ¿Qué debe incluir? ¿Cómo evitar gastar demasiado — o peor aún, gastar poco y enfrentarse a paradas no planificadas?
Vamos a simplificar, sin jerga ni suposiciones.
¿Qué debe incluir un presupuesto de facility management?
Piense en su presupuesto de mantenimiento como su plan financiero. Omitir un detalle puede hacer que todo se descontrole. Esto es lo que siempre debe incluir:
- Salarios de responsables y técnicos de mantenimiento
- Costes de contratación (los buenos técnicos no aparecen por arte de magia)
- Formación y capacitación continua
- Herramientas, piezas y materiales
- Contratos con proveedores externos
- Costes energéticos (sobre todo en edificios grandes)
- Gastos recurrentes como inspecciones, seguros y licencias de sistemas
Pero aquí está la clave: se necesitan datos. En concreto, el historial de sus activos. Sin eso, estará presupuestando a ciegas.
Antes de abrir la hoja de cálculo, revise:
- Criticidad de los activos
- Historial de averías y órdenes de trabajo
- Lista de materiales
- Inventario MRO
💡 Consejo útil: revisar el plan de mantenimiento y eliminar tareas duplicadas o innecesarias es una forma sencilla de reducir costes de personal y materiales. No compre lo que no necesita.
4 buenas prácticas para crear un presupuesto de mantenimiento
Cree un fondo de reserva (su colchón de emergencia)
Al igual que las comunidades de vecinos reservan un 10% para imprevistos, su presupuesto también debe hacerlo. No es pesimismo — es sensatez.
Aprenda de los errores del año anterior
Los presupuestos antiguos valen oro. ¿Gasto excesivo en mantenimiento correctivo? ¿Un pedido retrasado causó problemas? Use esa información para evitar repetir errores.
Anticipe las variaciones estacionales
Los presupuestos no son estáticos. Un hotel en julio no necesita lo mismo que en enero. Ajuste el presupuesto según la demanda estacional.
Tenga cuidado con los costes ocultos
Los “pequeños” gastos se acumulan, como por ejemplo:
- Formación de nuevos técnicos
- Licencias de software
- Piezas de emergencia compradas con urgencia
- Seguro de responsabilidad civil
Si cuesta dinero, debe estar en el presupuesto. Punto.
¿Por qué merece la pena hacer un presupuesto de mantenimiento?
Quizá la primera respuesta fue “porque me lo pidieron”. Pero los beneficios van mucho más allá:
Mayor control de costes
Muchas organizaciones dedican entre un 5% y un 15% del presupuesto anual al mantenimiento. Un presupuesto detallado ayuda a eliminar desperdicios y mejorar la eficiencia.
Mayor fiabilidad de los equipos
Las desviaciones presupuestarias muestran dónde los activos fallan. Eso permite planificar mejor y reducir imprevistos.
Más credibilidad para el departamento
Cumplir con el presupuesto demuestra que el mantenimiento es una estrategia fiable, no solo un gasto.
El arma (no tan) secreta: Infraspeak™
La teoría está clara. Pasemos a las herramientas.
Gestión de Costes
Controle todos los costes — mano de obra, inventario, servicios y más. Clasifique por edificio, activo o tarea. Fin de los gastos inexplicables.
Análisis Económico
Detecte patrones de gasto y descubra qué está drenando recursos. Aquí nacen las decisiones inteligentes.
Gestión de Presupuestos (¡nueva funcionalidad!)
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Su presupuesto merece más que una hoja de cálculo
Seamos sinceros: las herramientas tradicionales no están a la altura de la gestión moderna de instalaciones. Las herramientas de Infraspeak™ convierten su presupuesto en un plan vivo, medible y ajustable. Sin suposiciones.
