Hacer mantenimiento preventivo en el sector hostelero implica un conocimiento profundo de todos los equipos e instalaciones, de las áreas clave de intervención y del flujo de huéspedes del hotel.
Entre los tipos de mantenimiento existentes, el mantenimiento preventivo es una herramienta indispensable para el gestor. Como el mismo nombre indica, el preventivo ambiciona que el mantenimiento se anticipe a la ocurrencia de averías, contribuyendo directamente a la satisfacción de los huéspedes.
Regla de los 80/20 para el mantenimiento en hoteles
Existe una especie de regla en la gestión hotelera que recomienda que los hoteles deban buscar aumentar sus acciones de mantenimiento preventivo y reducir las correcciones de averías hasta llegar a esta proporción: 80% para las tareas planeadas y solo 20% de trabajos fuera del plan.
En el sector hotelero, mantener el cumplimiento normativo es crucial para alcanzar esa proporción ideal de 80% de tareas planeadas, por lo que contar con un software gestión de cumplimiento puede asegurar que todas las tareas de mantenimiento preventivo se realicen según las regulaciones vigentes.
¿Por qué? Además del impacto en la experiencia de los huéspedes, como las intervenciones no planeadas tienen un coste más grande para la operación, reducirlas al máximo aporta más ahorros para el hotel.
La proporción 80/20 es una regla general, pero no es una imposición, y mucho menos un consenso entre los gestores de mantenimiento del sector hotelero. Funciona como una referencia, un objetivo a perseguir.
Áreas clave del mantenimiento preventivo en hoteles
El activo más grande de un hotel es la habitación. Una habitación en las mejores condiciones asegura una experiencia impecable al huésped y debe transcurrir tranquilamente, independiente del tiempo de su estancia. Para que esto ocurra sin sorpresas ni limitaciones, el mantenimiento preventivo es esencial al hotel, y contar con un software gestión de activos puede facilitar significativamente este proceso.
La gestión integral de las habitaciones y demás instalaciones hoteleras requiere de un software facility management especializado que permita coordinar todas las actividades de mantenimiento preventivo de manera eficiente y sin interferir con la experiencia del huésped.
El gestor de mantenimiento debe concentrar los esfuerzos de su equipo en áreas específicas en un hotel donde la inversión en mantenimiento preventivo debe ser más grande, no solo por los cambios de temporada en el flujo de huéspedes sino también por el impacto a nivel de la satisfacción del cliente.
Para coordinar eficientemente los equipos de mantenimiento en las diferentes áreas del hotel donde se debe concentrar el esfuerzo preventivo, un software gestión de servicios de campo puede ser una herramienta valiosa para optimizar las operaciones sin impactar la satisfacción del cliente.
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Estas son las áreas del hotel en las que el mantenimiento preventivo debe tener más enfoque:
- Aire acondicionado: forma parte de las reclamaciones más comunes de los huéspedes, sea por la temperatura que no alcanza los niveles deseados, sea por el olor que pueda liberar. El cuidado con el aire acondicionado es una constante en los hoteles.
- Iluminación: usar bombillas de buena calidad y atender al tiempo de vida útil de las mismas evita limitaciones a los huéspedes.
- Sistemas de calefacción: Tienen un elevado coste y con impacto inmediato en la experiencia del huésped. Por lo tanto, es importante comprobar frecuentemente posibles fugas, hacer las limpiezas adecuadas y garantizar la prevención de enfermedades provocadas por bacterias que viven en estos sistemas, como legionella, etc.
- Red Hidráulica: fugas, aunque pequeñas, provocan grandes daños en la infraestructura y en la experiencia de los usuarios, como en al caso de un mal olor procedente de un fallo en el sistema de desagüe.
- Cocinas: todos los equipos utilizados en la cocina deben tener especial atención al mantenimiento, para asegurar el estándar de calidad y adecuación al Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC).
Cada infraestructura es diferente y presenta necesidades diferentes. Estas son las áreas más comunes, pero si el gestor de mantenimiento conoce bien su propia estructura podrá definir cuáles son las áreas clave para el mantenimiento preventivo del hotel, bien como planear la misma de modo a interferir lo mínimo posible con la estancia del cliente.
Para garantizar que el mantenimiento preventivo se ejecute sin interrupciones, es fundamental contar con un software gestión de stock que permita controlar eficientemente los repuestos y materiales necesarios para cada área del hotel.
¿Cómo puede un software de gestión de mantenimiento ayudar en el mantenimiento preventivo?
Uno de los principales objetivos de un software GMAO es ayudar a los gestores a tener más control en sus equipos. Esto nos ayuda a mantener los mismos en buen estado, evitando la reparación y costes innecesarios, sin que esto represente un exceso de trabajo administrativo.
En el mantenimiento preventivo, la funcionalidad esencial ofrecida por un software de mantenimiento es el calendario automatizado. No hace falta abrir archivos de Excel y rehacer los planes y rutinas para el año.
Además del calendario automatizado, la implementación de un cafm software puede ayudar a los hoteles a gestionar de manera más eficiente sus instalaciones y programas de mantenimiento preventivo, eliminando la necesidad de archivos Excel y procesos manuales.
Soluciones como Infraspeak lo hacen de forma mucho más sencilla y eficiente. Los planes anuales son generados tan fácilmente como una lista de trabajo diaria. Además, el control sobre las rutinas diarias es facilitado, sin el uso de papeles y exceso de llamadas, lo que libera tiempo para que los gestores se dediquen al mantenimiento preventivo.
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