¿Has oído hablar alguna vez de la medicina funcional o integrativa? Más que una moda o una tendencia, se trata de poner en práctica la evidencia de que nada en nuestro cuerpo funciona de forma aislada. Y antes de que pienses que te has equivocado de artículo y que no estamos hablando de integrar tu operación de mantenimiento con tus departamentos administrativo y financiero, echa un vistazo a estas conclusiones, reveladas por un estudio de Vanson Bourne:
- Las empresas pierden alrededor de 128.000 millones de euros cada año por tener que tratar -o, mejor dicho, por no tratar- datos desconectados.
- El 47% de los encuestados cree que los silos de datos están teniendo un impacto negativo en la capacidad de su empresa para innovar y el 46% afirma que el problema afecta a su capacidad para responder a las necesidades de los clientes.
- En el 41% de las empresas que participaron en el estudio, los datos se quedan retenidos en sistemas obsoletos y desconectados de la nube.
Así que, volviendo a la analogía con nuestra salud, cuando el equipo de mantenimiento no está conectado con el departamento financiero y de compras, la vitalidad y robustez de tu empresa está en riesgo, lo que puede conducir a una serie de problemas: malas decisiones, retrasos en las reparaciones, planificación inadecuada y, en consecuencia, aumento de los costes e insatisfacción de los clientes.
FM y finanzas: la integración que fortalece tu operación
Volviendo a la metáfora, al igual que existen hábitos que conectan los aspectos físicos, mentales y emocionales de una persona, potenciando su bienestar, también existen plataformas -como Infraspeak y Sage– cuyas capacidades, al combinarse, permiten que las diferentes áreas de una empresa trabajen como una sola, con claras ganancias de eficiencia. A continuación, te mostraremos lo que este dúo puede hacer por la salud de tu organización y de tu equipo de FM.
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Nacida en el Reino Unido como una start-up local, Sage es hoy líder mundial en soluciones tecnológicas en el ámbito de los sistemas integrados de gestión de contabilidad, sueldos y gestión de pagos. Cuenta con más de 11.000 empleados y tiene clientes en más de 20 países.
De la digitalización financiera a la integración con el FM, o de la miopía a la visión total
Un estudio 2024 de la Fundación José Neves, citado por el diario portugués Público, concluye que las organizaciones más digitalizadas son un 43% más productivas que las menos desarrolladas en este ámbito. En la misma línea, un estudio de Eurostat mostró que las empresas sin digitalización y automatización financiera tienen un 40% más de dificultades para escalar y los ingresos se reducen hasta un 18% debido a las ineficiencias.
Gran parte de estas ineficiencias se debe a que, en estas empresas, el equipo técnico y el administrativo están de espaldas el uno al otro, cada uno sin visibilidad de la otra parte. Pero cuando las finanzas y el mantenimiento se digitalizan, se conectan y comparten datos en tiempo real, surge una nueva visión de toda la operación: sin silos de información ni puntos ciegos.
Ahora, piensa en las inmensas posibilidades que se abren para alguien con problemas de visión cuando se pone las lentes adecuadas, ¡y te prometemos que es la última analogía que hacemos con la salud humana! Lo mismo le ocurre a tu empresa cuando integras Infraspeak con Sage: se abre una imagen clara y global de su funcionamiento, que impulsa la eficiencia, la productividad y el crecimiento.
Principales riesgos de la falta de digitalización e integración entre mantenimiento y finanzas
- Decisiones equivocadas – basar la toma de decisiones en datos incorrectos, o en la falta de ellos -por ejemplo, programar una reparación con una indicación obsoleta de que las piezas necesarias están en stock– puede provocar contratiempos innecesarios.
- Retrasos en el servicio – si los técnicos no pueden comunicar sus necesidades de forma rápida y clara al departamento de compras, éste no puede ser ágil en la búsqueda de proveedores, por ejemplo, lo que lleva a que una orden de trabajo tarde más de lo deseado en completarse.
- Aumento de los costes – la desconexión entre el mantenimiento y la información financiera da lugar a compras inadecuadas, roturas de existencias y presupuestos mal calculados, lo que pone en peligro la eficacia operativa y genera gastos innecesarios.
- Fallos humanos – no implementar la automatización de procesos y mantener metodologías obsoletas – como la gestión basada en hojas Excel – es el primer paso hacia el error, en un momento en que los profesionales están constantemente sobrecargados de trabajo.
Mantenimiento y finanzas integrados: todo son ventajas
Desaparecen los silos de datos
Cuando los departamentos están conectados, todos tienen acceso a la misma información en tiempo real. La comunicación es más rápida y fluida, lo que mejora la gestión de los recursos y acelera la respuesta a las necesidades operativas: la facturación es más rápida y precisa; el mantenimiento es más autónomo y eficaz.
El control pasa a ser total
Al obtener visibilidad sobre toda la operación, los facility managers pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y basándose en datos precisos proporcionados por sus compañeros de finanzas. El tiempo que transcurre entre la identificación de un problema y la actuación en consecuencia se reduce, lo que se traduce en mayores niveles de control, eficiencia y productividad.
Se reduce la sobrecarga de los profesionales
Directores financieros, administradores, facility managers, técnicos: todos ellos trabajan bajo una inmensa presión y la integración entre sistemas puede liberarlos de tareas manuales que no aportan valor añadido. El enorme número de automatizaciones disponibles ahorra decenas de horas de trabajo administrativo al mes.
La operación se vuelve más fácil de gestionar
La sincronización de existencias, pedidos y contratos resulta en una visión única y actualizada. Estos datos están disponibles en un único lugar en la nube, accesible desde cualquier lugar, permitiendo gestionar todos los procesos de manera simple, desde los presupuestos hasta las órdenes de compra, pasando por los contratos y los SLA. Se acabó la doble facturación y la planificación de presupuesto inadecuada.
Cumplir la normativa es más fácil
El emparejamiento de los dos sistemas -FM y finanzas- no sólo facilita el cumplimiento de las expectativas de los clientes, sino que también garantiza el cumplimiento de los SLA, las normas y la legislación vigentes al permitir auditorías más sencillas, completas y rigurosas.
Aumenta la transparencia y también los beneficios
Compartir datos favorece la transparencia y la confianza entre socios. La integración mantenimiento-finanzas permite seguir más de cerca los costes, controlarlos y reducirlos, y negociar mejores condiciones con los proveedores.
Los datos se traducen en acciones
Los datos sólo son útiles cuando se transforman en información relevante y procesable, y eso es lo que ocurre con las potentes capacidades de análisis de Infraspeak, reforzadas por la integración con una solución de apoyo a la gestión contable. Disfruta de informes en tiempo real que combinan datos de ambas áreas y recibe perspectivas, alertas y sugerencias prácticas que facilitan la toma de decisiones y la mejora continua.
Mantenimiento y finanzas: una integración con futuro
La gestión financiera y la gestión operativa de activos ya no pueden considerarse áreas independientes. Cuanto más interactúen, más valor aportarán al negocio, en un momento en el que el mercado exige que los equipos de mantenimiento se ocupen cada vez más de los KPI financieros, los presupuestos y los informes.La integración de Infraspeak con un socio que ofrece soluciones avanzadas de contabilidad y gestión financiera les permite afrontar estos retos de forma ganadora. Con una operación de FM fluida en la que todas las partes colaboran y están alineadas -equipos internos, clientes y proveedores- el resultado sólo puede ser crecimiento y éxito.
