Este último año ha traído enormes desafíos a los facility managers de todo el mundo. La pandemia de COVID-19 requirió una respuesta rápida para garantizar un entorno seguro y limpio para los trabajadores de la salud, además de mantener y proteger los edificios en desuso o garantizar el uso adecuado de las instalaciones esenciales en medio de la transición al trabajo remoto. 

 

No hay duda de que esta respuesta estuvo respaldada por el arduo trabajo y la dedicación de los profesionales de mantenimiento y facility managers, que desempeñaron un papel clave en la lucha contra esta crisis global.

 

En 2021, el enfoque ahora radica en garantizar un regreso exitoso a una nueva normalidad, lo que significa que los facility managers o gerentes de instalaciones están una vez más, en el centro de la acción.

 

Para ayudar en este regreso y agradecer a estos profesionales, Infraspeak lanzó, en el día mundial del Facility Management (12 de mayo de 2021), la campaña “Invisible Heroes 2021”, con el objetivo de ofrecer su plataforma inteligente de de mantenimiento de forma gratuita, para dos años, a cuatro organizaciones en las áreas de Cultura, Educación, Salud y Turismo.

 

Con la campaña cerrada y  analizada la situación de cada participante, presentamos con orgullo a los cuatro ganadores.

Conoce a las organizaciones que van a recibir 2 años de Infraspeak gratis.

 

Faculdad de Ciencias y Tecnología de la Universidade Nova de Lisboa

FCT NOVA

La Facultad de Ciencia y Tecnología de la Universidade Nova de Lisboa (FCT NOVA) es una de las unidades orgánicas de la Universidade Nova de Lisboa. Con 15 hectáreas (y 17 hectáreas consideradas para una futura expansión), este es el campus más grande de Europa, que comprende edificios escolares, de laboratorio, administrativos y sociales, así como espacios verdes.

 

La División de Soporte Técnico (DAT) de FCT NOVA, responsable de asegurar la salud y el mantenimiento de toda la infraestructura y equipos en el campus, está compuesta por 26 elementos, incluidos técnicos operativos, asistentes técnicos y técnicos superiores.

 

Diariamente, este equipo da respuesta a las solicitudes de más de 9.000 estudiantes e investigadores, 200 empleados y 430 profesores que utilizan las instalaciones, a través de la secretaría de cada uno de los distintos departamentos internos.

Toda la gestión de pedidos se realiza a través de una plataforma interna y registros de Excel, lo que acaba dificultando la gestión de toda la actividad, ya sea pasada, en curso o planificada. La pandemia y los nuevos procesos que requirió dificultaron este proceso. “Todo el funcionamiento se ha modificado profundamente, tanto a nivel operativo como estratégico”, comenta Ernesto Santos, responsable general de las operaciones.

 

“Tuvimos mucha dificultad para poder cumplir con el teletrabajo, a pesar de que nuestra división es bastante heterogénea, por ejemplo. Teníamos que estar todos al mismo tiempo en persona por falta de una solución tecnológica, porque si teníamos las herramientas necesarias , podíamos controlar todo el trabajo que se iba a desarrollar de forma remota ”.

 

Además, se está perdiendo información por falta de histórico. “Ahora mismo, cada vez que un miembro del equipo se va, lleva consigo parte del conocimiento sobre la infraestructura y el equipamiento. Lo mismo ocurre en caso de rotación de equipos externos. Por tanto, invertir en una plataforma como Infraspeak es, sin duda, un activo para la institución ”.

 

Fue por todas estas razones que Ernesto Santos, Supervisor General de Operaciones, decidió postularse para FCT Nova para la campaña Invisible Heroes de Infraspeak. Conocedor de la plataforma a través de otras experiencias profesionales previas, Ernesto cree que Infraspeak “será parte fundamental del funcionamiento de la división, en todos los aspectos: planificación, registro, eficiencia, comunicación”.

 

Tenemos las mejores expectativas sobre los beneficios que podemos obtener de este premio y basamos esta expectativa en el conocimiento que tenemos sobre el producto y sus características y potencial ”.

 

Hard Rock Hotel Ibiza

Hard Rock Hotel Ibiza

El Hard Rock Hotel Ibiza, situado justo enfrente de la Playa d’en Bossa, es uno de los hoteles más conocidos de las Islas Baleares. Pertenece al grupo Palladium Hotels, siendo uno de los primeros Hard Rock Hotels de Europa. Cuenta con alrededor de 500 habitaciones, un gran espacio al aire libre donde se realizan conciertos cada semana, y cientos de equipos. 

 

El equipo de mantenimiento interno, está formado por 25 personas (gerentes, técnicos y asistentes), para asegurar que todo esté en perfecto funcionamiento y que los huéspedes obtengan la mejor experiencia posible durante su estancia. Sin embargo, el uso de un software obsoleto, las numerosas llamadas telefónicas y el uso del papel como soluciones de comunicación entre los diferentes equipos, hace que sea una tarea complicada. 

 

Además, la Covid-19 obligó a un cambio radical en los procesos, reduciendo la plantilla del equipo (ahora cuentan con 18 personas) y la adaptación a toda una serie de nuevas medidas de prevención y seguridad. En consecuencia, el Hard Rock Ibiza vio reducida su actividad, ofreciendo servicios mínimos durante la pandemia. 

 

Este escenario inesperado y complejo permitió acelerar y visibilizar la necesidad de mejoras en el equipo de mantenimiento: la adopción de una plataforma que les permitiera identificar equipos, gestionar averías y existencias de materiales, mejorar la comunicación entre equipos de diferentes departamentos, para garantizar la eficiencia en las operaciones.

 

La solicitud nos llegó a través de la campaña de Infraspeak “Invisible Heroes 2021” por parte del segundo jefe de mantenimiento, Ángel Fernández del Hard Rock Hotel Ibiza. 

 

São Félix Hotel Hillside & Nature

São Félix Hotel Hillside & Nature

El São Félix Hotel Hillside & Nature es un hotel ubicado en lo alto del Monte de S. Félix, que se involucra armoniosamente en el exuberante paisaje de la Costa Verde (zona de la Costa Norte de Portugal). Su excepcional ubicación permite disfrutar de una magnífica panorámica, desde donde se puede observar y notar la diversidad marítima, rural y urbana del municipio de Póvoa de Varzim.

 

Los equipos responsables del mantenimiento y limpieza de São Félix están compuestos, en total, por alrededor de 10 personas, que planifican y realizan el mantenimiento preventivo y correctivo y aseguran el servicio normal de limpieza de las instalaciones del hotel. A estos equipos internos se suman proveedores externos, algunos de los cuales también son clientes de Infraspeak.

 

La comunicación entre estos equipos – y entre los equipos y la recepción – se realiza a través de WhatsApp, dando lugar a errores, olvidos y pérdida de información. Con el objetivo de encontrar una solución que permita no solo una comunicación más eficiente sino también inventariar equipos, planificar el mantenimiento, gestionar empresas de mantenimiento externas o incluso evaluar los costos de mantenimiento, el administrador Nuno Félix decidió aplicar el hotel a la campaña Héroes Invisibles de Infraspeak.

 

La pandemia tuvo un impacto profundo no solo en el día a día del hotel, que tuvo que implementar procesos de limpieza y mantenimiento más costosos y prolongados, sino también bajo demanda, afectado por la disminución del turismo nacional e internacional. Sin embargo, la administración decidió mirar la pandemia también como una oportunidad y “aprovechar un momento de profunda crisis para, con previsión, reestructurar y modernizar los procedimientos” y hacer que toda la actividad sea “más eficiente, sostenible y rentable”.

 

Por tanto, acceder a Infraspeak es un paso más en el “plan de modernización digital” del hotel, esta vez en el área específica de Gestión de Mantenimiento, que presenta cada vez más desafíos constantes a la capacidad de organizar y comunicar información. “Estamos seguros de que estaremos mucho mejor preparados para el mantenimiento de nuestros equipos”, concluye Nuno.

 

Enviro by Vatika Group

Edifícios Saudáveis

Enviro es una empresa del grupo indio Vatika. Con más de 22 años de experiencia en la gestión de instalaciones, Enviro se encarga de brindar servicios a más de 115 instituciones de sectores diversos. Entre ellos, 10 escuelas y 4 hospitales.

 

En los últimos meses, el mayor reto de la compañía ha sido precisamente gestionar la prestación de servicios en estas ubicaciones, con el fin de garantizar la seguridad de todos los usuarios de los espacios, con el equipo reducido por el impacto de la pandemia y en un país en  estado de emergencia.

 

Como dice el CEO, Ajay Kumar Singh en la entrevista, desde el comienzo de la pandemia, Enviro India ha establecido una estrecha asociación con las autoridades cívicas municipales para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19. A los trabajadores de la empresa, por ejemplo, se les proporcionó alojamiento cerca de los lugares donde realizaban las intervenciones, para minimizar los desplazamientos durante el encierro y controlar el contacto con personas ajenas al equipo.

 

Teniendo en cuenta la vasta área de operación de la compañía, su ágil respuesta a los desafíos de la pandemia y el contexto social que atraviesa India actualmente, Infraspeak considera a Vatika como un merecido ganador de la campaña Invisible Heroes.

 

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