Este último ano trouxe enormes desafios a todos os facility managers e equipas de manutenção do mundo. A pandemia de COVID-19 exigiu uma resposta rápida e preparada para assegurar um ambiente limpo e seguro para todos os trabalhadores na área da saúde, manter seguros os edifícios que inesperadamente ficaram vazios e garantir a correta utilização das instalações essenciais durante a transição para o trabalho remoto, a partir de casa.

 

Não há dúvida de que esta resposta foi alavancada pelo esforço e dedicação de facility managers e equipas de manutenção, que desempenharam um papel fundamental na luta contra esta crise global.

 

Em 2021, o objetivo é garantir um retorno bem-sucedido ao “novo normal”, o que significa que estes profissionais voltam a estar no centro das atenções.

 

Para ajudar neste regresso e agradecer a estes profissionais, a Infraspeak lançou, no Dia Mundial do Facility Management (12 de Maio de 2021), a campanha “Heróis Invisíveis 2021”, com o objetivo de oferecer a sua plataforma inteligente de gestão de manutenção gratuitamente, durante dois anos, a quatro organizações nas áreas de Cultura, Educação, Saúde e Turismo.

Fechada a campanha e analisada a situação de cada concorrente, apresentamos, orgulhosamente, os quatro vencedores.

 

Conheça as organizações que recebem 2 anos de Infraspeak grátis.

 

Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa

FCT NOVA

A Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa (FCT NOVA), é uma das unidades orgânicas da Universidade Nova de Lisboa. Tem o maior campus da Europa, composto por edifícios escolares, laboratoriais, administrativos e sociais, além de espaços verdes.

 

A Divisão de Apoio Técnico (DAT) da FCT NOVA, responsável por garantir a salubridade e manutenção de todas as infraestruturas e equipamentos do campus, é composta por 26 elementos, entre técnicos operacionais, assistentes técnicos e técnicos superiores.

 

Todos os dias, esta equipa dá resposta aos pedidos que chegam dos mais de 9000 alunos e investigadores, 200 funcionários e 430 docentes que usufruem das instalações, através do secretariado de cada um dos vários departamentos internos.  

 

Toda a gestão de pedidos é feita através de uma plataforma interna e de registos em Excel, o que acaba por dificultar a gestão de toda a atividade – seja ela atividade passada, a decorrer ou planeada. A pandemia e os novos processos que ela exigiu vieram dificultar este processo. “Todo o funcionamento foi profundamente alterado, tanto a nível operacional como estratégico”, conta-nos Ernesto Santos, Encarregado Geral Operacional.

 

“Tivemos muita dificuldade em conseguir cumprir com o teletrabalho, apesar da nossa divisão ser bastante heterogénea, por exemplo. Tínhamos de estar todos em simultâneo presencialmente, por falta de uma solução tecnológica, porque se tivéssemos as ferramentas necessárias, podíamos controlar todo o trabalho que estava a ser desenvolvido remotamente”. 

 

Além disso, a informação vai-se perdendo pela falta de histórico. “Neste momento, sempre que um elemento da equipa sai, leva parte do conhecimento sobre as infraestruturas e os equipamentos com ele. O mesmo acontece em caso de rotação das equipas externas. Por isso, investir numa plataforma como a Infraspeak é, sem dúvida, um bem para a instituição”.

 

Foi por tudo isto que Ernesto Santos decidiu candidatar a FCT Nova à campanha Heróis Invisíveis da Infraspeak. Conhecedor da plataforma através de outras experiências profissionais anteriores, Ernesto refere ainda que ela era “uma necessidade já antiga e já identificada, que, nesta fase de retoma adaptada à nova realidade, será um pilar fundamental para que possamos responder aos desafios de sempre, mas de forma mais eficiente, focada e organizada. Temos as melhores expectativas sobre os proveitos que podemos retirar deste prémio e fundamentamos essa expectativa no conhecimento que temos sobre o produto e sobre a suas funcionalidades e potencialidades.”

 

Hard Rock Hotel Ibiza

Hard Rock Hotel Ibiza

O Hard Rock Hotel Ibiza, localizado mesmo em frente à Playa d’en Bossa, é um dos hotéis mais conhecidos das Baleares. Pertencente ao Palladium Hotels Group, foi um dos primeiros Hard Rock Hotels da Europa. Conta com cerca de 500 quartos, um grande espaço exterior onde acontecem concertos ao ar livre e centenas de equipamentos.

 

A equipa de manutenção interna, normalmente composta por 25 pessoas (entre gestores, técnicos e ajudantes), é quem assegura que tudo está funcional e que os hóspedes têm a melhor experiência possível durante as suas estadias. No entanto, a utilização de um software obsoleto, de chamadas telefónicas e do papel como soluções para a comunicação entre as equipas faz com essa seja uma tarefa hercúlea.

 

Para além disso, a COVID-19 forçou uma mudança radical nos processos, a redução da equipa (que passou a 18 pessoas) e a adaptação a uma série de novas medidas de segurança e prevenção.  Outrora cheio de vida e turistas, o Hard Rock Hotel Ibiza viu ainda a sua atividade reduzida aos serviços mínimos durante a pandemia, durante meses a fio. 

 

Este cenário inesperado e a complexidade adicional acelerou uma necessidade já sentida anteriormente pela equipa de manutenção: a adopção de uma plataforma que lhes permita inventariar equipamentos, gerir avarias e stocks de materiais, melhorar a comunicação entre as equipas e outros departamentos, e garantir que toda a operação é o mais eficiente possível. 

 

A resposta acabou por chegar através da campanha da Infraspeak Heróis Invisíveis 2021, à qual o segundo chefe de manutenção Angel Fernandez candidatou o Hard Rock Hotel Ibiza. 

 

São Félix Hotel Hillside & Nature

São Félix Hotel Hillside & Nature

O São Félix Hotel Hillside & Nature é uma unidade hoteleira implantada no cimo do Monte de S. Félix, parte integrante da paisagem da “Costa Verde”, como é conhecida a zona Litoral Norte portuguesa.

 

As equipas responsáveis pela manutenção e housekeeping do São Félix são compostas, no total, por cerca de 10 pessoas, que planeiam e executam manutenções preventivas e corretivas e asseguram o serviço normal de limpeza dos espaços do hotel. A estas equipas internas juntam-se os fornecedores externos, alguns deles também clientes Infraspeak.

 

A comunicação entre estas equipas – e entre as equipas e a recepção -, é feita através do WhatsApp, dando lugar a erros, esquecimentos e perdas de informação. Com o objetivo de encontrar uma solução que permita não só uma comunicação mais eficiente mas também inventariar equipamentos, planear manutenções, gerir empresas de manutenção externas ou ainda avaliar custos de manutenção, o administrador Nuno Félix decidiu candidatar o hotel à campanha Heróis Invisíveis da Infraspeak.

 

A pandemia teve um profundo impacto não só no dia-a-dia do hotel, que teve de implementar processos de higienização e manutenção mais demorados e dispendiosos, como na procura, afetada pelo decréscimo do turismo nacional e internacional. No entanto, a administração decidiu olhar para a pandemia também como uma oportunidade e “aproveitar um momento de profunda crise para, com clarividência, reestruturar e modernizar procedimentos” e tornar toda a atividade “mais eficiente,  sustentável e lucrativa”. 

 

Por isso, ganhar acesso à Infraspeak é mais um passo “no plano de modernização digital” do hotel, desta vez na área específica de Gestão de Manutenção, que cada vez mais apresenta desafios constantes à capacidade de organizar e comunicar informação. “Estamos seguros de que estaremos bastante mais bem preparados para a manutenção dos nossos equipamentos”, conta Nuno. 

 

Enviro by Vatika Group

Edifícios Saudáveis | Healthy Buildings

A Enviro é uma empresa do grupo indiano Vatika. Com mais de 22 anos de experiência em facility management, a Enviro é responsável por prestar serviços a mais de 115 instituições dos mais variados sectores, onde se incluem 10 escolas e 4 hospitais. 

 

Nos últimos meses, o maior desafio da empresa é precisamente a gestão da prestação de serviços nestes locais, de modo a garantir a segurança de todos os utilizadores dos espaços, com a equipa reduzida pelo impacto da pandemia e num país em estado de emergência. 

 

Como conta o CEO, Ajay Kumar Singh, em entrevista, desde o início da pandemia que a Enviro Índia estabeleceu uma estreita parceria com as autoridades cívicas municipais para ajudar a prevenir a disseminação da COVID-19. Aos trabalhadores da empresa, por exemplo, foi-lhes providenciado alojamento perto dos locais onde levavam a cabo intervenções, de modo a minimizar as viagens durante o confinamento e a controlar o contacto com pessoas externas à equipa. 

 

Considerando a vasta área de atuação da empresa, a sua ágil resposta aos desafios da pandemia, e o contexto social que a Índia atravessa neste momento, a Infraspeak considera a Vatika um vencedor merecido da campanha Invisible Heroes.

 

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