Para la mayoría de la gente, el verano es sinónimo de vacaciones, descanso y relax. Pero, ¿es ése el caso de los facility managers y los equipos de mantenimiento? Si somos realistas, nuestra respuesta es: en la mayoría de los casos, no.
En verano, no sólo se hace un uso intensivo de muchos equipos e infraestructuras – hoteles, piscinas, aire acondicionado, etc. – sino que también es habitual que haya menos personal en los equipos. Si a esto añadimos la ausencia de un plan de mantenimiento preventivo, se dan las circunstancias para que las operaciones de FM se conviertan en un caos.
Si reconoces este escenario cargado de trampas, es normal que la simple progresión del calendario ya te esté provocando ansiedad y estrés. La buena noticia es que no tiene por qué ser así: en esta guía, te mostramos cómo un enfoque preventivo, combinado con herramientas inteligentes, te permite mantener la eficacia operativa incluso en los momentos críticos.
Ventajas de una operación de mantenimiento preparada para el verano
Antes de pasar a los aspectos prácticos, te dejamos una lista de las ventajas concretas de una operación de FM sólida y preparada para la estación más calurosa del año:
- Costes globales menores
Ejemplo: un parque de atracciones, con su operación de mantenimiento preparada, ve reducido el número de averías y tiempos de inactividad, por lo que no tendrá que cerrar y perder clientes ni incurrir en grandes gastos inesperados.
2. Equipo eficiente, aunque sea pequeño
Ejemplo: en un gran centro comercial, el equipo de mantenimiento se reduce a la mitad en verano debido a las vacaciones del personal. Sin embargo, los activos han sido revisados con antelación -lo que reducirá el riesgo de averías y la necesidad de intervención- y los empleados de turno disponen de una plataforma en la que pueden encontrar toda la información sobre los activos, lo que les hace más autónomos.
3. Más seguridad para empleados y usuarios
Ejemplo: En un restaurante, los periodos de gran afluencia ejercen presión sobre los activos, como el sistema eléctrico, por ejemplo, debido al uso intensivo de los equipos en simultáneo. Pero si esto se ha comprobado y reforzado de antemano, se reduce el riesgo de sobrecarga.
4. Alta capacidad de respuesta ante imprevistos
Ejemplo: con lo esencial de su operación de FM ya revisado y estabilizado, un hospital de una zona costera podrá reaccionar con rapidez ante una mayor afluencia de personas, ya sea provocada por un mayor número de personas en la zona durante el verano o por alguna circunstancia excepcional, como un grave accidente de tráfico.
5. Ganancias reputacionales
Ejemplo: un hotel en el que la ducha del baño tiene buena presión, la piscina está siempre funcionando y el aire acondicionado funciona a la perfección proporciona a los clientes una experiencia positiva, lo que les lleva a dejar reseñas favorables en las redes sociales y páginas web de reseñas.
Lista de verificación de mantenimiento para garantizar un verano sin sorpresas
¿Cómo puedes asegurarte de que la temporada alta no afecte a tu operación de FM? La siguiente lista de comprobación es un buen punto de partida. Sin embargo, si quieres conseguir una tranquilidad total, te recomendamos añadir a estos pasos una plataforma colaborativa, cuyas potentes capacidades te presentaremos a continuación.
1. Inspección del sistema de climatización
¿Sabías que un estudio de 2022 publicado en Facilities Net concluyó que el 60% de los fallos del sistema de climatización en verano se deben a la falta de mantenimiento? Ahora imagina lo que estas averías provocan en espacios abarrotados: calor, clientes sudorosos, temperamentos impacientes… ningún gerente quiere tener que lidiar con este escenario, ¿verdad? Para evitarlo, aquí tienes las principales cosas que hay que comprobar:
- Filtros de aire: comprobar si hay que limpiarlos o sustituirlos.
- Serpentines: comprobar la limpieza y el estado de las aletas, buscando daños o abolladuras.
- Bandeja de condensados: asegurarse de que está limpia y sin obstrucciones, evitando la acumulación de agua.
- Gas refrigerante: comprobar el nivel y rellenar si es necesario.
- Conexiones eléctricas: comprobar que están en buen estado y son seguras.
- Termostato: comprobar el funcionamiento y la precisión de la temperatura.
- Red de tuberías: comprobar la limpieza y el aislamiento para detectar fugas o daños, y reparar si es necesario.
- Sistema de drenaje: comprobar que está limpio y sin obstrucciones y actuar en consecuencia.
- Unidad exterior: comprobar la limpieza de la unidad exterior de condensación y que no haya obstrucciones al flujo de aire; inspeccionar las baterías del condensador, limpiándolas si es necesario.
2. Verificación de la iluminación
La iluminación representa una gran parte del consumo energético de los edificios. En verano, nuevas zonas de determinados espacios necesitarán iluminación y otras verán reducida su utilización, por lo que todos los ajustes y comprobaciones son esenciales.
Además de una planificación para optimizar el uso de la luz natural -ajustando los sensores de presencia o reajustando los temporizadores-, recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Estado general del sistema de iluminación: comprobar los interruptores; identificar y sustituir las bombillas fundidas o parpadeantes.
- Lámparas y bombillas: eliminar el polvo, la suciedad y los insectos acumulados en los distintos puntos de iluminación, tanto en el interior como en el exterior del edificio.
- Eficiencia energética: evaluar el tipo de bombillas utilizadas (sustituir fluorescentes o halógenas por LED, si procede) y considerar la instalación de reguladores de intensidad luminosa para reducir la intensidad de la luz en los lugares menos transitados.
- Registro e información: actualizar el inventario de lámparas y puntos de iluminación, registrar su estado; programar las sustituciones o intervenciones; comunicar las mejoras o sugerencias al responsable de eficiencia energética del edificio.
3. Inspección de los espacios y estructuras exteriores
El verano es para disfrutar, no para tropezar con un agujero en la acera del hotel, sufrir picores tras un chapuzón en la piscina o ser picado por avispas. Por eso, si la infraestructura de la que eres responsable cuenta con zonas exteriores, como terrazas, jardines e instalaciones de ocio, es fundamental que las incluyas en tu plan de preparación para el verano. Aquí te presentamos algunas de las tareas imprescindibles:
- Cubiertas, terrazas y balcones: inspeccionar el estado de conservación y limpieza; desatascar chimeneas, canalones y desagües; comprobar el aislamiento térmico y el estado de los materiales aislantes, así como las condiciones de seguridad de los elementos de fijación y sujeción; revisar también la existencia de nidos, plagas o vegetación invasora, instalando barreras al acceso de animales si es necesario.
- Piscinas: realizar la limpieza general; inspeccionar filtros y bombas, y lavar, reparar o sustituir según sea necesario; evaluar y ajustar los niveles de productos químicos del agua; inspeccionar la estructura, el revestimiento y los equipos como trampolines, escaleras, duchas e iluminación; revisar los dispositivos de seguridad y validar el cumplimiento de la normativa legal vigente.
- Pavimentos exteriores: comprobar el estado antideslizante, buscar y corregir posibles obstáculos como agujeros, losas rotas, hojas resbaladizas o ramas caídas.
- Jardines: inspeccionar y ajustar el sistema de riego; identificar y erradicar cualquier plaga; eliminar las malas hierbas, las hojas y las ramas secas para reducir el material combustible y reducir el riesgo de incendio; revisar la señalización exterior y el mobiliario de jardín.
4. Revisión de los procedimientos de mantenimiento
Antes de que el verano haga su aparición con fuerza, evalúa los procedimientos de mantenimiento previstos para los meses de verano, ajustando el plan en función de los riesgos específicos asociados a la estación, a saber:
- Exposición prolongada de los activos al calor.
- Mayor desgaste de los activos debido a un uso más intenso.
- Suspensión de la cadena de suministro debido a las vacaciones de los proveedores.
Consejo extra: si utilizas un software de gestión de mantenimiento o, mejor aún, si utilizas Infraspeak, puedes recuperar fácilmente los planes de años anteriores, programar automáticamente nuevas acciones y seguir los resultados mediante informes. El resultado: mejora de la eficiencia, consistencia del nivel de servicio asegurada, garantía de cumplimiento y optimización de los recursos.
Gestión inteligente del FM para un verano sin interrupciones
Todo lo que hemos visto antes son aspectos y tareas esenciales para una operación de mantenimiento estival sin dramas. Pero, ¿y si todas estas acciones fueran más fáciles y sencillas con la ayuda de una plataforma de FM colaborativa, inteligente y flexible
6 funcionalidades de Infraspeak que dejarán tu operación de FM lista para el verano
1. Planner App
Con programación inteligente y gestión de recursos, es tu centro de control para la planificación del verano. Antes de que nadie se vaya de vacaciones, podrás programar todo el mantenimiento preventivo, las tareas recurrentes e incluso anticipar las actividades típicas mencionadas anteriormente. Podrás asignar órdenes de trabajo directamente a los técnicos disponibles y controlar la operación en tiempo real.
2. Infraspeak Direct Page™
El aumento de usuarios en tus instalaciones se refleja en un mayor número de problemas que hay que solucionar rápidamente. Infraspeak Direct Page™ facilita la notificación de averías, que se clasifican y se organizan automáticamente.
De este modo, cualquier persona – huésped, inquilino, limpiador – puede notificar una avería de forma inmediata e intuitiva a través de una sencilla interfaz accesible mediante un código QR. En un hotel, por ejemplo, se reduce la carga del personal de recepción – y del facility manager, ¡que incluso puede irse de vacaciones! – y las averías se resuelven más rápidamente.
3. Infraspeak Gear™
La automatización de flujos de trabajo es un bálsamo para los gestores atascados en tareas administrativas, sobre todo en verano, cuando hay menos personal y los servicios están sobrecargados. Con Infraspeak Gear™ podrás automatizar las tareas que aumentan en esta época, como las listas de comprobación para el mantenimiento más frecuente o las notificaciones y alertas basadas en el estado de los activos.
Otra gran ayuda es la asignación automática de órdenes de trabajo en función de la disponibilidad y especialización de técnicos y proveedores, con la posibilidad de establecer escalonamientos automáticos si una tarea urgente no es aceptada en el plazo establecido.
4. Informes en tiempo real y dashboards personalizables
La visibilidad de tu operación de mantenimiento es esencial, especialmente cuando gestionas a distancia o vas a estar ausente y deseas supervisar las actividades de tu equipo en cualquier momento.
Con Infraspeak, puedes monitorizar en tiempo real el estado de las órdenes de trabajo y los picos de solicitudes de servicio en determinadas zonas o activos. Recibes alertas sobre averías en el aire acondicionado o el uso excesivo de determinadas instalaciones, por ejemplo, para que puedas redistribuir los recursos o anticiparte a las necesidades. Todo ello desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluso el móvil.
5. Gestión de activos
Infraspeak permite reunir todos los datos de los activos, incluidos los manuales de utilización y el historial completo. De este modo, siempre que se produzca una avería, los técnicos podrán acceder fácilmente a toda la información que necesiten para diagnosticar y reparar rápidamente.
Incluso los nuevos trabajadores, o los que estén sustituyendo a compañeros, podrán responder de forma eficaz y autónoma, ya que disponen de un acceso intuitivo a todo lo que necesitan saber para intervenir.
6. Gestión del mantenimiento preventivo
Con Infraspeak, la misión de prevenir las averías cuando las instalaciones están a pleno rendimiento y hay menos personal para ocuparse de ellas es más fácil, ya que podrás definir y programar tareas periódicas de mantenimiento preventivo para activos críticos como sistemas de climatización, bombas de piscina, equipos de cocina, etc.
¿Preparado para irte de vacaciones tranquilo?
Como puedes ver, es posible transformar la difícil temporada estival en un periodo de eficiencia operativa y gestión segura. Más que un software, Infraspeak es la plataforma que permite a los equipos de FM prepararse sin dramas, mantener las operaciones en marcha incluso con gente fuera de la oficina y, sobre todo, tener la seguridad de que todo está bajo control.
