Fundada en 1998, Critical Software cuenta hoy con más de 1000 empleados repartidos en 10 oficinas en Coimbra, Oporto, Lisboa, Londres, Múnich y San José (California). Especializada en desarrollo de software e ingeniería de sistemas, cuenta con clientes como la Agencia Espacial Europea, la NASA, Airbus y la Agencia Europea de Seguridad Marítima.
Critical es también una de las pocas empresas de software de todo el mundo que cuenta con una acreditación CMMI de nivel 5, lo que demuestra una cultura ágil y una exigencia de mejora continua. Por lo tanto, el FM de Critical también tiene que ser capaz de responder a las demandas de tantos empleados manteniendo una metodología ágil y una visión estratégica del negocio.
Precisamente sobre el tema de la adaptabilidad del FM hablamos con Miguel Valério, director de Facility Management de Critical Software desde 2018. Debido a su amplia experiencia en el sector, fue uno de los expertos que consultamos sobre las tendencias del FM. A continuación publicamos la entrevista completa sobre los retos a los que nos enfrentamos y los factores determinantes para el futuro del FM.
Miguel, ¿cuál será el principal reto del facility management este año?
Seguramente, el mayor desafío será tener apertura y capacidad para encuadrar el FM bajo un modelo estratégico, en detrimento de los modelos puramente operativos del pasado. Las tendencias actuales y futuras así lo exigen. La gestión ágil, flexible y con una enorme capacidad de adaptación forma parte del ADN de cualquier FM.
Sin embargo, esta debe ser un desafío constante que permita a la organización mantenerse centrada en su modelo de negocio y confiar en que toda su operación está siendo realizada de la mejor forma y con el menor coste posible. En este sentido, la integración de servicios será una de las tendencias más populares. Este abordaje permite que los equipos internos puedan concentrarse en actividades de mayor valor añadido y que generen mayores resultados, ya sea para la gestión o para los ocupantes.
“La flexibilidad, la colaboración y la experiencia deberán guiar los futuros espacios de trabajo”
¿Se seguirá sintiendo el impacto de la pandemia de COVID-19 en el FM?
Sí. El workplace representa un segundo desafío, es un proceso en evolución constante. En un corto periodo de tiempo, las nuevas políticas, abordajes y hábitos de trabajo provocaron un cambio en los paradigmas de uso de los espacios de trabajo en una parte considerable de la industria. Y habrá puntos elementales que deberán guiar los futuros espacios de trabajo:
- La flexibilidad, a través de la capacidad de los espacios de adaptarse a cada actividad o circunstancia. Esto ofrece a la organización la seguridad de optimizar sus infraestructuras y al ocupante la posibilidad de desarrollar su trabajo con una variedad de opciones a su disposición.
- La colaboración, la forma como los espacios favorecen la comunicación, la interacción entre equipos y la productividad, de forma cómoda, eficaz y con la mayor seguridad.
- La experiencia, que permite a una organización entregar un valor diferenciado al conjunto que significa la jornada de trabajo.
“Veremos lugares de trabajo inteligentes, en un ecosistema totalmente digital donde la sinergia entre lo físico y lo virtual será cada vez más aprovechada.”
La pandemia también ha acelerado la transformación digital en muchos sectores y el FM no fue una excepción. ¿Qué implicaciones y cambios prevés en el futuro?
La tecnología podría ser sinónimo de “futuro”. Mucho de lo que será el futuro del FM estará directamente relacionado con ella. Actualmente, el FM pasa por una transformación digital que tendrá un crecimiento exponencial durante los próximos años. En esta fase, desde la perspectiva de la gestión, contamos con sistemas automatizados, sensores e información agregada para los responsables de la toma de decisiones en plataformas digitales.
En el futuro, estas plataformas estarán, cada vez más, disponibles en versión móvil para todos los elementos de la cadena de operación, desde los gerentes a los técnicos. Ya desde la perspectiva del ocupante, la tecnología y el FM tendrán la posibilidad de evolucionar. Así, veremos lugares de trabajo inteligentes, en un ecosistema totalmente digital donde la sinergia entre lo físico y lo virtual será cada vez más aprovechada.
¿Qué tecnologías apoyarán estos lugares de trabajo inteligentes?
Si pensamos en el potencial que existe entre la integración de sistemas de IoT y de realidad aumentada, rápidamente podemos dar alas al ingenio e identificar una serie de usos para nuestras instalaciones y para la personalización de la experiencia de cada usuario. Por ello, la realidad aumentada será una de las grandes tendencias a medio plazo.
Paralelamente, otra vertiente en crecimiento será la robótica y la normalización de su uso, ya sea en las operaciones de limpieza o en la seguridad del manoseo de productos químicos o peligrosos, contribuyendo a aumentar los estándares de seguridad. La toma de decisiones se basará totalmente en datos debidamente estudiados procedentes de varias fuentes integradas. Esto permitirá estimar y decidir, en lo que se relaciona con la experiencia del ocupante, el coste y el rendimiento de la organización.
Aparte de los retos a los que nos enfrentaremos durante este año, con todos los cambios en los hábitos de trabajo, y las tecnologías que surgirán a medio plazo, ¿cuál debería ser nuestra principal preocupación a largo plazo?
En definitiva, ese desafío es la sostenibilidad. Sin ella no hay futuro. Este es el desafío de todos y el FM no es una excepción, al contrario. Esta responsabilidad debe ser asumida, y el FM debe contribuir para la introducción de varias medidas e inversiones sostenibles como, por ejemplo, en equipos procedentes de materiales reciclados, fuentes de energía renovables, definición de medidas sostenibles en el espacio de trabajo y dinamización de esta temática para todos los que utilizan las instalaciones.
No hay duda de que los grandes cambios para las empresas deben ir acompañados de grandes cambios en el alcance del Facility Management. Sin embargo, sabemos que no siempre es un sector prioritario para las empresas. ¿Cómo pueden los gerentes cambiar este paradigma?
La adaptación será clave para enfrentar los nuevos desafíos. Aunque se tenga una visión clara sobre el futuro, no siempre se puede avanzar e implementar todo lo que es deseable, ya que el equilibrio financiero y la disponibilidad de la inversión condicionan, en gran medida, la normalización de la innovación en el FM.
La gestión de costes es el primer punto a tener en cuenta a la hora de introducir nuevos elementos de digitalización y tecnología. Por este motivo, garantizar la entrega de lo esencial, los niveles de servicio, la seguridad y la eficacia de las operaciones es la base para progresivamente introducir más innovación y demostrar su valor añadido a la organización.
“Las empresas de FM tendrán que evolucionar del paradigma de mantenimiento per si, a la entrega de servicios integrados: gestión, operación y la gestión de proyecto”
Una vez superado el reto de la gestión de costes, y suponiendo que haya cierta disponibilidad para nuevas inversiones, ¿cómo puede el FM hacerse imprescindible?
El FM debe tener un papel fundamental para implementar innovaciones. Primero ayudando a definir los principales desafíos, y luego en un rol de soporte en la implementación de las soluciones. Aquí, la intervención del FM va desde el plan logístico al plan de innovación del espacio de trabajo, hasta la gestión de nuevos proyectos. Este equilibrio entre la optimización de recursos y la gestión de expectativas de las partes interesadas será siempre un enorme desafío en el camino hacia el futuro.
Las empresas de FM tendrán que evolucionar del paradigma de mantenimiento per si, a la entrega de servicios integrados. Esta integración debe ser realizada incluyendo la vertiente de la gestión, operación y la gestión de proyecto. En lo que se refiere a la gestión, tendrán que evolucionar y crear estructuras que permitan la entrega de este servicio, más que de forma puntual, de forma complementar a toda la operación.
En el ámbito operativo, debe centrarse en la prioridad del usuario final, en el sentido de contribuir activamente a la experiencia positiva de los ocupantes y, en consecuencia, a la productividad del negocio. Ya dentro de la gestión de proyecto, en un futuro que se prevé con un mayor ritmo de cambio, la integración entre la operación y la gestión de proyecto (desde planes de contingencia hasta acondicionamientos de espacios). La capacidad de aprovechar la relación, sinergias e historial existentes será, con seguridad, un modelo win-win para todos los relacionados.
Dado que el FM es un sector en el que predomina la subcontratación, ¿es la capacidad de ofrecer ese tipo de valor añadido la mejor manera de que los proveedores de servicios se distingan entre sí?
La adopción de nuevas tecnologías y de una manera distinta de proporcionar los servicios supondrá un diferencial a tener en cuenta al escoger entre contratos semejantes, sobre todo teniendo en cuenta que el contexto del futuro será cada vez más competitivo y se estudiará con más detalle el valor ofrecido.
“Todas las herramientas, tecnologías y mejoras de procesos que permitan tomar mejores decisiones ayudarán al FM a garantizar a la organización el valor añadido de una gestión adecuada y eficaz.”
Ya has dicho aquí que la tecnología “podría ser sinónimo de la palabra futuro”. ¿Es esa la mejor palabra para describir el futuro del sector?
La mejor palabra para describir el futuro es “innovación”.
Podríamos usar varias palabras para definir el futuro del FM, desde la adaptabilidad hasta la anticipación. Sin embargo, será la innovación la que pautará el futuro en varios niveles y en diferentes contextos del sector.
La filosofía propia del FM, la de anticiparse a los problemas, es crucial, por lo que todas las herramientas, tecnologías y mejoras de procesos que permitan tomar mejores decisiones ayudarán al FM a garantizar a la organización el valor añadido de una gestión adecuada y eficaz.
El FM será siempre el agente que, tras identificar e implementar acciones para enfrentarse a los diversos desafíos, proporciona una solución que permite el crecimiento sostenible y la productividad de los ocupantes y, en consecuencia, el éxito del negocio. En un mundo en constante evolución, quien innova abre el camino para transformar las tendencias de hoy en las normas de mañana.
