Como realizar uma auditoria?

Conduct an audit

As auditorias fazem parte da rotina de diversas empresas para garantir a qualidade e conformidade dos seus produtos e/ou serviços. Envolvem processos sistemáticos de controlo, vistorias, medições, entre outros fatores que podem ser complexos de gerir, e ainda mais complicados de analisar se não tivermos ferramentas adequadas.

As auditorias visam, sobretudo, garantir a qualidade do que é oferecido ao cliente e a sua satisfação até nos mínimos aspetos.

No setor do retalho, as auditorias são especialmente úteis para as redes com filiais espalhadas por diferentes cidades e locais, garantindo a excelência do trabalho em qualquer parte através de uma auditoria clara e precisa.

Mas o que é uma auditoria?

Uma auditoria é realizada para garantir que determinado produto ou serviço cumpre as regras e padrões estabelecidos. Mais do que uma checklist, é um controlo minucioso que vai desde a manufatura daquilo que está a ser auditado (como na restauração) até ao contacto com o consumidor.

O que determina uma auditoria é a regularidade com que é feita. Esta deve ser sistemática, de forma a garantir a manutenção e invariabilidade da qualidade.

O objetivo da auditoria é garantir que as operações estão a correr conforme planeadas, e chama a atenção dos gestores para itens não-conformes e como podem ser reparados.

Existem duas modalidades de auditorias — auditoria interna, realizada pelos próprios membros da empresa de forma a garantir a qualidade do que é produzido e se está de acordo com as possíveis legislações a serem aplicadas; e a auditoria externa, que consiste na ida de um órgão regulador à empresa em questão para garantir que os planos estão a ser seguidos, verificar se as certificações serão dadas ou se se mantêm, entre outras funções.

Como fazer uma auditoria interna?

As auditorias internas são essenciais para antecipar as externas e não ser surpreendido na chegada do auditor. Além disso, é a melhor forma de garantir a conformidade do serviço ou produto para aquele que é o auditor mais exigente: o cliente.

Redes de retalho utilizam auditorias internas para garantir que todas as suas operações trabalham de forma padronizada. Esta é a forma de garantir que o produto oferecido numa filial é exatamente igual ao oferecido na outra, que a loja tem o mesmo nível de limpeza e assepsia em todas as operações, entre outros tantos detalhes que fazem parte das checklists das auditorias.

No caso das redes de restauração, o controlo através das auditorias é ainda mais minucioso, uma vez que é necessário seguir rigorosas regras de manipulação de alimentos, conservação, manutenção das cozinhas, entre outras.

Como gerir as auditorias?

Com tantos detalhes a serem analisados, não é difícil um gestor perder-se entre tantos ficheiros de Excel, folhas de checklists, normas e legislações impressas, entre outros documentos e tipos de controlos, o que pode até prejudicar o resultado e a análise da auditoria.

Para garantir que nada se perde ou é erradamente classificado, bem como para garantir a periodicidade da auditoria, o ideal é utilizar uma ferramenta de automação desse processo.

Integrada na plataforma de gestão de operações técnicas, um módulo de auditorias garante a execução de todos os passos necessários, faz as medições, e sinaliza as não conformidades já como avarias. Tudo isto num mesmo ambiente, resultando em menos trabalho para o técnico que faz as auditorias, que facilmente passam a fazer parte da sua rotina. Um módulo de auditorias otimiza ainda o papel do gestor, com relatórios simplificados e diretos, que descrevem o estado de cada local ou equipamento auditado, e permite uma rápida tomada de decisão em relação aos resultados obtidos.

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