Las auditorías forman parte de la rutina de diversas empresas para garantizar la cualidad y conformidade de sus productos y/o servicios. Envolven procesos sistemáticos de controlo, inspecciones, mediciones, entre otros factores que pueden ser complejos a gestionar y aún más complicados de analizar si no tengan herramientas adequadas.
Las auditorías tienen por objectivo, sobre todo, garantizar la cualidad de lo que se ofrece al cliente.
En el sector de venta, las auditorías son especialmente útiles para las redes con filiales propogados por diferentes ciudades y locales. Garantiza la excelencia de trabajo en cualquier parte a través de una auditoría clara y precisa.
Pero… ¿Qué es una auditoría?
Se realiza una auditoría para garantizar que un determinado producto o servicio cumple las reglas y patrones establecidos. Más que una mera checklist, es un control minucioso que comienza en la etapa de manufactura del producto que se investiguen, hasta el contacto del producto con el consumidor.
Lo que diferencia una auditoría a una investegación cualquiera es la regularidad que se la realice. Tiene que ser sistemática, de forma que garantice el mantenimiento y invariabilidad de la cualidad.
El objectivo de la auditoría es garantizar que las operaciones desarrolan conforme el plan establecido, y llama la atención de gerentes para artículos no-conformes y como pueden ser reparados.
Existen dos modalidades de auditorías. Una auditoría interna se realiza por los propios miembros de una empresa para garantizar la cualidad de lo que se produce y se está de acuerdo con las posibles legislaciones que existan en la área. Una auditoría externa consiste en la visita de un órgano regulador a la empresa en cuestión para garantizar que se siguen los planes, para verificar si se darán las certificaciones o si se las mantienen, entre otras funciones.
¿Cómo hacer una auditoría interna?
Las auditorías internas son essenciales para anticipar las externas y para asegurar que no se queden surpredido en la llegada de un auditor. A parte de eso, es la mejor forma de garantizar la conformidad del servicio o producto para aquello que se juzguen más exigentemente: el cliente.
Redes de venta utilizan auditorías internas para garantizar que todas sus operaciones trabajan de forma patronicada. Es la forma de garantizar que el producto ofrecido en una filial es exactamente igual a lo que se ofrece en la otra, que la tienda tiene el mismo nivel de limpieza y asepsia en todas las operaciones, entre otras detalles que forman parte de las checklists de auditorias.
En el caso de las redes de restauración, el control a través de auditorías es aún más minucioiso, una vez que sea necesario seguir reglas rigurosas de manipulación de alimientos, conservación, mantenimiento de cocinas etc.
¿Cómo gestionar las auditorías?
Con tantos detalles que deben ser analizados, no es difícil que un gerente se pierda entre tantos archivos de Excel, hojas de checklists, normas y legislaciones impresas, entre otros documentos y tipos de controlos que puede perjudicar el resultado y análisis de la auditoría.
Para garantizar que nada se pierde o que es erradamente clasificado, tanto para garantizar la periodicidad de la auditoría, lo ideal es utilizar una hierramienta de automación para el proceso.
Integrado en la plataforma de gestión de operaciones técnicas, un módulo de auditoriís garantiza la ejecución de todos los pasos necesários, toma las mediciones y sinaliza las non conformidades como fallos. Todo eso ocurre en un único ambiente, resultando en menos trabajo para el técnico que haga as auditorías, y que facilmente pasan a formar parte de su rutina. Un módulo de auditorías optimiza aún el papel del gerente, con relatórios simplificados y directos, que describen el estado de cada local o equipamiento auditado, e que le permite a rápidamente tomar decisiones en relación a los resultados obtenidos.
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