O papel da tecnologia na gestão de ativos

Gestor de operações e manutenção utilizando um software pare gerir processos, rotinas e tudo o que acontece com os ativos em sua empresa.

Para uma empresa continuar em crescimento no mercado, uma das ações primordiais é que haja controle sobre os seus bens ativos e, claro, gestão dos mesmos. Pois de nada adianta gerar dados, relatórios e acompanhar o desempenho dos ativos se não souber o que fazer com essas informações para potencializar os processos, identificar lacunas e aumentar os resultados. 

É justamente para facilitar essas duas premissas, que equipes de tecnologia do mundo todo tem investido seus esforços. Há no mercado cada vez mais opções de sistemas que se propõem auxiliar a vida de empreendedores e gestores nessa árdua tarefa de tornar os processos mais simplificados e otimizados. Mas será que tem ficado claro, tamanha importância de se ter uma boa gestão dos ativos da empresa? E mais, como que essas novas tecnologias podem contribuir para a eficiência dessa gestão? 

Se você quer entender mais o por quê a gestão dos ativos da empresa refletem diretamente no sucesso do seu trabalho, e como os softwares são ferramentas essenciais para o crescimento do seu negócio, é só continuar a leitura deste post, anotar as dicas e replicar no seu dia a dia! 

A importância de calcular o Custo de Propriedade 

 Bom, para começarmos essa nossa conversa, precisamos entender que os ativos de uma empresa são os bens dela que podem ser convertidos em meios monetários, como por exemplo: móveis, automóveis, maquinários, estoque de mercadorias e direitos. 

Alguns desses ativos podem gerar custos para a empresa devido o seu funcionamento, e isso é normal, pois sabemos que para uma empresa existir ela vai gerar custos. A chave da questão está em controlar esses gastos para que eles não sejam maiores do que o valor que entra, e assim gerar prejuízos. 

Sabemos que empreender é uma tarefa árdua principalmente para pequenas e médias empresas que precisam ter em todas as suas etapas performances enxutas, mantendo um baixo custo interno, e assim, possibilitando novos investimentos e crescimento da empresa. 

É nesse contexto de análise de custos, que surge o conceito chamado CTO (Total Cost Ownership) em português: Custo Total de Propriedade. Esse cálculo auxilia os gestores a entenderem melhor os custos que cada produto adquirido gera. Na gestão da cadeia de suprimentos, a análise de custo acontece desde a sua aquisição do fornecedor até a sua entrega ao cliente, todos esses processos interferem no preço repassado ao consumidor, e lógico, na competitividade da sua empresa frente a concorrência. 

Para calcular o Custo Total de Propriedade, você precisa considerar três tipos de custos: 

  • Custo de aquisição: valor de compra do produto ou serviço e demais custos para mantê-lo funcional 
  • Custo de implementação: valor necessário para instalação 
  • Custo de manutenção: valores posteriores à instalação para manter o produto funcionando 

Mais do que controlá-los, reduzir os custos da empresa é o que torna possível se manter competitivo no mercado e garantir operações enxutas com resultados mais precisos e menos retrabalhos, ou seja, fazer mais em menos tempo, aquilo que todo gestor quer!  

Tecnologia em favor da redução de custos  

Agora que você já viu como calcular o Custo Total de Propriedade e como o esse resultado impacta no crescimento da sua empresa, você deve estar se perguntando: o que posso fazer para reduzir meu TCO? Então aqui vão 3 dicas para você: 

  1.  Acompanhe os indicadores de desempenho! 

São por meio dos indicadores que você saberá o quanto seu maquinário ou frota estão performando e gerando resultados. Com esse acompanhamento é possível criar estratégias de atuação para alavancar resultados, bem como identificar falhas operacionais e corrigi-las diminuindo seus gastos. 

  1. Reveja as metodologias! 

Por meio da análise dos indicadores, é possível avaliar quais métodos estão funcionando em sua máxima e quais precisam passar por ajustes para atingir todo o seu potencial e otimizar as operações. Dependendo do caso, ações simples podem não só corrigir falhas mas como também evitá-las. Em gestão de frotas, por exemplo, um acidente ou sinistro além de gerar alto custo para correção, também interfere negativamente em mais de uma etapa do processo logístico. Quando as empresas optam por monitorar sua frota, simplesmente pelo fato dos condutores saberem que estão sendo monitorados, eles passam a adotar uma boa conduta no trânsito reduzindo consideravelmente o índice de multas, sinistros e acidentes. 

  1. Centralize as informações! 

Para reduzirmos os Custos Total da Propriedade, como o nome já diz, é preciso sabermos de todos os gastos. E convenhamos, é muito mais fácil você ter uma visão completa dos custos das operações quando as informações dos processos são registradas e encontradas em uma mesma plataforma, do que quando é preciso buscar em diferentes fontes e muitas vezes passa batido dos registros algumas etapas, por não serem consideradas tão importantes assim. É bom ter sempre em mente que seja o fluxo de estoque ou abastecimento de um veículo, toda ação é importante controlar se você não quer ter gargalos na sua empresa! 

Controle e Operação 

Quanto mais fácil é para você operar um processo, quando se pode acompanhar e medir o desempenho de cada etapa? 

É pensando nessa facilidade que as novas tecnologias tem buscado disponibilizar ao gestor, o maior controle possível de suas operações a fim de  que tudo possa seguir conforme o planejado, inclusive as manutenções, paradas e trocas de equipamentos. 

Mas controlar a operação vai além de assegurar que todos os processos seguirão conforme o pré estabelecido, é também a maneira de identificar onde pode estar havendo gargalos! 

Quando uma empresa implanta na sua gestão de frota, um software para auxiliar no controle dos ativos, nas primeiras semanas já é possível identificar falhas nas operações. Isso porque ao rastrear os veículos, você passa a ter acesso a informações de como os veículos estão sendo conduzidos, paradas irregulares, ordem de conclusão das rotas além de poder armazenar e centralizar todas as informações que desrespeitam a esses ativos, e assim, poder elaborar métricas e fazer comparativos de performance. 

O controle da frota diminui os custos com manutenções por duas razões: uma porque ao identificar que os veículos estão sendo conduzidos de maneira errada é possível corrigir a conduta dos motoristas e assim reduzir os custos com manutenções corretivas, e possuindo um controle efetivo das manutenções preventivas automaticamente você reduz gastos para corrigir falhas e possíveis imprevistos. 

Inclusive se você quiser saber mais sobre como gerir e realizar a manutenção da sua frota e equipamentos chaves do seu negócio, baixe o Manual de Gestão e Manutenção de Ativos. 

Rendimento Máximo

Ao adquirirmos equipamentos, maquinários, veículos entre outros ativos para a nossa empresa, esperamos que eles sejam usados da forma correta para que o seu tempo de vida útil seja longo, e que eles possam trabalhar na sua máxima capacidade compensando o investimento e não criando lacunas na produção. 

Quando você implanta o uso de softwares na sua gestão de ativos, controlar as etapas que os envolvem como: eliminar gastos excessivos e reduzir os custos, se tornam tarefas muito mais fáceis e simplificadas, tomando menos tempo do seu dia a dia como gestor, permitindo que você invista mais tempo em planejar ações estratégicas, estruturar novos métodos e repensar algumas ações, podendo assim otimizar seus processos. 

Inclusive, existem alguns sistemas inteligentes que sugerem ao gestor de frota, as melhores rotas que os veículos podem seguir de acordo com a agenda de atendimentos daquele dia. O próprio sistema pode mostrar também quais veículos estão mais próximos de um determinado cliente, diminuindo assim o tempo de atendimento, gastos com combustível e manutenção, além de aumentar o número de atendimentos diários ampliando seu rendimento. 

Sua gestão pode e deve alcançar o rendimento máximo do uso dos maquinários e frota, e como vimos aqui, a tecnologia está aí a disposição justamente para que esse rendimento seja atingido na sua totalidade de forma precisa, rápida e prática! 

Para saber mais sobre o assunto e conhecer soluções para uma gestão de ativos qualificada, faça o download do Manual da Gestão e Manutenção de Ativos.