Criar um orçamento de manutenção pode parecer uma tentativa de prever o imprevisível. O que deve incluir? Como evitar gastos excessivos — ou pior, gastar pouco e acabar com períodos de inatividade?
Vamos simplificar, sem jargões nem suposições.
O que deve incluir um orçamento de facility management?
Pense no seu orçamento de manutenção como o seu plano financeiro. Deixar um detalhe de fora pode fazer tudo descambar rapidamente. Eis o que deve incluir sempre:
- Salários de gestores e técnicos de manutenção
- Custos de recrutamento (bons técnicos não aparecem do nada!)
- Formação e capacitação contínuas
- Ferramentas, peças e materiais
- Contratos com fornecedores externos
- Custos energéticos (sobretudo em edifícios grandes)
- Custos recorrentes como inspeções, seguros e licenças de sistemas
Mas há um ponto-chave: precisa de dados. Mais precisamente, do histórico dos seus ativos. Sem isso, está a trabalhar às cegas.
Antes de abrir a folha de cálculo, reveja:
- Criticidade dos ativos
- Histórico de avarias e ordens de trabalho
- Lista de materiais
- Inventário de MRO
💡 Dica útil: rever o plano de manutenção e eliminar tarefas duplicadas ou desnecessárias é uma forma simples de cortar custos com mão de obra e materiais. Não compre o que não precisa.
4 boas práticas para criar um orçamento de manutenção
Crie uma reserva (o seu fundo de emergência)
Tal como os condomínios reservam 10% para imprevistos, o seu orçamento também deve fazê-lo. Por mais sólido que seja o plano, os imprevistos acontecem. Prever o inevitável não é pessimismo — é inteligência.
Aprender com os erros do ano anterior
Orçamentos anteriores são fontes valiosas. Houve excesso de gastos em manutenção corretiva? Uma entrega atrasada gerou complicações? Utilize essas lições para evitar reincidências.
Antecipar variações sazonais
Os orçamentos não são estáticos. Um hotel em julho não é comparável a um hotel em janeiro. Preveja épocas altas e baixas, garantindo que o orçamento acompanha a procura.
Identificar custos ocultos
Despesas “pequenas” acumulam-se rapidamente. São exemplos disso:
- Formação de novos técnicos
- Licenças de software
- Peças de emergência compradas à pressa
- Seguro de responsabilidade civil
Se custa dinheiro, tem de estar no orçamento. Ponto final.
Por que motivo é importante elaborar um orçamento de manutenção?
É provável que a sua resposta seja “porque me foi pedido”. No entanto, os benefícios vão muito além disso:
Maior controlo de custos
A maioria das organizações dedica entre 5 a 15% do seu orçamento anual à manutenção. Um orçamento detalhado permite eliminar desperdícios, controlar aquisições e monitorizar a eficiência dos processos.
Maior fiabilidade dos equipamentos
As variações orçamentais revelam onde os ativos apresentam baixo desempenho. Isso permite planear melhor, realizar manutenção de forma mais estratégica e evitar surpresas desagradáveis.
Maior credibilidade para o departamento
Cumprindo o orçamento, será possível demonstrar à liderança que a manutenção não é apenas um centro de custos — é uma estratégia fiável e previsível.
Uma arma (não tão) secreta: Infraspeak
A teoria está consolidada. Passemos à prática.
Gestão de Custos
Monitorize todos os custos de manutenção — mão de obra, inventário, serviços e muito mais. Categorize por edifício, ativo ou tarefa. Fim às despesas inexplicáveis.
Análise Económica
Compreenda os padrões de despesa e identifique as áreas que consomem mais recursos. É neste ponto que os bons orçamentos se transformam em decisões inteligentes.
Gestão de Orçamentos (nova funcionalidade!)
Compare custos planeados com valores reais em tempo real. Defina objetivos, receba alertas antes que surjam problemas e mantenha o controlo. É gestão financeira proativa, ao alcance de um clique.
O seu orçamento merece mais do que uma folha de cálculo
Sejamos francos: as ferramentas tradicionais não acompanham a complexidade da gestão moderna de instalações. As ferramentas de gestão de custos e orçamentos da Infraspeak transformam o orçamento num plano vivo, rastreável e ajustável. Sem suposições.
