Nascida em 1998, a Critical Software tem hoje mais de 1000 funcionários espalhados por 10 escritórios em Coimbra, Porto, Lisboa, Londres, Munique e San Jose (Califórnia). Especializada em desenvolvimento de software e engenharia de sistemas, conta com clientes como a Agência Espacial Europeia, a NASA, a Airbus ou a Agência Europeia da Segurança Marítima.

 
A Critical é também uma das poucas empresas de software em todo o mundo com o nível 5 de acreditação CMMI, o que demonstra uma cultura ágil e uma procura por melhorias contínuas. Portanto, o FM da Critical também tem de ser capaz de responder às exigências de tantos colaboradores mantendo uma metodologia ágil e uma visão estratégica do negócio, apoiado por software gestão de facilities adequado.

 
Foi precisamente a propósito da adaptabilidade do FM que conversámos com Miguel Valério, director de Facility Management na Critical Software desde 2018. Devido à sua ampla experiência no sector, foi um dos peritos que consultámos sobre as tendências de FM. Publicamos agora a entrevista na íntegra sobre os desafios que enfrentamos e os factores determinantes para o futuro do FM.

 

Miguel, qual vai ser o principal desafio do facility management este ano?

O principal desafio será, garantidamente, ter a abertura e capacidade para enquadrar o FM sob um modelo estratégico, em detrimento dos modelos puramente operacionais do passado. As tendências atuais e futuras assim o exigem. A gestão ágil, flexível, com uma enorme capacidade de adaptação, faz parte do ADN de qualquer FM. 

Esta abordagem estratégica do FM exige uma integração eficaz de sistemas e processos que suporte a tomada de decisões informadas. Neste sentido, o software CAFM oferece uma solução abrangente que permite aos gestores manter essa visão estratégica do negócio, integrando todas as vertentes da operação numa plataforma unificada.

 
No entanto, este deve ser um desafio constante. Assim, permitimos que a organização mantenha o foco no seu modelo de negócio, sempre com a confiança de que toda a operação está a ser suportada da melhor forma e pelo menor custo possível. Nesse sentido, a integração de serviços será uma das tendências com maior adesão. Esta abordagem permite que as equipas internas se possam focar em actividades de maior valor acrescentado e que geram maiores resultados, seja para a gestão e/ou para os ocupantes. 

 

“A flexibilidade, a colaboração e a experiência devem nortear os futuros espaços de trabalho”

 

O impacto da pandemia de COVID-19 no FM vai continuar a sentir-se?

O workplace está num processo em evolução constante e é, sem dúvida, um segundo desafio. Num curto espaço de tempo, as novas políticas, abordagens e hábitos de trabalho provocaram uma mudança nos paradigmas de uso dos espaços de trabalho numa parte considerável das indústrias. Acredito que existirão pontos elementares que devem nortear os futuros espaços de trabalho: 

  • A flexibilidade, com a capacidade dos espaços serem adaptáveis a cada actividade e/ou circunstância. Isto oferece à organização a certeza de que as as suas infraestruturas são optimizadas e ao ocupante a possibilidade de desenvolver o seu trabalho com uma variedade de opções à sua disposição; 
  • A colaboração, ou seja, a forma como os espaços potenciam a comunicação, a interação entre equipas e a produtividade, de forma confortável, eficiente e na maior segurança; 
  • E a experiência, que permite a uma organização entregar algo diferenciado no conjunto do que é uma jornada de trabalho. 

 

“Veremos locais de trabalho inteligentes, com um ecossistema totalmente digital, onde a sinergia entre o físico e o virtual será cada vez mais explorada.”

 

A pandemia também acelerou a transformação digital em muitos sectores e o FM não foi excepção. Que implicações e mudanças prevê no futuro?

 
Bem, a tecnologia podia ser sinónimo da palavra “futuro”. Muito do que será o futuro do FM estará diretamente dependente da tecnologia. Neste momento, o FM está a passar por uma transformação digital que terá um crescimento exponencial durante os próximos anos. Nesta fase, numa óptica de gestão, contamos com sistemas automatizados, sensores e informação agregada para os decisores em plataformas digitais, incluindo software CMMS para gestão de manutenção.

Esta transformação digital exige ferramentas tecnológicas adequadas que permitam uma gestão eficiente de todos os recursos. Neste contexto, o software gestão de ativos torna-se fundamental para otimizar operações e reduzir custos, proporcionando aos gestores de FM a visibilidade necessária sobre o estado e desempenho dos seus ativos.

 
No futuro, estas plataformas serão cada vez mais em versão mobile para todos os elementos da cadeia da operação, desde a gestão até à operação. Já no plano do ocupante, a tecnologia e o FM terão possibilidade de evoluir e veremos locais de trabalho inteligentes, com um ecossistema totalmente digital, onde a sinergia entre o físico e o virtual será cada vez mais explorada. 

 

Que tecnologias vão suportar esses locais de trabalho inteligentes?

Se pensarmos no potencial que existe entre a integração de sistemas de IoT e a realidade aumentada, rapidamente damos asas ao engenho e identificamos uma série de casos de uso para as nossas instalações e para a personalização da experiência de cada utilizador. Por isso, a realidade aumentada será uma das grandes tendências a médio prazo.

Paralelamente ao desenvolvimento tecnológico, o cumprimento rigoroso de regulamentações e normas de segurança mantém-se como uma prioridade incontornável. A implementação de software gestão de compliance garante que todas estas exigências são monitorizadas e cumpridas de forma sistemática, contribuindo para os elevados padrões de segurança mencionados.

 
Paralelamente, a robótica e a normalização do seu uso também vão em sentido crescente, seja em operações de limpeza, seja no manuseamento de produtos químicos e/ou perigosos, contribuindo para aumentar os padrões de segurança. A tomada de decisão será totalmente baseada em dados, devidamente trabalhados e provenientes de várias fontes totalmente integradas, permitindo estimar e decidir, no sentido de melhorar a experiência do ocupante, o custo e o desempenho da organização. 

 

Além dos desafios que vamos continuar a enfrentar, com todas as alterações nos hábitos de trabalho, e das tecnologias que vão surgir a médio prazo, qual deve ser a nossa principal preocupação a longo-prazo?

O derradeiro desafio é a sustentabilidade. Sem ela não haverá futuro. Este é o desafio de todos e o FM não é excepção, pelo contrário. Devemos assumir esta responsabilidade e o FM deve contribuir para a introdução de várias medidas e investimentos sustentáveis como, por exemplo, equipamentos provenientes de matérias recicladas e fontes de energia renovável. Devemos definir medidas sustentáveis no espaço de trabalho e dinamizar esta temática para todos os que circulam nas instalações.

 

Não restam dúvidas que as grandes mudanças para as empresas devem ser acompanhadas por grandes mudanças no âmbito no Facility Management. No entanto, sabemos que nem sempre é um sector prioritário para as empresas. Como é que os gestores podem mudar este paradigma? 

A adaptabilidade será a chave para enfrentar os novos desafios. Mesmo quando existe uma visão clara sobre o futuro, nem sempre é possível avançar e implementar tudo o que seria desejável, dado que o equilíbrio financeiro e a disponibilidade de investimento condicionam, em boa parte, a normalização da inovação no FM. 

Para além da gestão de custos, o controlo eficiente de inventário representa outro pilar fundamental na operação de FM. A implementação de software gestão de stocks permite não só otimizar os recursos disponíveis, como também garantir que os níveis de serviço são mantidos sem comprometer o equilíbrio financeiro da organização.

 
A gestão de custos é o primeiro ponto a ultrapassar para introduzir novos elementos de digitalização e tecnologia. Por esse motivo, entregar o essencial – que é garantir os níveis de serviço, a segurança e a eficiência da operação – é a base para, adicional e progressivamente, introduzir mais inovação e demonstrar o seu valor acrescentado à organização. 

 

“As empresas de FM terão de evoluir do paradigma da manutenção per si para a entrega de serviços integrados: gestão, operação e gestão de projecto”

Esta evolução para serviços integrados implica também uma coordenação mais eficaz das equipas no terreno. A utilização de software field service management torna-se essencial para otimizar estas operações, permitindo uma gestão mais ágil e responsiva que se alinha com as expectativas crescentes dos utilizadores finais.

 

Depois de ultrapassado o desafio da gestão de custos, e supondo que há alguma disponibilidade para novos investimentos, como é que o FM se pode tornar imprescindível? 

O FM deverá ter um papel central na inovação do negócio. Desde logo no aconselhamento e na definição dos desafios que a empresa enfrenta, passando pelo suporte e implementação da solução. Aqui, a intervenção do FM vai desde o plano logístico ao plano de inovação do espaço de trabalho, até à gestão de novos projectos. O equilíbrio entre a optimização de recursos e a gestão de expectativas dos vários stakeholders será sempre um enorme desafio na preparação do caminho futuro.

 
As empresas de FM terão de evoluir do paradigma da manutenção per si para a entrega de serviços integrados. Esta integração deve abranger a vertente de gestão, operação e gestão de projecto. No plano da gestão, as estruturas que permitem entregar esse serviço ainda precisam de ser criadas ou de evoluir. Mais do que de forma pontual, precisam de existir de forma complementar, a montante da operação. 

 
No plano operacional, o foco no utilizador final deverá ser cada vez mais prioritário, no sentido de contribuir activamente para a experiência positiva dos ocupantes e, consequentemente, para a produtividade do negócio. No plano da gestão de projeto, num futuro que se antevê com um maior ritmo de mudança, o foco deve estar na integração entre a operação e a gestão de projecto, que poderá ir desde planos de contingência até fit-outs de espaços. A capacidade de entregar este tipo de valor, aproveitando a relação, as sinergias e o histórico existentes, será certamente um modelo win-win para todos os envolvidos. 

 

Tendo em conta que o FM é um sector onde prevalece o outsourcing, a capacidade de entregar esse tipo de valor acrescentado é a melhor forma dos prestadores de serviço se distinguirem entre si?

A adopção de novas tecnologias e uma forma diferenciada de prestar serviços farão a diferença no momento de decidir entre contratos semelhantes, particularmente num futuro que será seguramente muito mais competitivo e onde o valor entregue será escrutinado ao detalhe.

 

“Todas as ferramentas, tecnologias e melhorias de processos que nos ajudem a tomar melhores decisões vão permitir que o FM seja mais eficiente e um valor acrescentado para organização onde se insere.”

 

Já disse aqui que tecnologia “podia ser sinónimo da palavra futuro”. Essa é a melhor palavra para descrever o futuro do setor?

A melhor palavra para descrever o futuro é “inovação”.

Há várias palavras que podiam definir o futuro do FM, desde logo “adaptabilidade” ou “antecipação”. No entanto, será pela inovação que o futuro se irá pautar, a vários níveis e em diferentes contextos do sector. 

 
A própria filosofia do FM, a de antecipar os problemas, é crucial. Portanto, todas as ferramentas, tecnologias e melhorias de processos que nos ajudem a tomar melhores decisões vão permitir que o FM seja mais eficiente e um valor acrescentado para organização onde se insere.

 
O FM será sempre o agente que, após identificar vários desafios, implementa e entrega a solução que permite um crescimento sustentado e a produtividade dos ocupantes e, consequentemente, o sucesso do negócio. Num mundo em constante evolução, quem inova abre caminho para transformar as tendências de hoje nas normas do amanhã.