A rápida evolução dos setores de facility management, assistência técnica e manutenção em Portugal nos últimos anos faz com que as equipas de manutenção portuguesas tenham de evoluir com ele e ultrapassar constantemente novos desafios e adaptar-se a novos paradigmas, novas tecnologias e novos padrões de qualidade. Mas quais são, atualmente, os principais desafios para as equipas de manutenção?

A Infraspeak falou com 50 especialistas portugueses para conhecer as dificuldades que mais sentem no dia-a-dia e quais as causas que atribuem a esses desafios.

Pouco controlo operacional

A dificuldade mais vezes mencionada pelos gestores portugueses é o controlo da equipa e do trabalho dos técnicos de manutenção. Tendo em conta que a gestão manual, sem um software dedicado ou tecnologia NFC, não permite assegurar a presença dos técnicos nos devidos locais e confirmar a execução das tarefas, a razão mais frequentemente apontada para os problemas de controlo operacional é a gestão através de papel ou folhas de Excel.


Alguns gestores mencionam ainda a grande rotatividade dos técnicos nas organizações, fruto da alta procura no mercado, como estando na base da falta de controlo da equipa, bem como a dependência de técnicos específicos para gestão do serviço em alturas de maior atividade.

Excesso de Papel

De facto, a dependência do papel ou de folhas Excel para gestão de toda a equipa e operações é o segundo maior desafio referido pelos inquiridos.  45,2% dos gestores refere ainda a dependência do papel como um desafio, seja pela falta de um software de gestão de manutenção (CMMS), ou porque o software que utilizam não satisfaz todas as necessidades da equipa.

Vários gestores referem que tentam informatizar as operações por via de emails, além do uso de tablets ou computadores portáteis por parte dos técnicos, mas, sem um software dedicado, não têm acesso a funcionalidades que permitam eliminar a dependência do papel. Um inquirido menciona ainda a dificuldade em gerir imprevistos quando a gestão é feita através de folhas de Excel.

 

Implementação de Tecnologia

“Uma empresa que queira singrar nesta área tem apostar numa boa ferramenta de gestão de manutenção e operações”, refere Paulo Borrego, da empresa Borrego Engenharia, que se posiciona como um defensor da tecnologia na manutenção em Portugal.

Apesar de a maioria dos gestores reconhecer a importância da tecnologia, mais de 53,8% dos inquiridos ainda não usa nenhum CMMS, por variadas razões. Para alguns, o investimento num software não se justifica pela pequena dimensão da empresa; para outros, os entraves são a falta de fundos para investir no software mais adequado, ou a resistência por parte dos técnicos — por exemplo, um inquirido conta ter experimentado um software ao qual a equipa não se adaptou porque o uso de tablets não era prático e a necessidade de consultar dados offline se mantinha.

Como tal, cerca de 44% das equipas que já usam software dedicado dizem ter desenvolvido ou estar a desenvolver uma solução interna,  quer porque o investimento é menor, quer por não encontrarem soluções no mercado que satisfaçam as necessidades de vários departamentos da empresa (ex.: loja, comércio e oficina, como partilhado pela gestora de manutenção de uma empresa de serviços de climatização).

Alguns dos sistemas externos mencionados pelos gestores inquiridos são SAP e ManWinWin, além do Infraspeak.

 

Análise de Dados e Criação de Relatórios

Mais de 23,7% dos gestores consideram a dificuldade na criação de relatórios como o seu principal desafio — além de o processo de criação ser moroso, nem sempre conseguem ter acesso a relatórios dos técnicos, especialmente quando o cliente onde trabalham não utiliza um CMMS. Um dos inquiridos refere que, sem relatórios, não consegue transmitir a qualidade do trabalho do técnicos aos clientes, o que pode prejudicar o reconhecimento dos mesmos.

Outros problemas mencionados com alguma frequência incluem a dispersão da informação por ausência de uma plataforma de centralização, problemas a nível de eficiência de orçamentação e cobranças, além da pressão regulamentar exercida sobre as organizações.

Quer saber como é que o Infraspeak pode ajudar na resolução de todos estes problemas? Fale com um dos nossos especialistas!