A comunicação é a pedra basilar de uma grande equipa. Permite resolver problemas de forma rápida e eficiente, e mantém um espírito de entreajuda entre os seus membros. Além disso, criar comunicação bilateral, em vez de apenas ditar à sua equipa, faz com que se sintam valorizados e com um contributo.
No entanto, é também um dos aspetos mais difíceis para os gestores e organizações acertarem, especialmente se fizer parte de uma equipa grande que trabalha por turnos. Diferentes personalidades e estilos de comunicação, bem como diferenças de horário, podem gerar mensagens contraditórias. Em última análise, pode resultar em trabalhos com um baixo padrão ou que necessitem de ser refeitos.
Então, como podem os gestores de manutenção e Facility Managers garantir que mantêm a via de comunicação a fluir sem problemas? Vamos dar uma vista de olhos.
Não presuma que todos têm o mesmo nível de conhecimento
Fazer suposições pode significar que não explica as coisas completamente a todos os membros da equipa, o que, por sua vez, pode resultar em erros devido à falta de conhecimento. Se já explicou uma tarefa aos seus colegas anteriormente, eles receberam formação sobre a mesma, ou se os viu executá-la, então provavelmente não há problemas. Mas se tiver um novo membro na equipa ou algum equipamento novo, certifique-se que todos estão bem informados sobre o que se espera de cada antes de começarem.
Forneça instruções claras e diretas
Se precisar de um trabalho feito, então certifique-se que fornece instruções claras — quer diretamente à pessoa, quer a outra pessoa em quem confia, tal como o gerente que vai trabalhar com ela. A redução do número de pessoas que têm de transmitir a informação reduz a probabilidade da mensagem se perder ou ficar confusa.
Adapte a mensagem às necessidades da equipa
Dentro de uma equipa, há muitas pessoas diferentes, com múltiplos estilos de aprendizagem. Nem todos conseguem ouvir instruções verbais e absorver toda a informação — o que pode significar que algo se perca involuntariamente. Em vez disso, considere fornecer instruções escritas quando apropriado ou utilize a tecnologia para criar uma lista de tarefas que assegure que todos estão sintonizados.
Apenas tem que se certificar que todos estão esclarecidos sobre que canais devem utilizar para comunicar sobre tarefas específicas, e garantir que cada turno tem uma quantidade semelhante de informação, para não terem de consultar as comunicações laborais fora de horas.
Disponibilize a informação de forma centralizada
Se tiver cópias digitais dos recursos de formação, quer sejam vídeos ou material escrito, torne-os acessíveis de forma centralizada a todos os seus colaboradores. Assim, todos podem ter acesso aos recursos quando precisam de uma revisão, em vez de terem de perguntar — o que pode ser uma barreira, se sentirem que já deveriam saber como executar uma tarefa.
Esta transparência significa que devem poder aceder sempre à informação sobre as normas esperadas, não havendo razão para que um trabalho seja mal realizado.
Melhor comunicação, melhor equipa
Em última análise, a elaboração de um processo de comunicação adequado à sua equipa vai facilitar a sua vida e a deles. Deverá também melhorar a eficiência, e espera-se que aumente a moral à medida que todos se unem para conseguir que os objetivos sejam alcançados.
