78% dos profissionais de gestão de facilities estão constantemente no modo de ‘apagar incêndios’ e 52% baseiam os seus orçamentos nos valores do ano anterior. Será que você também está trabalhando assim, no piloto automático?
Todos se preocupam com o futuro da gestão de facilities (ou FM, de Facility Management), tentando fazer previsões de como será, enquanto mantêm um pé bem preso no passado. O que não surpreende: os seres humanos tendem sempre a se agarrar ao que é seguro e conhecido. O FM é um exemplo perfeito disso.
Reciclar orçamentos antigos, confiar em ferramentas ultrapassadas como planilhas de excel, planejar de forma manual ou, pior ainda, gerenciar por meio de chamados de manutenção verbais — hábitos enraizados, que estão impactando as suas operações. O nosso inquérito evidencia, de forma clara, que são estas práticas cristalizadas — e não o futuro desconhecido — que devem ser a sua maior preocupação.
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Levando em consideração a zona de conforto do FM, apresentamos uma lista não exaustiva de velhos hábitos, que estão custando à sua operação mais do que você imagina.
- Focar apenas em emergências e manutenção
78% dos profissionais afirmam que a eficiência operacional é a sua maior preocupação, o que, em termos de gestão de facilities, significa: “Desculpe, estamos muito ocupados tapando buracos para construir o futuro.”
As equipes de FM estão presas em um ciclo incessante — sempre reagindo a emergências e perdendo horas em tarefas administrativas repetitivas e entediantes. Esta sobrecarga mantém os profissionais focados em soluções de curto prazo, sem espaço para estratégia ou planejamento futuro. O que só intensifica o próprio caos que tentam combater.
Mas, por baixo dessa rotina diária, está escondido o ‘lado obscuro da gestão de facilities’ — falhas de desempenho, incumprimento de SLAs, clientes frustrados, dados offline, custos invisíveis. Esses problemas mais profundos afetam os seus resultados e a sua reputação. E sem os processos ou ferramentas certos, permanecem fora de controle.
- “Se não está estragado, não precisa ser mexido”
Ao perderem a visão do panorama geral e reagirem em vez de prever, as equipas de gestão de facilities acabam por adotar práticas de manutenção altamente ineficientes, reagindo em vez de prever.
Sabemos, de forma segura, que a manutenção preditiva é a melhor aposta. É um investimento inteligente, oferecendo economias de 8% a 12% em comparação com métodos preventivos, e até 40% quando comparada com manutenção reativa (Fonte: U.S. Department of Energy).
Mas a manutenção preditiva exige, como o nome indica, que situações sejam previstas e acompanhadas, que os padrões sejam analisados para que decisões estratégicas sejam tomadas — ações proativas, que simplesmente não acontecem quando a gestão está presa em um ciclo reativo.
Na verdade, a nossa pesquisa indica que 38% ainda enfrentam resistência às abordagens de manutenção preventiva. Mais uma vez: “Estamos programados para crises. Se não está em colapso iminente, simplesmente não entra no nosso radar.”
- Fazer ‘copiar e colar’ do orçamento anterior
O seu orçamento de FM parece uma cópia do documento do ano passado? Se sim, você não está sozinho — 52% dos entrevistados admitem usar os números do ano anterior. Mas aí é que está o problema: quando você recicla orçamentos antigos, você também recicla más decisões.
Contratos sobrevalorizados e serviços de baixo desempenho são renovados ano após ano, drenando recursos sem gerar resultados. E ao recorrer sempre aos mesmos fornecedores, você perde a oportunidade de construir parcerias estratégicas e mais inovadoras.
Resumindo, orçamentos antigos não levam em conta os riscos futuros, oportunidades ou emergências. Se quer alcançar os seus objetivos na gestão de facilities, você precisa focar em métricas de desempenho e previsões, e não apenas em despesas passadas.
- Planejar de forma manual, com base em ferramentas ultrapassadas
O planejamento manual ainda é a escolha de 43% dos profissionais de FM — uma abordagem obsoleta que mata a produtividade e gera falhas de comunicação. E, embora 29% das equipes tenham adotado soluções CMMS, estas apenas resolvem parte da equação. A manutenção é crítica, sem dúvida, mas o verdadeiro sucesso acontece quando a tecnologia é integrada na sua estratégia de gestão de ativos — e não apenas nas operações.
Deixemos a manutenção de lado — e sobre a gestão da relação com fornecedores ou melhorias da colaboração com clientes? Ou sobre a garantia de que os seus serviços continuam a impressionar e a se manter pertinentes para os clientes? Estas oportunidades estratégicas são, muitas vezes, ignoradas.
Apesar disso, as equipes de gestão de facilities mais competitivas não perderam o ritmo. Estão usando a tecnologia como motor de crescimento e alinhamento, e como vantagem competitiva.
60%. Este é o percentual que, em relação à maturidade digital e à IA, separa os líderes de todos os outros. Se, para você, neste momento, a tecnologia não é uma prioridade, você já está perdendo terreno. Mas lembre-se: isto não é um apelo para pular de um extremo ao outro, para abandonar as planilhas de excel antiquadas e adotar tecnologia reluzente.
As equipes mais bem-sucedidas não vão atrás de modas — utilizam a tecnologia como um facilitador estratégico, usada com intenção para alimentar o seu crescimento e a sua visão.
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