Você já contou quantas unidades de sua rede de lojas têm problemas ocultos como infiltrações, falhas de iluminação de emergência ou oxidação de estruturas metálicas simplesmente por falta de orientação clara e manutenção preventiva? A norma NBR 14037 existe para evitar exatamente isso: transformar manutenções reativas (que corroem seu orçamento e sua imagem) em processos padronizados, previsíveis e seguros.

Para gestores de facilities, a diferença entre uma loja que funciona tranquilamente e outra que vive em correção de última hora pode estar no manual que ninguém lê — ou no manual que simplesmente não existe.

A regulação NBR 14037 explicada

A NBR 14037 (ABNT) define diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção de edificações, estipulando requisitos mínimos que esses manuais devem conter: descrição técnica, sistemas construtivos, instalações, periodicidade de manutenção preventiva/corretiva, garantias, responsabilidades, procedimentos de emergência, entre outros.

Recomendações da NBR 14037 (manutenção de edificações)

  • Periodicidade mínima: inspeções prediais completas a cada 5 anos; inspeções rotineiras anuais.
  • Relatórios técnicos: ART/RRT assinados por engenheiro ou arquiteto habilitado.
  • Componentes verificados: instalações elétricas, hidráulicas, sistemas de proteção contra incêndio, elevadores.
  • Prestadores de serviço: devem apresentar ART e seguir planos de manutenção padronizados.

Aplicabilidade para redes de lojas/pontos de venda

  • Cada ponto de venda (PDV) é uma “edificação” ou inclui elementos de edificação que precisam estar cobertos pelo manual (fachadas, cobertura, instalações elétricas, hidráulicas, pisos, vedação, etc.).
  • O manual deve acompanhar cada loja desde a inauguração e em reformas/modificações.
  • Importante para redes com múltiplas unidades: o manual permite padronização entre unidades, facilita benchmarking de manutenção e facilita auditorias, inspeção de qualidade, imagem corporativa.

Consequências de não conformidade

  • Desgaste acelerado da edificação, com falhas emergenciais que custam muito mais e interrompem operação.
  • Riscos de segurança/acidentes se sistemas críticos falharem (estrutura, elétrica, impermeabilização).
  • Possíveis penalidades legais, exigências por órgãos públicos, problemas em seguros.
  • Perda de valor do ativo e aumento de custos operacionais.

Perguntas frequentes sobre a adaptação da rede à NBR 14037

Como adaptar o Manual exigido pela NBR 14037 para dezenas de lojas de varejo sem cada uma parecer um “manual diferente”?

Você deve criar um manual base corporativo que especifique padrões aplicáveis a todas as unidades (material, periodicidade mínima, responsabilidades), e permite que cada loja detalhe suas particularidades (layout, clima local, fornecedores locais).

Que tipo de inspeções ou verificações devem constar no manual para evitar surpresas em auditorias ou falhas estruturais?

O manual deve determinar verificações de fachadas, coberturas, impermeabilização, instalações elétricas, hidráulicas, sistemas de segurança (alarme, saídas de emergência), pisos, drenagem, limpeza de calhas — sempre com periodicidades claras e responsáveis definidos.

Qual risco de deixar de atualizar o manual após uma reforma ou alteração da loja?

Se o manual estiver defasado, procedimentos, instalações ou materiais novos podem ficar fora das diretrizes, o que pode ocasionar falhas e responsabilizações. Além disso, em contrato de seguro ou inspeções, documentos desatualizados reduzem credibilidade e podem invalidar garantias.

Prestadores de serviço sob a ótica da NBR 14037

A NBR 14037 teve atualizações que reforçam a responsabilidade sobre a contratação e gestão de prestadores de serviços de manutenção. Isso é super relevante para Facilities Managers em redes de varejo, já que boa parte das atividades (elétrica, hidráulica, climatização, incêndio) é terceirizada.

O proprietário ou gestor da edificação continua responsável pela conformidade das manutenções, mesmo quando contrata fornecedores externos. Isso significa que não basta terceirizar — é preciso padronizar, fiscalizar e registrar.

  • Critérios de contratação: fornecedores devem comprovar qualificação técnica, apresentar ARTs/RRTs e seguir procedimentos de segurança.
  • Planos de manutenção alinhados: prestadores devem adotar o plano de manutenção previsto pela NBR 14037, sem atalhos ou soluções improvisadas.
  • Rastreabilidade: cada serviço precisa ser documentado e integrado ao histórico da edificação.
  • Responsabilidade solidária: em caso de falha ou acidente, tanto o prestador quanto o contratante podem ser responsabilizados.

Por tudo isso, convém exigir relatórios digitais, validar documentação técnica e acompanhar a execução dos serviços para garantir conformidade.

Desafios no uso, operação e manutenção de edificações

Ao focar em redes de múltiplas unidades, o desafio é transformar a exigência normativa em operação prática que escala bem. Não basta apenas copiar manual de uma loja para outra sem realmente adaptar ou cumprir.

Desafio 1: Falta de manual unificado ou manual descomprometido

Muitas lojas receberam manuais genéricos ou estes ficaram engavetados, sem versão digital ou sem atualização.

  • O que o gestor de facilities deve fazer: Criar ou revisar um manual central (modelo corporativo) conforme NBR 14037, distribuir versões digitais para cada unidade, assegurar que cada unidade tenha seu manual adaptado e atualizado.
  • Solução Infraspeak: A aplicação Documentos armazena modelos de manuais (modelo corporativo + versões locais), controla versões, permite revisões, distribui versões digitalizadas para cada unidade e registro de confirmação de recebimento.

Desafio 2: Manutenção feita por reação, não com planejamento

Falhas (telhados, infiltrações, elétrica, entradas) só são tratadas depois que causam problema. O que, por sua vez, resulta em custo alto e interrupções no ponto de venda.

  • O que o gestor deve fazer: Estabelecer programa de manutenção preventiva e corretiva com periodicidade, responsável definido, recursos reservados, relatórios de inspeção, indicadores de falhas vs. metas.
  • Solução Infraspeak: Gatekeeper para definir checklists obrigatórios por unidade (ex: fachada, cobertura, estrutura, elétrica, hidráulica) com periodicidade; Analytics & Dashboards para acompanhar indicadores por unidade (quantas falhas, quanto tempo para correção), permitir ver onde se repete problema ou onde dá para prevenir mais.

Desafio 3: Visibilidade insuficiente para auditoria, inspeção ou seguro

Quem nunca encarou dados espalhados entre papel, planilha, e fotos não organizadas? Auditorias ou seguradoras pedem histórico claro, rastreabilidade, e evidências de que a manutenção preventiva foi feita.

  • O que o gestor de facilities deve fazer: Registrar cada intervenção, inspeção, relatório, laudo; manter histórico por unidade; disponibilizar dados para auditoria ou seguro.
  • Solução Infraspeak: Analytics & Dashboards consolidam relatórios de manutenção por loja, Documentos guarda laudos e registros, Infraspeak Direct permite registro de eventos/falhas pelo time local, e Gatekeeper lista os requisitos a serem cumpridos e avaliados antes da realização da tarefa – e pode ser parametrizado para que seja obrigatória a inclusão de anexos (exemplo: fotografias) no registro.

Desafio 4: Responsabilidades mal definidas entre rede / local / fornecedores

Às vezes, faltam definições claras. Quem responde quando uma loja tem infiltração? Quem arca com custos? Se não estiver claro no manual ou em contrato, há confusão e atrasos.

  • O que o gestor deve fazer: Definir responsabilidades entre matriz vs. filial vs. fornecedores locais, inserir cláusulas claras nos contratos, garantir treinamento das equipes locais, garantir que o manual identifique claramente os responsáveis por cada sistema ou elemento.
  • Solução Infraspeak: Documentos para armazenar contratos, garantias e atribuições; Gatekeeper para validar que tarefas sob responsabilidade local foram solicitadas; Direct para comunicar o fornecedor local ou equipe de manutenção local rapidamente; Analytics para acompanhar se tarefas sob responsabilidade local versus central estão sendo cumpridas.

Manutenção é garantia de continuidade

Quando você implementa a NBR 14037 de forma efetiva, sua rede ganha: menor custo de correção, menos interrupção de unidades, manutenção preventiva que preserva valor, e capacidade de demonstrar conformidade sempre que for exigido — auditoria, seguro, cliente.

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