Você sabia que os gestores de facilities passam, em média, 60 horas por mês apenas gerenciando seus fornecedores? Ou que 48% dos atrasos nos chamados de manutenção são causados por falhas de comunicação?
A frase “ninguém consegue nada sozinho” nunca foi tão verdadeira. Os gestores de facilities recorrem a fornecedores especializados para a execução de trabalhos de manutenção corretiva e preventiva, tornando a subcontratação uma parte essencial das suas operações diárias.
Garantir a colaboração entre intervenientes internos e externos, automatizar fluxos de trabalho e obter total visibilidade sobre operações e desempenho, são desafios críticos. Sem as ferramentas adequadas, as ineficiências se acumulam, a comunicação falha e a tomada de decisões se torna mais lenta, enquanto dados valiosos são perdidos em furos na operação.
Resolver estes desafios foi um dos principais impulsionadores do lançamento da Infraspeak Network™ em janeiro de 2023 e, desde então, ainda não paramos de aperfeiçoar a ferramenta.
Concebida como uma solução colaborativa de gestão de fornecedores — ou de SRM, para usar a sigla em inglês —, a Infraspeak Network™ junta clientes e fornecedores em um único espaço de trabalho, reduzindo a carga administrativa, simplificando fluxos de trabalho e fornecendo insights em tempo real para aumentar a eficiência e o desempenho geral.
Simplificar e otimizar as relações com fornecedores com a Network
1. Envolvimento e integração de fornecedores
- Estabelece canais de comunicação claros com os fornecedores;
- Reduz o tempo de integração;
- Garante que os novos fornecedores cumprem os protocolos das instalações;
- Minimiza erros e encargos administrativos;
- Aumenta a transparência e a responsabilidade nas relações com fornecedores.
2. Integração de fluxos de trabalho
- Incorpora as tarefas dos fornecedores na coordenação operacional de gestão de facilities
- Permite o acompanhamento em tempo real e ajustes de desempenho;
- Automatiza processos repetitivos, libertando recursos valiosos.
3. Análise de desempenho
- Fornece insights sobre custos e eficiência operacional;
- Fornece visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores face a KPIs e objetivos;
- Identifica oportunidades de otimização de processos.
Desde 2023, mais de 280 clientes e 1000 fornecedores já se conectaram por meio da Infraspeak Network™, tendo como resultado mais de 100.000 chamados de manutenção e trabalhos planejados compartilhados.
Porque a Infraspeak Network™ é melhor do que outras soluções SRM?
Desenhado especificamente para a indústria de gestão de facilities, a ferramenta se alinha com as suas necessidades e com desafios únicos, oferecendo funcionalidades e fluxos de trabalho criados para melhorar a eficiência operacional e a gestão das relações com fornecedores.
As capacidades da Infraspeak Network™ permitem a comunicação imediata com os prestadores de serviços para uma resolução mais rápida de problemas, melhorando a eficiência e a conformidade. Também aumentam a autonomia de fornecedores e clientes, garantindo a execução precisa de estratégias de manutenção a longo prazo. Veja a seguir alguns exemplos:
- Os clientes podem compartilhar chamados de manutenção e intervenções planejadas com os fornecedores, tendo visibilidade sobre a execução, medições e outros dados relacionados com essas tarefas.
- Os fornecedores podem criar e compartilhar chamados de manutenção e adicionar falhas e danos encontrados no local que não estavam incluídas na sua lista de trabalho, permitindo assim que comuniquem questões urgentes de forma rápida e em tempo real.
- Os fornecedores podem gerenciar o seu horário de trabalho e os clientes têm visibilidade, reduzindo deslocações desnecessárias.
- Os clientes podem compartilhar informações sobre os ativos com os fornecedores, incluindo marca, modelo, número de série e muito mais. Ao dar aos fornecedores acesso a estes elementos, eles podem tomar decisões em tempo útil e melhorar os relatórios sobre os equipamentos. Além disso, será reduzida a necessidade de comunicação adicional.
- Por falar em comunicação, na Infraspeak Next™, os clientes e fornecedores podem também usufruir de conversas centralizadas e compartilhar documentos na plataforma, através de mensagens in-app.
🔥 Inteligência e automação
Imagine quanto tempo você poderia economizar se um chamado de manutenção fosse automaticamente compartilhado com um fornecedor específico, com base em condições predefinidas? E se você pudesse automatizar as aprovações ou receber alertas para valores fora do intervalo que estabeleceu?
Com as capacidades inteligentes do Infraspeak Gear™, combinadas com a Infraspeak Network™, você pode automatizar as suas tarefas de rotina relacionadas com fornecedores, obter insights e tomar decisões mais inteligentes, reduzindo significativamente o esforço manual e aumentando a eficácia operacional.
O Infraspeak Gear™ transforma os seus dados em inteligência acionável e em oportunidades de melhoria contínua.
🔥 Dados centralizados e facilmente acessíveis
A centralização dos dados permite melhores insights, maior precisão, relatórios mais pertinentes e acompanhamento eficiente dos KPIs.
Em vez de depender de relatórios manuais, longas conversas por email, SMS desarticulados e chamadas telefônicas não registradas, em que as informações podem ser esquecidas ou perdidas, toda a comunicação é centralizada e armazenada na plataforma.
A recolha avançada de dados gera informações completas sobre o desempenho dos fornecedores, métricas operacionais e análise de custos, permitindo que os gestores de facilities tomem decisões informadas com base em informações precisas e atualizadas.
🔥 Regras de compartilhamento configuráveis
Com o objetivo de proporcionar um maior nível de personalização, a Infraspeak Network™ introduziu a funcionalidade Regras de Compartilhamento de Ativos. Isso permite que os clientes configurem, de maneira personalizada, as regras para compartilhar ativos com seus fornecedores, garantindo que eles tenham acesso apenas aos equipamentos relevantes para suas intervenções.
Imagine que você deseja compartilhar todos os seus equipamentos AVAC-R com um fornecedor específico. Ao definir as regras, os equipamentos desse tipo serão automaticamente compartilhados com o fornecedor designado.
Essa funcionalidade promove a eficiência operacional, proporcionando aos fornecedores visibilidade e controle sobre os ativos atribuídos a eles.
🔥 Correspondência de campos nas ordens de trabalho
Além disso, clientes e fornecedores podem fazer corresponder os diferentes termos usados para definir áreas e tipos de ordens de trabalho, evitando falhas na comunicação. Os fornecedores podem manter seus próprios fluxos de trabalho e terminologia, ao mesmo tempo em que estão alinhados com os requisitos do cliente, pois esses termos serão automaticamente associados aos do cliente. Isso também permite definir regras para aplicar esse mapeamento a futuras ordens de trabalho e para determinar o comportamento dos assignees designados.
Por exemplo, se você é um fornecedor e recebe uma ordem de trabalho, pode definir que a ‘Área A – Tipo A’ recebida sempre corresponderá à sua ‘Área B – Tipo B’.
🔥 Articulação simples com outros softwares
Uma das maiores vantagens do uso da Infraspeak Network™ é o fato de poder integrar este sistema com vários tipos de softwares diferentes. Isto proporciona flexibilidade e, mais importante ainda, acrescenta níveis extras de sincronia às suas operações interdepartamentais. A Infraspeak suporta integrações com ERP, softwares de faturamento e ferramentas de análise de dados, como o Power BI, entre muitos outros.
Infraspeak Network™: histórias de sucesso
Não poderíamos falar sobre o poder da Infraspeak Network™ sem fazer referência aos nossos clientes e fãs entusiastas!
Rohloff Group
O Grupo Rohloff é o master franchise sul-africano da marca KFC, responsável por centenas de restaurantes KFC em Western Cape, Gauteng e Free State.
O sistema que o grupo empresarial usava anteriormente para gerenciar a sua operação de manutenção, não estava conseguindo lidar com a grande quantidade de ativos envolvidos. Faltava funcionalidades avançadas para a gestão de chamados de manutenção, automação de tarefas, gestão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Após a transição para a Infraspeak, o Grupo Rohloff notou melhorias imediatas na eficiência e transparência das suas operações de manutenção, em grande parte devido à Infraspeak Network™.
Só no primeiro ano de uso da Infraspeak, o Grupo Rohloff conseguiu gerenciar com sucesso 18.000 pedidos de orçamentos e chamados de manutenção de mais de 60 fornecedores. Foram também os primeiros a adotar a funcionalidade de fluxo de aprovação, que permitiu um controle mais detalhado das aprovações orçamentárias.
CAPS Group
Este grupo empresarial com sede na Polônia e presente em 75 países, especialista em soluções de mobiliário, instalação e fit-out para varejo e hotelaria, precisava de uma solução digital robusta para gerenciar a sua crescente rede de manutenção e fornecedores. O uso improvisado do ERP SAP para manutenção não atendia as necessidades de funcionalidades essenciais, relatórios adequados e dados em tempo real, limitando a agilidade e a visibilidade operacionais.
“Os fornecedores que aceitaram o convite relataram uma experiência de uso positiva, sem atritos, e gostam de compartilhar o local de trabalho”, afirma Lucy Curry, Maintenance Team Manager. Cerca de 50% dos fornecedores do Grupo CAPS já adotaram a Infraspeak e a empresa está trabalhando arduamente para convencer os demais fornecedores a mudar. Paul Wilson, Managing Director, destaca que “a experiência de integração tem sido positiva e sem estresse para a maioria dos fornecedores que usam a Network”.
A plataforma ajudou a reforçar uma cultura centrada nas pessoas, através da formação contínua e do apoio eficiente ao cliente. Olhando para o futuro, o CAPS Group planeja expandir o uso da Infraspeak a nível global e integrar análises avançadas para realizar tomadas de decisões mais embasadas, juntamente com funcionalidades de segurança melhoradas.
Se você já está usando a Infraspeak para gerenciar outros componentes da sua operação de gestão de facilities, está na hora de usar também para gerenciar fornecedores! E se ainda não usa a Infraspeak… bem… já demos boas razões para começar, certo?
