A gestão de Facilities Management (FM) atravessa um momento de transição. Pressionadas por custos, exigências regulatórias, escassez de mão de obra e expectativas crescentes de usuários, as equipes responsáveis por manter edifícios e infraestruturas funcionando precisam ir além da resposta a emergências e adotar modelos mais estruturados de operação, muitas vezes apoiados por software gestão de facilities.

Diante dessas pressões crescentes, especialmente no que se refere às exigências regulatórias, organizações podem se beneficiar de software de compliance que automatiza o controle de conformidade e reduz riscos operacionais.

Para entender como o setor está evoluindo — e onde ainda enfrenta limitações — a comunidade IFM (Inside Facilities Management), em parceria com a Infraspeak, ouviu 281 profissionais de Facilities Management em 14 países, distribuídos entre África, América Latina e Europa. Do total de respondentes, 11% atuam em empresas brasileiras.

O resultado é o relatório O estado das operações de FM, que reúne dados sobre práticas, desafios e prioridades das equipes de FM em diferentes contextos operacionais.

Um setor ainda preso ao modo reativo

Os dados do relatório mostram que o FM segue fortemente orientado à reação. A eficiência operacional aparece como a principal preocupação das equipes, indicando que grande parte do esforço diário ainda está concentrada na resolução de falhas pontuais e demandas emergenciais.

Esse cenário limita a capacidade de planejamento e dificulta a adoção de práticas preditivas. Mesmo com o avanço da digitalização em diversos setores, muitas operações de FM continuam dependentes de processos manuais e decisões baseadas em histórico, e não em dados atualizados fornecidos por software CMMS e outras ferramentas digitais.

Sustentabilidade: discurso presente, execução ausente

Quando o tema é sustentabilidade, o relatório aponta uma lacuna clara entre intenção e prática.
Apesar da crescente relevância do assunto, nenhum dos profissionais entrevistados declarou acompanhar, de forma estruturada, indicadores relacionados à sustentabilidade ou à saúde e segurança.

A ausência de métricas impede que o tema seja incorporado à rotina operacional, dificultando sua integração a processos de manutenção, compras, gestão de ativos — que poderia ser otimizada com software gestão de ativos — e avaliação de fornecedores. Sem dados, a sustentabilidade permanece como um objetivo abstrato, pouco conectado à tomada de decisão.

Orçamentos no piloto automático

A forma como os recursos financeiros são planejados ajuda a explicar parte dessa estagnação.
Segundo o relatório, 52% dos profissionais definem seus orçamentos com base nos números do ano anterior, prática que tende a perpetuar contratos, estruturas e decisões sem uma revisão crítica de desempenho.

Além disso, 30% das equipes afirmam não ter visibilidade completa sobre seus próprios gastos com fornecedores, o que dificulta o controle financeiro e reduz a capacidade de identificar oportunidades de otimização.

A falta de visibilidade sobre gastos com fornecedores pode ser mitigada através de soluções como software gestão de estoque, que oferece maior controle sobre materiais e permite identificar oportunidades de otimização de custos.

Colaboração reconhecida, mas pouco estruturada

A colaboração entre áreas aparece como um dos poucos consensos entre os respondentes.
De acordo com o levantamento, 66% dos profissionais consideram a colaboração o principal apoio à dinâmica interna entre manutenção, operações e gestão.

Apesar desse reconhecimento, a colaboração nem sempre é sustentada por processos claros ou ferramentas integradas, o que limita seu impacto no médio e longo prazo. Em muitos casos, ela depende mais de iniciativas individuais do que de estruturas organizacionais consolidadas.

Pessoas no centro — e sob pressão

A gestão de equipes também surge como um ponto de atenção. O relatório mostra que 56% das equipes oferecem treinamento apenas no momento da contratação, sem programas contínuos de capacitação.

Em um setor altamente dependente de conhecimento técnico, padronização e segurança, a ausência de treinamento recorrente contribui para retrabalho, erros operacionais e perda de eficiência ao longo do tempo.

Para reduzir retrabalho e erros operacionais, a coordenação de equipes técnicas pode ser aprimorada através de software field service management, facilitando o planejamento e execução de serviços com maior padronização.

Tecnologia: presença ampla, maturidade limitada

Embora muitas organizações já utilizem algum tipo de tecnologia no dia a dia, o relatório indica que a maturidade digital ainda é limitada. Sistemas isolados, baixa integração de dados e uso restrito de indicadores reduzem o potencial das ferramentas disponíveis.

Nesse contexto, a tecnologia aparece menos como um diferencial estratégico e mais como um apoio operacional pontual, sem gerar a inteligência necessária para decisões de longo prazo.

Para superar as limitações de sistemas isolados e baixa integração de dados, a implementação de software CAFM pode oferecer uma visão mais completa das operações de facilities, transformando a tecnologia em um verdadeiro diferencial estratégico.

O que muda a partir de agora

Ao longo do relatório, uma mensagem se repete: um conjunto de tarefas não constitui uma estratégia.
Os dados indicam que o FM precisa avançar:

  • do reativo para o preditivo;
  • de decisões baseadas em histórico para decisões orientadas por dados;
  • de operações isoladas para modelos colaborativos;
  • de ferramentas desconectadas para plataformas integradas.

Essa transição exige mudanças em processos, cultura, capacitação e uso da tecnologia — não como fim em si mesma, mas como meio para ganhar visibilidade, previsibilidade e controle operacional.

Um convite à ação

O relatório “O estado das operações de FM 2026” não apresenta respostas únicas, mas oferece um diagnóstico claro sobre onde o setor está e quais caminhos podem ser explorados a partir de agora.

Para profissionais e organizações que atuam em Facilities Management, os dados indicam que o próximo passo não é apenas reconhecer os desafios, mas estruturar ações concretas para superá-los.

O estudo completo reúne gráficos, comparativos e análises detalhadas e pode ser baixado gratuitamente aqui.