É um facto da vida que um ativo perde valor ao longo do tempo. Chamamos-lhe depreciação ou amortização (mais sobre isso daqui a pouco), e desempenham um papel fundamental na contabilidade. Aliás, depreciação e amortização são conceitos fiscais. No entanto, como vamos ver, também são úteis na gestão de manutenção.
Hoje vamos explicar qual é a diferença entre amortização e depreciação, o que é o método em linha reta, o valor residual, e como os aplicar em manutenção. Pronto para uma viagem ao fantástico mundo da contabilidade?
O que é a depreciação?
Se tem um carro, provavelmente vale muito menos do que quando o comprou. Já não está como novo e certamente que não seria revendido pelo mesmo preço. Isso é a depreciação do carro. Tal como os carros, os ativos e os equipamentos também diminuem de valor. Até os ativos intangíveis perdem valor à medida que ficam desatualizados ou expiram – algo a que chamamos amortização.
Com o tempo, os ativos fixos acumulam desgaste, o que quase sempre compromete o seu desempenho e exige uma manutenção mais rigorosa. Calcular a depreciação dos ativos permite-nos perceber como os ativos desvalorizam e como é que os investimentos se distribuem a longo prazo. Um software gestão de ativos pode ajudar a monitorizar esta depreciação de forma mais eficiente.
Repare que só os bens de capital sofrem depreciação. Por outras palavras, apenas os ativos e equipamentos que a empresa tenciona usar durante mais de um ano perdem valor. Isto inclui obras e manutenção de edifícios, frotas, hardware, equipamentos e tecnologia. As despesas incorridas nas operações do dia a dia (“despesas operacionais”) não perdem valor. Esta categoria inclui despesas menores, como contas de luz ou água, aluguer, salários, despesas de viagem e assinaturas mensais.
Qual é a diferença entre amortização e depreciação?
Tanto a amortização como a depreciação se referem à perda de valor de um ativo ao longo da vida. Contudo, não são a mesma coisa. A depreciação aplica-se apenas a ativos tangíveis, como equipamentos, frotas ou hardware, por exemplo. Estes ativos têm sempre algum valor, mesmo que só sirvam para peças – é o seu “valor residual”. Na maioria das vezes, o desgaste não ocorre a um ritmo constante ao longo da sua vida útil.
A gestão eficiente da depreciação de ativos tangíveis requer ferramentas adequadas para controlar todos os componentes que influenciam o valor residual. Um software gestão de stocks permite acompanhar peças e componentes que podem afetar diretamente o cálculo da depreciação dos equipamentos.
Por outro lado, a amortização aplica-se a ativos intangíveis. Aqui incluímos patentes, direitos de autor ou software, por exemplo. Quando expiram, não há valor residual. Mas, até esse momento chegar, tendem a desvalorizar a um ritmo constante. Atenção: não confunda com a amortização de créditos, que consiste num plano de pagamentos. Não é a mesma coisa!
O que é o método de linha reta para calcular a depreciação?
Existem vários modelos para calcular a depreciação dos ativos ao longo da sua vida útil. Estes são os quatro métodos para calcular a depreciação:
- método da depreciação em linha reta (depreciação linear), que assume uma desvalorização constante;
- método das unidades de produção, que calcula a depreciação com base no uso;
- método do saldo decrescente (método degressivo), um modelo de depreciação acelerada que prevê maior depreciação nos primeiros anos;
- método da soma dos dígitos ou método de Cole, também um método acelerado para calcular a depreciação de ativos ao longo do tempo.
Provavelmente, uma depreciação variável é mais fiel a um desgaste progressivo. Uma depreciação uniforme, num gráfico em linha reta, aproxima-se mais da amortização. No entanto, é uma maneira mais fácil e conveniente de calcular a depreciação num piscar de olhos.
Para uma gestão completa da depreciação de ativos em instalações, um software gestão de facilities pode integrar todos os dados necessários para cálculos precisos, seja pelo método linear ou por outros modelos de depreciação.
Como calcular a depreciação em linha reta
A fórmula para calcular a depreciação em linha reta é a seguinte:
- o custo corresponde ao investimento original (custo do ativo);
- o valor residual é o preço de mercado do ativo num determinado momento. Por exemplo, o que uma empresa pode conseguir em troca de uma carrinha de 10 anos. Lembre-se que, mesmo quando os ativos são vendidos para peças, também conta como valor residual.
- vida útil é o número de anos em que o ativo operou ou deverá operar.
Exemplo
Imagine que quer vender um computador que custou €2.000 há cinco anos. Se o vender por €300, a depreciação será o custo (2.000) menos o valor residual (300), dividido por 5. Resulta em 340 por ano. Neste exemplo, gastou 340€ por ano para ter esse ativo em específico.
Para garantir conformidade com as normas contabilísticas portuguesas sobre depreciação, um software gestão de compliance pode assegurar que todos os cálculos estão alinhados com os requisitos fiscais aplicáveis.
Alguns países, incluindo os EUA, usam a depreciação linear para calcular os impostos. Em Portugal, também está prevista a dedutibilidade das depreciações e amortizações perante o Fisco. Mas esse já é um tema que nos ultrapassa – precisa mesmo de falar com o seu contabilista.
O controlo rigoroso da depreciação de equipamentos no terreno torna-se mais eficaz com software field service management que regista o desgaste e utilização real dos ativos, dados essenciais para cálculos fiscais precisos.
Porquê usar a depreciação em linha reta em manutenção?
Porquê aplicar um conceito de contabilidade em manutenção? A pergunta faz sentido. Mas tem uma resposta surpreendente simples.. Este é um método simples para estimar o valor financeiro de um ativo e projetar a depreciação. Quando chegar a altura de decidir se quer substituir ou reparar, pode tomar uma decisão mais informada. Se o ativo tem uma taxa baixa de depreciação ou amortização, provavelmente vale a pena reparar.
As projeções sobre a depreciação esperada dos ativos também podem ser úteis ao procurar novos equipamentos e tecnologias. Quando um equipamento tem uma depreciação lenta, é mais fácil justificar investimentos grandes e encontrar o capital.
A implementação de software CAFM permite uma visão integrada da depreciação de todos os ativos da organização, facilitando as decisões de investimento em novos equipamentos e tecnologias.
Finalmente, pode inserir os custos e os dados sobre a depreciação no seu software CMMS ou Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção. Já mencionámos por aqui que usar o mesmo número de identificação em todos os departamentos é vantajoso. Acompanhar os custos de manutenção e a depreciação vai ajudar a gerir orçamentos e, esperamos, a reduzir despesas. Lembre-se que organizar os registos tem sempre valor! (CMMS)
