Os resultados da nossa pesquisa estão aí e falam por si só: nenhuma das equipes de gestão de facilities que entrevistamos trabalhava com um conjunto de KPIs verdadeiramente estratégico e abrangente. Nenhuma. O mais interessante é que as equipes de gestão de facilities tendem a ser muito seletivas quanto aos KPIs que acompanham — e isso, por si só, não é ruim. Afinal, tentar medir tudo e mais alguma coisa é um erro comum. Mas essa seleção “criteriosa” só faz sentido se os indicadores escolhidos forem realmente relevantes para o negócio. E não são. Métricas essenciais estão sendo completamente ignoradas. Entre as omissões mais evidentes estão as métricas de sustentabilidade, desempenho de fornecedores e conformidade.

Você está negligenciando as mesmas métricas cruciais que os seus pares?
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Essas são as três principais razões pelas quais as equipes de gestão de facilities estão falhando no monitoramento do desempenho.

1. Excesso de métricas operacionais

Ao criar um dashboard de KPIs, existem algumas regras fundamentais. Primeiro, elimine as métricas de “vaidade” — aquelas que alimentam o ego, mas não produzem resultados empresariais relevantes. Segundo, assegure que os KPIs estão equilibrados — não se deve dar muita ênfase a uma área em detrimento das outras.

No nosso relatório, identificamos três KPIs principais:

  • Eficiência operacional, acompanhada por 76% dos entrevistados.
  • Economia de custos, considerada um indicador-chave por 67%.
  • Satisfação do cliente, priorizada por 58% dos participantes.

Consegue perceber um padrão? Todas essas métricas são operacionais — e isso não é coincidência. Os profissionais de gestão de facilities estão tão focados em atingir objetivos de curto prazo que têm pouca capacidade para ver — e ainda menos para abordar — o que vai além disso. Sustentabilidade, conformidade, retenção de talentos, desempenho de fornecedores… a lista não acaba.

Embora tanto os KPIs estratégicos quanto os operacionais sejam vitais, é essencial manter um equilíbrio. Afundar-se nos detalhes das operações diárias faz desaparecer a visão de longo prazo. Mas perseguir ambições elevadas sem uma execução sólida no dia a dia fará com que elas permaneçam apenas isso — ambições.

2. Os dashboards não são estratégia

Para que os KPIs tenham valor, eles devem fornecer informações críticas e relevantes para o negócio. Quando se sabe o que a empresa procura alcançar, é possível selecionar os KPIs adequados para acompanhar o progresso em direção a esse objetivo. Mas, para a maioria das equipes de gestão de facilities, a história termina aqui — porque  falta para elas, precisamente, essa clareza.

Parte do problema é que muitas empresas confundem KPIs com dashboards. Os dashboards monitoram operações, sinalizam problemas imediatos e acompanham o desempenho. Não são estratégia.

O painel do seu carro te avisa que o nível do óleo está baixo. Os seus KPIs devem indicar se você está conduzindo na direção certa. No entanto, muitas empresas não distinguem uma coisa da outra e continuam ocupadas com “alertas” aleatórios do dia a dia — o ruído do carro — sem nunca definir o destino final.

Os verdadeiros KPIs não se limitam a medir o desempenho. Devem estar sempre diretamente ligados à intenção estratégica. 

Se a sua estratégia de gestão de ativos passa por abandonar soluções personalizadas para cada instalação e passar a escalar com práticas uniformes, então, por que razão você continua a monitorar as receitas ou os índices de satisfação específicos de cada local? Esses dados já não podem ser considerados KPIs estratégicos.

O seu foco deve ser agora em indicadores como a taxa de adoção de soluções padronizadas, a redução de custos ao nível do portfólio ou o tempo necessário para implementar práticas padronizadas em novas instalações.

3. Os KPIs são difíceis de implementar

Vamos supor que você tem uma estratégia empresarial bem definida e um conjunto de KPIs que reflete essa estratégia. O seu principal objetivo talvez seja ajudar os seus clientes a atingir a neutralidade na emissão de carbono nas suas instalações. Para apoiar esse objetivo, você definiu um conjunto claro de métricas de sustentabilidade, juntamente com métricas de conformidade que garantem que os fornecedores cumprem os seus padrões.

Mas, a partir daí, o processo fica mais complicado. Os entrevistados enfrentam obstáculos significativos na medição e na comunicação do desempenho. Metade das pessoas que responderam nossa pesquisa declarou falta de recursos para a elaboração de relatórios. Outra grande parcela, 48%, apontou o uso de métodos de recolha de dados inadequados.

A gestão de facilities é, sem dúvida, complexa. Essa complexidade se reflete na enorme quantidade de dados gerados — ao longo da cadeia de suprimentos, dispositivos IoT, ativos, chamados de manutenção, finanças, controle de custos, feedbacks de clientes e muito mais.

Esses dados estão dispersos por vários sistemas e locais, são geridos por diferentes equipes dentro e fora da empresa, e são armazenados em diversos formatos. Reunir todas essas informações para análise é um processo moroso, desafiante e propenso a erros.

Em suma: mesmo com uma estratégia clara e métricas bem definidas, não se alcança o sucesso sem um sistema robusto que suporte tudo isso.

Tem dificuldades com KPIs? Não está seguro da sua visão? Ou talvez você tenha a visão, mas falta o sistema para concretizá-la? No nosso relatório explicamos tudo. Destacamos as áreas onde a gestão de facilities precisa evoluir para aproveitar oportunidades promissoras e construir uma estratégia preparada para o futuro. Baixe o relatório aqui.