A gestão de espaços corporativos está no centro de uma transformação silenciosa. Modelos híbridos, pressão por eficiência, redução de custos e retorno gradual ao presencial colocaram Facilities e Workplace em um novo patamar estratégico. Mas, mesmo com tantas ferramentas disponíveis, uma dor continua recorrente: falta de visibilidade real para tomar decisões melhores.
Na prática, a operação costuma quebrar quando dados de ocupação não são confiáveis ou não são compartilhados entre áreas. Facilities trabalha com uma visão, RH com outra, e liderança com percepções baseadas em feeling. Isso gera decisões desalinhadas sobre layout, redução de espaço, retorno ao presencial e investimento em infraestrutura.
E existe uma camada ainda mais invisível nessa discussão: a mobilidade corporativa. Um levantamento do Índice de Mobilidade Corporativa (IMCorp), que analisou os deslocamentos de 18.969 colaboradores em 16 empresas da Região Metropolitana de São Paulo, mostrou que a maioria das organizações ainda possui políticas pouco estruturadas para lidar com mobilidade corporativa.Em praticamente todos os critérios analisados (incentivo ao transporte público, desincentivo ao carro privado, transporte ativo e flexibilidade de jornada) a nota média das empresas ficou pouco acima de 2 em uma escala de 1 a 5, um resultado considerado insatisfatório.
Erros comuns na gestão de ocupação e mobilidade
Quem nunca testemunhou um cenário destes?
- Decidir redução de espaço com base em percepção
- Implementar ferramentas sem plano de adoção
- Tratar mobilidade como benefício, não como estratégia
- Ignorar dados de deslocamento no planejamento de retorno presencial
- Não envolver RH e liderança nas decisões de Workplace
Como evitá-los, então? Continue a leitura para provocações interessantes.
A dor começa antes da porta do escritório
Quando falamos de ocupação, geralmente pensamos em:
- taxa de uso das estações de trabalho
- salas reservadas
- dimensionamento de espaço
- custos imobiliários
Mas a gestão de espaços corporativos pode começar antes mesmo da chegada, durante a mobilidade do colaborador.
Como explica Gustavo Gracitelli, Chief Experience Officer (CXO) na Deskbee e Fundador da Bynd, toda pessoa que trabalha presencialmente ou em modelo híbrido precisa se deslocar. E esse deslocamento, na maioria das empresas, acontece sem qualquer visibilidade estratégica.
“As empresas oferecem os benefícios tradicionais de vale-transporte, fretado e vagas de estacionamento, mas poucas empresas hoje olham para a jornada de deslocamento desse colaborador.”, conta.
A empresa não tem sabe, simplesmente:
Quem pega dois ônibus e um trem.
Quem mora na mesma cidade, mas passa quatro horas no trânsito diariamente.
Quem vem de outro município e perde três horas por dia no deslocamento.
Conforme o Censo 2022 do IBGE, o automóvel é o principal meio de deslocamento (32,3%), seguido por ônibus e caminhada, o que ilustra a rotina de deslocamento da maioria dos trabalhadores brasileiros.
Isso impacta o trabalho. “A pessoa que gasta muito tempo no trânsito chega cansada. Ela é menos produtiva e tem uma experiência de trabalho prejudicada.”, complementa.
Por isso, pode-se dizer que o problema não é apenas organizacional – ele também é estrutural. No levantamento do IMCorp, os deslocamentos casa-trabalho dos colaboradores foram avaliados como insatisfatórios em duração das viagens, congestionamento e emissões, refletindo a realidade de grandes centros como São Paulo.
No indicador de duração das viagens, por exemplo, 50% das empresas foram classificadas como ruins, indicando trajetos longos e pouco eficientes para boa parte dos trabalhadores
Outras análises do setor apontam que mobilidade corporativa influencia diretamente produtividade e experiência, reforçando que deslocamento é parte integral da jornada de trabalho. Se a experiência no escritório importa, por que a experiência de chegada ainda é ignorada?
Pós-pandemia: o retorno ao presencial mudou a equação
Durante a pandemia, o trabalho remoto trouxe uma nova perspectiva sobre tempo e qualidade de vida. Agora, com o retorno crescente ao presencial (tendência confirmada por movimentos de grandes empresas) surge uma tensão natural: as pessoas voltam, mas o deslocamento continua sendo pesado.
E ainda se fala pouco sobre:
- custo individual desse deslocamento
- impacto em bem-estar e saúde mental
- efeito sobre engajamento
- influência no turnover
Se por um lado, as empresas estão voltando cada vez mais para os escritórios, de outro ainda se fala muito pouco sobre como esse deslocamento acontece e quais impactos traz no dia a dia do colaborador.
A mobilidade afeta o colaborador todos os dias, porém continua negligenciada.
Mobilidade também é cultura e clima organizacional
Existe ainda um ponto menos óbvio. Vivemos um período de maior isolamento social no pós-pandemia. A interação presencial precisa ser reconstruída.
Nesse contexto, soluções de mobilidade compartilhada podem transformar um momento de estresse em um momento de conexão. Segundo Gustavo,
“Com a carona corporativa, conseguimos transformar esse deslocamento cansativo e estressante em momento de interação, criação de vínculo, conhecimento entre áreas.”
Isso gera:
- bem-estar
- integração entre departamentos
- fortalecimento do clima organizacional
- sensação de cuidado
Mobilidade deixa de ser apenas logística e passa a ser experiência. Mas, apesar de o deslocamento ser crítico ao trabalho presencial, boa parte das empresas possui escassa (ou nenhuma) política de mobilidade corporativa. É o que mostra o Índice de Mobilidade Corporativa (IMCorp), publicado em 2025:
Mobilidade é ESG na prática
Quando ampliamos a lente estratégica, surge outra camada: Sustentabilidade.
Segundo o especialista, empresas de escritório e serviços têm, em média, 90% das suas emissões relacionadas ao deslocamento casa-trabalho-casa.
Ou seja: a principal fonte de emissão não está no prédio, está no trajeto. Cada carona compartilhada é potencialmente um carro a menos na rua.
- Menos emissões.
- Menos impacto ambiental.
De fato, um estudo da UNESP estimou que deslocamento casa-trabalho representa até 92% das emissões per capita de GEE em um contexto institucional, com cerca de 0,72 tCO2eq por ano por funcionário.
No IMCorp, o indicador de emissões associadas aos deslocamentos recebeu nota média de apenas 1,81, uma das piores avaliações do índice, reforçando o potencial de melhoria na forma como empresas estruturam suas políticas de mobilidade.
Isso transforma mobilidade em uma alavanca real de ESG. Não discurso, mas prática cotidiana conectada ao colaborador.
Redução de custos e aumento de renda sem mexer em salário
Outro ponto estratégico é financeiro.
Mobilidade impacta diretamente o bolso do colaborador. Reduzir esse custo significa aumentar renda percebida sem alterar remuneração formal. Com mobilidade compartilhada, conseguimos reduzir significativamente o custo de deslocamento do colaborador.
Isso traz:
- melhoria de qualidade de vida
- aumento de bem-estar
- fortalecimento de retenção
E, do lado da empresa, redução de custos indiretos.
Curiosamente, muitas empresas ainda tratam estacionamento como benefício. No entanto, o estudo aponta que subsídios a estacionamento gratuito tendem a aumentar o uso de carros e piorar a mobilidade urbana, criando um efeito negativo sistêmico mesmo quando reduzem o custo individual do colaborador.
Onde Facilities entra nessa história?
Como a mobilidade impacta a gestão de espaços corporativos? Suponhamos, agora, que a gestão de espaços não pode mais se limitar a metragem e layout.
Ela precisa considerar:
- ocupação real
- comportamento híbrido
- jornada de deslocamento
- experiência antes, durante e depois do expediente
- impactos financeiros
- impactos ambientais
Quando Facilities passa a ter dados confiáveis sobre ocupação e mobilidade, o papel muda. De operacional para estratégico. De executor para protagonista.
Quer entender como dados de ocupação e mobilidade podem transformar sua gestão de espaços? Conheça como a Deskbee conecta pessoas, processos e tecnologia na prática entrando em contato pelo site ou whatsapp.
O desafio da visibilidade raramente está na ausência de tecnologia. Está na adoção, na cultura e na confiança nos dados. Sem governança clara e integração entre áreas, qualquer ferramenta vira apenas mais um sistema isolado.
Com dados estruturados, a conversa com a liderança ganha profundidade:
- custo por colaborador
- custo por estação
- impacto ambiental
- impacto em engajamento
Mais do que uso inteligente de tecnologia, isso representa integração entre pessoas, processos e cultura organizacional.
O erro mais comum
Muitas empresas tentam resolver a dor com ferramenta isolada, mas sem:
- governança clara
- integração entre áreas
- confiança nos dados
- alinhamento estratégico
…qualquer solução vira apenas mais um software na pilha tecnológica.
A transformação real acontece quando:
- FM, Workplace, RH e Operações conversam
- dados são compartilháveis
- decisões deixam de ser baseadas em feeling
O novo protagonismo de Facilities
O gestor de Facilities que amplia o olhar para além do prédio passa a atuar em três frentes simultaneamente:
- Eficiência operacional
- Experiência do colaborador
- Sustentabilidade
Mobilidade conecta essas três dimensões.
E, no cenário atual, ignorar essa variável significa tomar decisões incompletas.
Um conselho prático para quem quer sair do reativo
Para o gestor que quer evoluir sua atuação:
- Mapear onde decisões ainda são tomadas sem dados
- Entender o impacto real do deslocamento na rotina da equipe
- Conectar mobilidade à agenda de ESG e cultura
- Promover integração entre áreas antes de buscar nova tecnologia
Mobilidade não pode ser tratado apenas como mais um detalhe operacional. Precisa ser visto como estratégia corporativa.
O que isso tudo significa, então?
A gestão de espaços começa antes da chegada ao escritório.
Quando dados de ocupação e mobilidade passam a dialogar, Facilities deixa de reagir às demandas e passa a desenhar o futuro da experiência corporativa.E esse é um movimento que vai muito além da tecnologia. Se você quer aprofundar a conversa sobre gestão estratégica de Facilities, dados e eficiência operacional, faça parte das conversas da comunidade IFM – Inside Facilities Management, ou conheça como a Infraspeak apoia gestores na transformação da operação.
