A gestão de Facilities Management (FM) atravessa um momento de transição. Pressionadas por custos, exigências regulatórias, escassez de mão de obra e expectativas crescentes de usuários, as equipes responsáveis por manter edifícios e infraestruturas funcionando precisam ir além da resposta a emergências e adotar modelos mais estruturados de operação.

Para entender como o setor está evoluindo — e onde ainda enfrenta limitações — a comunidade IFM (Inside Facilities Management), em parceria com a Infraspeak, ouviu 281 profissionais de Facilities Management em 14 países, distribuídos entre África, América Latina e Europa. Do total de respondentes, 11% atuam em empresas brasileiras.

O resultado é o relatório O estado das operações de FM, que reúne dados sobre práticas, desafios e prioridades das equipes de FM em diferentes contextos operacionais.

Um setor ainda preso ao modo reativo

Os dados do relatório mostram que o FM segue fortemente orientado à reação. A eficiência operacional aparece como a principal preocupação das equipes, indicando que grande parte do esforço diário ainda está concentrada na resolução de falhas pontuais e demandas emergenciais.

Esse cenário limita a capacidade de planejamento e dificulta a adoção de práticas preditivas. Mesmo com o avanço da digitalização em diversos setores, muitas operações de FM continuam dependentes de processos manuais e decisões baseadas em histórico, e não em dados atualizados.

Sustentabilidade: discurso presente, execução ausente

Quando o tema é sustentabilidade, o relatório aponta uma lacuna clara entre intenção e prática.
Apesar da crescente relevância do assunto, nenhum dos profissionais entrevistados declarou acompanhar, de forma estruturada, indicadores relacionados à sustentabilidade ou à saúde e segurança.

A ausência de métricas impede que o tema seja incorporado à rotina operacional, dificultando sua integração a processos de manutenção, compras, gestão de ativos e avaliação de fornecedores. Sem dados, a sustentabilidade permanece como um objetivo abstrato, pouco conectado à tomada de decisão.

Orçamentos no piloto automático

A forma como os recursos financeiros são planejados ajuda a explicar parte dessa estagnação.
Segundo o relatório, 52% dos profissionais definem seus orçamentos com base nos números do ano anterior, prática que tende a perpetuar contratos, estruturas e decisões sem uma revisão crítica de desempenho.

Além disso, 30% das equipes afirmam não ter visibilidade completa sobre seus próprios gastos com fornecedores, o que dificulta o controle financeiro e reduz a capacidade de identificar oportunidades de otimização.

Colaboração reconhecida, mas pouco estruturada

A colaboração entre áreas aparece como um dos poucos consensos entre os respondentes.
De acordo com o levantamento, 66% dos profissionais consideram a colaboração o principal apoio à dinâmica interna entre manutenção, operações e gestão.

Apesar desse reconhecimento, a colaboração nem sempre é sustentada por processos claros ou ferramentas integradas, o que limita seu impacto no médio e longo prazo. Em muitos casos, ela depende mais de iniciativas individuais do que de estruturas organizacionais consolidadas.

Pessoas no centro — e sob pressão

A gestão de equipes também surge como um ponto de atenção. O relatório mostra que 56% das equipes oferecem treinamento apenas no momento da contratação, sem programas contínuos de capacitação.

Em um setor altamente dependente de conhecimento técnico, padronização e segurança, a ausência de treinamento recorrente contribui para retrabalho, erros operacionais e perda de eficiência ao longo do tempo.

Tecnologia: presença ampla, maturidade limitada

Embora muitas organizações já utilizem algum tipo de tecnologia no dia a dia, o relatório indica que a maturidade digital ainda é limitada. Sistemas isolados, baixa integração de dados e uso restrito de indicadores reduzem o potencial das ferramentas disponíveis.

Nesse contexto, a tecnologia aparece menos como um diferencial estratégico e mais como um apoio operacional pontual, sem gerar a inteligência necessária para decisões de longo prazo.

O que muda a partir de agora

Ao longo do relatório, uma mensagem se repete: um conjunto de tarefas não constitui uma estratégia.
Os dados indicam que o FM precisa avançar:

  • do reativo para o preditivo;
  • de decisões baseadas em histórico para decisões orientadas por dados;
  • de operações isoladas para modelos colaborativos;
  • de ferramentas desconectadas para plataformas integradas.

Essa transição exige mudanças em processos, cultura, capacitação e uso da tecnologia — não como fim em si mesma, mas como meio para ganhar visibilidade, previsibilidade e controle operacional.

Um convite à ação

O relatório “O estado das operações de FM 2026” não apresenta respostas únicas, mas oferece um diagnóstico claro sobre onde o setor está e quais caminhos podem ser explorados a partir de agora.

Para profissionais e organizações que atuam em Facilities Management, os dados indicam que o próximo passo não é apenas reconhecer os desafios, mas estruturar ações concretas para superá-los.

O estudo completo reúne gráficos, comparativos e análises detalhadas e pode ser baixado gratuitamente aqui.