As operações de gestão de facilities (ou FM, de facility management) sempre foram complexas. Mas, nos últimos anos, têm se tornado cada vez mais difíceis. As equipes são pressionadas a fazerem mais com menos — e precisam assegurar a conformidade, enquanto tentam equilibrar os orçamentos, pilhas de pedidos e expectativas, frequentemente sem as pessoas, a clareza, ou o tempo necessários.
O problema não é apenas o volume de trabalho, mas a visibilidade — ou a falta dela. Os dados estão dispersos, os sistemas não comunicam entre si e as decisões são baseadas em suposições, porque ninguém tem acesso ao panorama completo.
Por isso que, apesar dos seus melhores esforços, o trabalho diário de muitas equipes de gestão de facilities se resume a ‘apagar incêndios’— saltam de um problema para o próximo, dependendo de processos manuais que as enterram em tarefas administrativas, travando toda a operação.
O iceberg da gestão de facilities: o que não é visto, pode afundar a sua operação
Bloqueadas no modo reativo, as equipes de FM se concentram apenas no que está à frente delas — gestão de chamados de manutenção, distribuição de tarefas, cronogramas de manutenção. Mas há muito mais, escondido por baixo da superfície. Aspetos críticos, muito difíceis de ver e controlar.
Desempenho da equipe, lacunas de conformidade, confiabilidade dos ativos, satisfação do cliente, otimização orçamental e muito mais — chamamos isto de ‘lado oculto’ do iceberg da gestão de facilities. E se você não consegue ver, com clareza, a totalidade do iceberg, você não poderá planejar, priorizar ou melhorar.
Esta falta de visibilidade é perigosa. Problemas menores escalam, as decisões são adiadas e as equipes perdem horas que deveriam ser dedicadas a trabalho estratégico.
A inteligência na gestão de facilities já não é opcional
A boa notícia é que o setor está mudando. A inteligência — alimentada por dados em tempo real, automação e, claro, inteligência artificial (IA) — está ajudando as equipes de FM a passarem finalmente da reação à previsão.
Tudo começa com dados… e ação.
Quando os dados são abundantes, estruturados, centralizados e acessíveis em tempo real, eles se tornam a base da inteligência. Mas dados sem ação são apenas ruídos — o que importa é o que se faz com eles, ou seja, se ajudam a trabalhar melhor, de forma mais rápida e mais eficiente (e não mais difícil!).
Com o tipo certo de inteligência, as equipes de gestão de facilities podem:
- Reduzir o trabalho administrativo
- Colaborar melhor — internamente e com parceiros
- Tomar decisões mais informadas
- Otimizar o desempenho dos ativos
- Eliminar falhas, ângulos mortos e sobrecarga
- E, mais importante, focar no que importa: qualidade do serviço, eficiência, conformidade e crescimento.
A inteligência artificial, além do burburinho
Ultimamente, só se fala de IA. Todas as empresas de tecnologia anunciam produtos de IA — chatbots de IA, dashboards de IA, e-mails de IA. Estão colocando esse rótulo em tudo, incluindo em sistemas que não são inteligentes e são chamados de ‘inovação’.
A maioria destas ferramentas não foi desenhada para a realidade do dia a dia, ignorando os fluxos de trabalho concretos. Este tipo de inteligência artificial ‘superficial’ enche o mercado e torna difícil identificar as soluções verdadeiramente úteis.
As equipes de gestão de facilities não precisam de funcionalidades complexas nem de ruído — precisam de inteligência operacional que funcione de forma consistente e discreta, ajudando a tomar melhores decisões, a trabalhar mais rápido e a evitar surpresas.
Infraspeak Gear™: inteligência que funciona, focada no que realmente importa
O Infraspeak Gear™ é o núcleo inteligente da nossa plataforma. Lançado em 2019 — muito antes da ‘explosão’ da IA —, tem sido aperfeiçoado continuamente para resolver problemas operacionais reais, de equipes de FM reais.
Com base em dados operacionais, histórico de atividades e regras personalizadas, o Infraspeak Gear™ fornece às equipes:
- Automações — da priorização de tarefas e gestão de recursos ao compartilhamento automatizado de relatórios, regidas por lógica condicional.
- Sugestões — recomendação do ativo, material ou fornecedor certo com base no contexto e histórico (75% das sugestões já são aceitas pelos usuários!).
- Alertas — notificação quando um PPM está em falta ou medições registram valores anormais — nada passa despercebido!
- Insights — a partir da análise de KPIs, como MTTR e MTBF, bem como de funcionalidades preditivas, como o Asset Health Score orientado por IA. Por falar nisso…
IA orientada para a manutenção preditiva
Com o Infraspeak Gear™, a inteligência é parte integrante da plataforma. Funciona nos bastidores, aprendendo com as suas operações e te ajudando a reduzir o peso das tarefas administrativas, a antecipar problemas e a tomar decisões mais assertivas.
E não ficamos por aqui. Você já deve ter reparado que a maioria das soluções de manutenção preditiva existentes são desenhadas para contextos industriais pesados, fazendo com que sejam inadequadas para operações de gestão de facilities, que lidam com edifícios dispersos, tipos de ativos mistos e orçamentos limitados.
Manutenção preditiva sem IoT, concebida para a gestão de facilities
É para responder às características singulares do FM, apontadas acima, que aqui estamos. A visão da Infraspeak é a de que a inteligência deve apoiar todas as áreas da sua operação, através de análises preditivas orientadas especificamente para a manutenção e para a gestão de facilities. Sem necessidade de investimento em IoT. Sem configurações complexas. Adaptada à sua realidade.
Tudo começa com algo que chegará muito em breve — o Asset Health Score, ou índice de saúde dos ativos. Baseada em IA, essa é uma ferramenta preditiva para monitorar proativamente a saúde dos seus ativos, te ajudando a otimizar recursos, a reduzir o tempo de inatividade e a se manter focado no que é realmente importante.
Colaboração de ponta a ponta, facilitada
Por mais incrível que possa parecer, os maiores desafios da gestão de facilities não são técnicos mas, sim, humanos. Falhas de comunicação, equipes desconectadas, pessoas trabalhando com informações diferentes — ou sem informação nenhuma —, desorganização.
Mas, quando todos — dos técnicos de manutenção aos gestores, passando por subcontratados e clientes —, trabalham com os mesmos dados em tempo real, os buracos da operação são preenchidos. A comunicação se torna fluida e clara, o trabalho administrativo diminui e a colaboração torna as operações mais eficientes.
Esta visibilidade compartilhada tem como resultado uma diminuição nos atritos, nos atrasos e menos erros, o que significa que você deixa de reagir, para passar a liderar.
Pensando à frente: comece já a construir o futuro inteligente da gestão de facilities
A pressão sobre as equipes de FM não vai desaparecer. Pelo contrário, é esperado que surjam cada vez mais normas e regulamentos, mais expectativas, mais limitações.
O que está mudando é a forma como as equipes respondem. Os vencedores não serão os que trabalham mais, mas sim os que trabalham de forma mais inteligente — adotando inteligência operacional que realmente funciona.
Os vencedores não estão apenas reagindo. Estão liderando.
