Si «la información es poder», no cabe duda de que los datos son “el nuevo petróleo”.  La metáfora es casi perfecta: son muy valiosos y necesitan ser extraídos y refinados para su uso final. La única diferencia es que, a diferencia del petróleo -un recurso raro al que sólo unos pocos países tienen acceso-, cualquier empresa puede generar datos para evaluar su rendimiento y buscar oportunidades de mejora.
 
Afortunadamente, todos los gestores son conscientes de que vivimos en un mundo competitivo en el que cada detalle cuenta. Por ello, viven en una lucha constante por encontrar el equilibrio entre la calidad del servicio, el coste y la rapidez. Al mismo tiempo, y todavía con la COVID-19 al acecho, tienen que sortear las disrupciones de la cadena de suministro (dejamos aquí un pequeño ejemplo) y enfrentarse al aumento de los precios de las materias primas.
 
Así que, ¿cómo pueden los facility managers implementar una cultura de datos, utilizarlos para alcanzar los objetivos de la empresa, encontrar oportunidades de mejora, justificar la inversión continua en Facility Management y lograr el tan deseado equilibrio? Hablamos de todos estos puntos en nuestra conversación de noviembre del año pasado con Bárbara Magalhães, fundadora de la plataforma brasileña «Facilities na Prática«, que está totalmente enfocada en contenidos sobre el FM. Para quienes hablen Portugués, la charla sigue disponible en nuestro canal de Youtube:

 

¿Cómo implementar una cultura de datos en tu empresa?

Aunque casi todos los equipos entienden el potencial de los datos, pocos tienen información concreta en la que basar sus decisiones. Haz la prueba: ¿sabes cuánto tarda de media cada reparación? ¿Qué partes del edificio gastan más energía en climatización? ¿O cuántas personas utilizan el edificio cada día? Puede que seamos conscientes de la importancia de los datos, pero todavía no forman parte de nuestra rutina.

 

Como nos recordó Bárbara en nuestra conversación, no hay excusa para no tener un software: es realmente una cuestión cultural. «Si quieres controlar cuántos visitantes tienen tus instalaciones al día, puedes pedir a los de la recepción que creen un registro. Por supuesto, puede que no sea exacto y es un registro rudimentario, pero es un comienzo. Todos los ordenadores tienen Excel, e incluso si no tienes Excel puedes usar Google Sheets. Eso crea una rutina».

 

Es más, si necesitas justificar la inversión en un software de gestión de facilities, es aquí donde debes empezar. «Si puedo hacer [pequeñas mejoras] sólo con lápiz y papel, imagina lo que puedo hacer con el software adecuado». La única manera de justificar la inversión en herramientas de recogida de datos, como una plataforma inteligente de mantenimiento y sensores, es demostrar los resultados y transmitir el valor.
 
Siguiendo con la implementación de sistemas de recogida de datos, Bárbara nos ha dado dos valiosos consejos:

 

1) Empieza por hacer un flujo de procesos para entender cuáles son los puntos de recogida ideales para los datos que quieres recoger (más adelante se habla de esto).

 

2) A continuación, si es posible, integra el software de mantenimiento con la herramienta de comunicación a la que el equipo ya está acostumbrado, para que realmente informen de las averías y consulten las órdenes de trabajo.

 

¿Cómo utilizar los datos que recoges para Facility Management (y justificar el gasto)?

Si un amigo te dice que se ha gastado 500 euros en un viaje, ¿es mucho o poco? Si es para ir a Australia es una ganga, pero si es para ir a al pueblo de Pozal de las Gallinas, en Valladolid, es una pequeña fortuna. Los números por sí solos no cuentan una historia; hay que conocer el contexto. Así que, por mucho que quieras centrarte en la evaluación comparativa y en alcanzar los estándares, los números no son el objetivo.

 

Las verdaderas metas son los objetivos de la empresa: reducir los costes de mantenimiento, resolver las averías más rápidamente, retener más talento, etc. Deberás definir los indicadores (KPI) que quieres seguir en función de esos objetivos y «refinar» los datos que te interesan o no. Aun así, los KPI no son objetivos en sí mismos. Sólo indican si estás avanzando en la dirección correcta y acercándote a los objetivos de la empresa.

 

La idea es hacer un seguimiento de las tendencias -por ejemplo, para saber dónde se puede reducir el consumo de energía- y empezar a tomar decisiones basadas en datos. Además, recuerda que tienes que medir tu rendimiento operativo, financiero y cualitativo. Cuando se recogen datos, se puede visualizar cómo influyen unos en otros.

 

Si cedes en algo para ahorrar porque la empresa quiere reducir costes, esto influirá negativamente en la calidad del servicio. Por otro lado, si decides invertir en nuevos equipos o en proveedores locales, puedes aumentar tu eficiencia operativa. Pero sólo con datos concretos puedes analizar en detalle los costes, el retorno de la inversión, los gastos con energía, etc., y monitorizar tu rendimiento.

 

«[el gestor] Tiene que analizarlo individualmente, porque eso es lo que da la información estratégica. (…) Somos un área de apoyo, un área que gasta un montón. Es la primera, cuando se aprieta el cinturón, en reducir. Por eso la gente dice «¡la empresa sólo me pide que reduzca los costes!” Y de eso se trata. ¡Tendrás que recortar! Para justificar que no es posible [reducir] más, hay que aportar argumentos. ¿Cuáles son esos argumentos? Hay que estudiar la infraestructura. ¿Por qué tiene sentido un determinado servicio en ese entorno? Para reducir el gasto, habrá que reducir la calidad, lo que repercutirá en el día a día de las personas. Si la empresa está dispuesta a renunciar a esa calidad, reducirá el coste. [Pero] no se puede tocar uno sin tocar los demás».

 

Por último, no olvides generar informes y compartir los datos con tus clientes de facility management (o con la dirección, si no estás subcontratado). De este modo, la dirección de la empresa también puede tomar decisiones informadas si necesita recortar el presupuesto de FM, especialmente en el mantenimiento preventivo. Una vez más, se trata de comunicar, ser transparente y demostrar el valor de tu trabajo.

 

A propósito de este último punto, te recordamos que puedes descargarte nuestro ebook gratuito sobre Comunicación y Facility Management, en el que hacemos 30 sugerencias para mejorar la comunicación con técnicos, proveedores y clientes, con la ayuda de la tecnología inteligente.

 

Recapitulando: en primer lugar, debes asegurarte de que tu equipo recoge los datos de forma metódica. Luego, empieza a utilizarlos para que el Facility Management sea realmente estratégico. Y, a continuación, reutilízalos para demostrar que el FM no es un lujo, sino un servicio que ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos y a distinguirse de la competencia.