Por Pedro Santos, Gestor de Produto da Winsig

O Sistema de Gestão Integrada (SGI) abrange a integração de vários departamentos de uma empresa — financeiro, recursos humanos, operações e gestão de manutenção — num único sistema de gestão. Esta integração permite que as direções das empresas tenham uma visão global das operações e confirmem se todos os departamentos comunicam fluentemente entre si e trabalham em sintonia. O SGI permite a centralização de dados e a automatização de processos, incluindo funcionalidades de software gestão de ativos, logo, pode elevar a percentagem de eficiência das operações e ter uma descida efetiva da percentagem de erros.

Os sistemas de gestão integrada modernos incluem diversas funcionalidades especializadas, desde software gestão de stocks até soluções de manutenção avançadas, permitindo uma abordagem holística à gestão empresarial que se adequa às necessidades específicas de cada organização.

Pretendo apresentar uma visão geral sobre as vantagens da implementação de um SGI – Sistema de Gestão Integrado na sua empresa. Se está a pensar apostar na implementação de um SGI na sua empresa, então este artigo é para si! 

Definição e conceito de Gestão Integrada (SGI). Afinal, o que é o SGI?

O Sistema de Gestão Integrada (SGI) abrange a integração de vários departamentos de uma empresa — financeiro, recursos humanos, operações e gestão de manutenção — num único sistema de gestão. Esta integração permite que as direções das empresas tenham uma visão global das operações e confirmem se todos os departamentos comunicam fluentemente entre si e trabalham em sintonia. O SGI permite a centralização de dados e a automatização de processos, logo, pode elevar a percentagem de eficiência das operações e ter uma descida efetiva da percentagem de erros.

No contexto da parceria entre a Winsig e a Infraspeak, o SGI representa a união entre as capacidades do software PHC, que a Winsig implementa, com a plataforma inteligente de gestão de manutenção da Infraspeak. O software PHC dispõe de funcionalidades indispensáveis à gestão empresarial, enquanto a Infraspeak melhora a eficiência das operações de manutenção através da utilização de tecnologias avançadas como IoT (Internet of Things), e a IA (Inteligência Artificial), funcionando como um software CMMS completo.

Como implementar um SGI?

A implementação de um SGI requer uma abordagem bem estruturada. Este processo de implementação deve começar com uma avaliação integral, com vista a identificar as necessidades das empresas e os processos que devem ser incluídos nesta integração. Concluído o primeiro passo, segue-se o planeamento, que deve abranger a definição de objetivos, a alocação de recursos e a criação de um cronograma de trabalhos detalhado. 

Durante a fase de planeamento, é fundamental considerar que a implementação de um SGI pode incluir módulos especializados como software gestão de facilities, proporcionando uma gestão mais abrangente dos recursos empresariais e garantindo que todos os aspetos operacionais sejam contemplados na integração.

A integração dos sistemas é a etapa seguinte. É nesta fase que se implementam as soluções do software PHC para a gestão empresarial que, por sua vez, se integram com a plataforma Infraspeak para a gestão de manutenção. 

Nesta etapa de integração, é importante considerar que entre as soluções que podem ser integradas num SGI encontra-se o software field service management, essencial para empresas com operações de campo que necessitam de coordenar equipas externas com os sistemas centrais de gestão.

Importa reforçar que a formação dos colaboradores é primordial para garantir a boa utilização dos novos sistemas. Os especialistas responsáveis pela integração dos dois sistemas continuam, por sua vez,  a monitorizar e a fazer os ajustes necessários para que o SIG funcione conforme esperado e que os objetivos estabelecidos sejam atingidos.

Após a formação dos colaboradores e durante a fase de monitorização, as empresas podem beneficiar da integração de software CAFM nos seus sistemas de gestão integrada para uma melhor gestão de facilities, garantindo que todos os aspetos da gestão predial sejam devidamente monitorizados e otimizados.

A implementação do SGI pode aumentar a produtividade na  minha empresa?

A implementação de um SGI pode resultar no aumento da eficiência operacional, na redução de custos e na melhoria  da capacidade de resposta às mutações do mercado, logo, a sua empresa pode crescer e aumentar o rendimento ao utilizar um SGI que se adeque ao seu setor de atividade. Por outro lado, ao centralizar todos os dados relevantes num único local, conseguirá ter uma visão mais abrangente das operações, fazer análises detalhadas e tomar decisões baseadas em dados precisos e permanentemente atualizados. A automatização dos processos também vai permitir a redução do volume do trabalho administrativo e minimizar os erros, ou seja, o trabalho diário será mais fluído e eficaz.

Para além dos benefícios mencionados, um SGI eficaz deve incluir funcionalidades de software gestão de compliance para garantir o cumprimento de todas as regulamentações aplicáveis, assegurando que a empresa mantém os mais elevados padrões de conformidade em todas as suas operações.

Quando devo implementar um SGI na minha empresa?

Se pretende maximizar os ganhos de produtividade, otimizar a gestão e elevar a eficácia do trabalho diário dos seus colaboradores, então deve consultar um parceiro especializado na implementação de Sistemas de Gestão Integrada. A parceria entre a Winsig e a Infraspeak vem facilitar a união entre  soluções para a gestão empresarial e a gestão de manutenção, levando a integração destes sistemas ao próximo nível.