Se “informação é poder”, então não há dúvida que os dados são “o novo petróleo”.  A metáfora é quase perfeita: são altamente valiosos, precisam de ser extraídos e refinados para o seu uso final. A única diferença é que, ao contrário do petróleo – um recurso raro a que só alguns países têm acesso – qualquer empresa pode gerar dados para avaliar o seu desempenho e procurar oportunidades de melhoria. 

Felizmente, todos os gestores têm a consciência de que vivemos num mundo competitivo onde cada detalhe conta. Por isso, vivem numa luta constante para encontrar o equilíbrio entre a qualidade do serviço, o custo e a rapidez. Ao mesmo tempo, e ainda com o COVID-19 à espreita, têm de navegar disrupções na cadeia de fornecimento (deixamos aqui um pequeno exemplo) e enfrentar o aumento dos preços das matérias primas.  

Então, como é que os facility managers podem implementar uma cultura de dados, usá-los para atingir os objetivos da empresa, encontrar oportunidades de melhoria, justificar o investimento continuado em Facility Management e alcançar o tão desejado equilíbrio?  A propósito de todos estes pontos, decidimos recuperar a nossa conversa em novembro do ano passado com Bárbara Magalhães, a fundadora da plataforma “Facilities na Prática”.

 

Como implementar uma cultura de dados na sua empresa?

Embora quase todas as equipas percebam o potencial dos dados, poucas dispõem de informação concreta na qual basear as suas decisões. Faça o teste: sabe quanto tempo demora, em média, cada reparação? Quais são as zonas do edifício onde gasta mais energia em climatização? Ou quantas pessoas usam o edifício diariamente? Talvez tenhamos consciência da importância dos dados, mas ainda não fazem parte da rotina. 

Como a Bárbara recordou na nossa conversa, não há desculpas por não ter um software – é mesmo uma questão cultural. “Se quer controlar quantos visitantes as suas instalações têm por dia, pode pedir a quem está na receção para criar um registo. Claro que pode não ser exato e é um registo rudimentar, mas é um princípio. Todos os computadores têm Excel, e mesmo que não tenha Excel pode usar o Google Sheets. Isso cria rotina.”

Aliás, se precisa de justificar o investimento em software de gestão de facilities, é mesmo por aqui que precisa de começar. “Se consigo fazer [pequenas melhorias] só com papel e caneta, imagine o que posso fazer com o software apropriado.” A única maneira de justificar o investimento em ferramentas de recolha de dados, como uma plataforma de manutenção inteligente e sensores, é demonstrar resultados e transmitir valor.

Ainda sobre a implementação de sistemas para recolha de dados, a Bárbara deu-nos duas dicas valiosas: 

1) Comece por fazer um fluxo de processos para perceber quais são os pontos de recolha ideais para os dados que quer recolher (mais sobre isto à frente). 

2) Depois, se possível, integre o software de manutenção com a ferramenta de comunicação a que a equipa já está habituada, para que realmente reportem avarias e consultem as ordens de trabalho.

Como usar os dados que recolhe para Facility Management (e justificar gastos)?

Se um amigo lhe disser que gastou 500 euros numa viagem, é muito ou pouco? Se for para ir até à Austrália é uma pechincha, mas se for para ir até à freguesia de Quinta da Comichão, na Guarda é uma pequena fortuna. Os números por si só não contam uma história; precisamos de saber o contexto. Por isso, por mais que se queira focar em benchmarking e em atingir standards, os números não são a meta.

As verdadeiras metas são os objetivos da empresa: reduzir custos com manutenção, resolver avarias mais rápido, reter mais talento, etc. Deve definir os indicadores (KPIs) que quer acompanhar consoante essas metas e “refinar” os dados que lhe interessam ou não. Ainda assim, os KPIs continuam a não ser objetivos em si mesmos. Só indicam se está a evoluir no sentido certo e a aproximar-se dos objetivos da empresa.

A ideia é acompanhar as tendências – por exemplo, perceber onde é que pode diminuir o consumo de energia – e começar a tomar decisões com base em dados. Além disso, lembre-se que tem de medir a sua performance operacional, financeira e qualitativa. Quando recolhe dados, consegue visualizar como é que todas se influenciam mutuamente. 

Se faz uma cedência para poupar porque a empresa pretende diminuir custos, isso vai influenciar negativamente a qualidade do serviço. Por outro lado, se decidir investir em novos equipamentos ou em fornecedores locais, pode aumentar a sua eficiência operacional. Mas só com dados concretos consegue analisar os custos detalhadamente, o retorno do investimento, os gastos de energia, etc, e monitorizar o seu desempenho.

“[o gerente] Tem de analisar de forma individual, porque é isso que dá informação estratégica. (…) Somos uma área de suporte, uma área que gasta ‘p’ra caramba’. É a primeira, na hora que aperta o cinto, que vai reduzir. Por isso que as pessoas dizem ‘a empresa só pede para me reduzir despesa!’ E é isso mesmo. Vai ter de reduzir! Para justificar que não é possível [reduzir] mais, é preciso trazer argumentos. Quais são esses argumentos? É preciso estudar a infraestrutura. Porque é que naquele ambiente um determinado serviço faz sentido? Para reduzir a despesa, vai precisar de reduzir a qualidade, o que vai impactar no dia a dia das pessoas. Se a empresa estiver disposta a abrir mão dessa qualidade, vai reduzir o custo. [Mas] Não é possível mexer num sem mexer nos outros.”

Finalmente, não se esqueça de gerar relatórios e de partilhar os dados com os seus clientes de facility management (ou com a direção, se não estiver a trabalhar em regime de outsourcing). Assim, a direção da empresa também pode tomar decisões informadas se precisar de cortar no orçamento de FM, especialmente na manutenção preventiva. Mais uma vez, trata-se de comunicar, ser transparente e demonstrar o valor do seu trabalho.

A propósito deste último ponto, recordamos que pode fazer download do nosso ebook grátis sobre Comunicação e Facility Management, em que damos 30 sugestões para melhorar a comunicação com os técnicos, fornecedores e clientes – com uma ajuda da tecnologia inteligente. 

Recapitulando: primeiro, precisa de garantir que a sua equipa recolhe dados de forma metódica. Depois, começa a usá-los para tornar o Facility Management verdadeiramente estratégico. E, a seguir, reutiliza-os para provar que o FM não é um luxo, mas sim um serviço que ajuda a empresa a atingir objetivos e a distinguir-se da concorrência.