El sector del Facility Management (FM) está experimentando una profunda transformación. Las crecientes presiones para hacer “más con menos” -en particular, menos personal debido a la escasez de mano de obra-, combinadas con una legislación cada vez más estricta -¿te suenan los objetivos de descarbonización?- y la evolución de las expectativas de los clientes, están obligando a los líderes del sector a replantearse sus estrategias.
Tradicionalmente caracterizado por enfoques reactivos y procesos manuales, el FM necesita ahora dar un salto hacia modelos más inteligentes, flexibles y colaborativos. Esta guía ofrece una visión clara del futuro del FM, identifica los retos actuales del sector y presenta soluciones para quienes se niegan a quedarse atrás.
El iceberg del FM: más allá de lo visible
Tradicionalmente, cada orden de trabajo abierta y completada implica a diferentes personas, numerosos mensajes intercambiados (¡a menudo perdidos!) y diversas acciones manuales asociadas. Por cada plan de mantenimiento definido, se dedican horas a analizar información dispersa, y la gestión de cada activo implica una serie de pasos lentos y decisiones poco informadas.
En otras palabras, el trabajo visible es sólo la punta del “iceberg del FM”. Bajo la superficie se esconde una vasta capa de aspectos esenciales -rendimiento de los equipos, gestión de proveedores, cumplimiento, cumplimiento de los SLA, satisfacción de clientes y usuarios, gestión de riesgos operativos, etc.- envueltos en una bruma debido a procedimientos obsoletos. Cuando no se tiene una visibilidad completa de lo que hay bajo la superficie, resulta imposible tomar decisiones estratégicas, optimizar los recursos o predecir los problemas.
Sacar a la superficie la eficiencia operativa en FM
Al igual que “no se pueden hacer tortillas sin huevos”, lograr la eficiencia deseada en FM es imposible sin las herramientas adecuadas. En otras palabras, no hay operaciones de facility management preparadas para el futuro sin inteligencia. Aún hoy, en muchas empresas, las decisiones de FM se siguen tomando basándose en la intuición o en informes obsoletos. Los procesos manuales consumen tiempo y aumentan el riesgo de error, mientras que el potencial de los datos sigue infrautilizado.
La buena noticia es que el sector está cambiando. La adopción de herramientas con inteligencia integrada está transformando las operaciones reactivas en procesos proactivos, sostenibles y escalables.
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Todo empieza con los datos
Datos estructurados, centralizados y en tiempo real son la base de la inteligencia en el facility management. Pero los datos sin acción no son más que ruido. La inteligencia está en lo que hacemos con esos datos: en la claridad que aportan, las decisiones que orientan, el trabajo que automatizan y el tiempo que ahorran.
El papel de la automatización y la IA
Aquí es donde entra en juego la tecnología: a través de plataformas que recopilan, centralizan y procesan datos operativos, es posible convertirlos en acciones concretas. Esto se traduce en:
- automatización de tareas repetitivas, ahorrando tiempo y reduciendo la sobrecarga;
- decisiones más informadas y seguras;
- mejor rendimiento y estado de los activos, gracias a los conocimientos predictivos;
- menos tiempo dedicado a “apagar fuegos” y más concentración en lo que realmente importa.
Con los sistemas conectados, los datos en tiempo real, la automatización y la inteligencia artificial, los equipos de FM están obteniendo por fin las herramientas que necesitan para liderar en lugar de limitarse a reaccionar, y:
- hacer visible todo el “iceberg del FM”;
- acabar con los silos dando acceso a los mismos datos a todos los que forman parte del ecosistema del FM;
- crear alineación a través de la visibilidad compartida;
- permitir decisiones estratégicas basadas en datos, no en suposiciones.
La inteligencia no es sólo tecnología: se trata de fomentar la colaboración, la claridad y el pensamiento estratégico.
Ventajas del FM inteligente
Reducción de los costes operativos
Con la tecnología adecuada, es posible reducir los costes de mantenimiento hasta un 25%, según un estudio de la revista Sustainability sobre la aplicación de la IA en el FM.
Mayor disponibilidad de los activos y eficiencia operativa
Según un informe de Gartner de 2024, el 40% del tiempo de los equipos de FM era dedicado a tareas administrativas, pero con la automatización inherente al FM inteligente, este tiempo puede dedicarse a decisiones críticas y trabajo estratégico.
Optimización de recursos
Al programar de forma más eficiente las tareas de mantenimiento y asignar los recursos en función de la prioridad y criticidad de los activos, el facility management inteligente permite un uso más eficaz de la mano de obra, las piezas y el tiempo de trabajo.
Mejora de la planificación estratégica
Al proporcionar datos detallados sobre el rendimiento de los activos y los costes de mantenimiento, el FM inteligente facilita la planificación estratégica a largo plazo y la toma de decisiones informadas sobre inversiones en activos y recursos.
Supervisión continua y predictiva
Las herramientas tecnológicas ayudan a anticipar fallos, mejorar la gestión del ciclo de vida de los activos y garantizar el cumplimiento de la normativa. El estudio de Sustainability antes citado también concluyó que la IA puede alcanzar una precisión predictiva superior al 90% en la detección de problemas en los equipos y en la estimación del consumo de energía.
La monitorización de la condición de los activos es una parte integral del FM inteligente, ya que permite la recopilación de datos en tiempo real, la monitorización continua de las condiciones de los activos y la detección de cualquier signo de deterioro o fallo potencial. Los datos obtenidos mediante la monitorización de la condición se almacenan en sistemas de análisis avanzados capaces de identificar patrones, tendencias y anomalías que pueden alertar de futuros problemas, permitiendo así evitarlos.
Sistemas interconectados y datos en tiempo real
La integración entre softwares permite una visión global e instantánea de las operaciones.
Retos del facility management inteligente
Integración de sistemas: La implementación de tecnologías como IoT e IA puede requerir la integración de sistemas complejos, lo que puede suponer un reto para algunas organizaciones.
Formación de recursos humanos: Practicar el FM inteligente a menudo requiere que los empleados de la empresa se familiaricen con las nuevas tecnologías y procesos, lo que puede implicar una inversión significativa en capacitación.
Seguridad de los datos: Con la recopilación y el análisis de grandes volúmenes de datos, surge la preocupación por la seguridad y la privacidad de la información, lo que requiere medidas adicionales de protección de datos.
«No debemos olvidar que la necesidad de establecer una forma de hacer facility management más centrada en el ser humano es un reto en sí mismo. Tenemos que empezar a pensar en la colaboración como un medio para trabajar de forma más inteligente y resiliente, construyendo relaciones más sólidas que conduzcan a resultados más duraderos. Y esto requiere el uso de tecnología inteligente.» — Luis Martins, Fundador y Director Técnico de Infraspeak
Colaboración: la clave para desatar el potencial del FM
La colaboración en el FM va más allá de los equipos internos. Se convoca a todo el mundo para ocupar su lugar en un espacio de trabajo común: gestores, técnicos, proveedores, subcontratistas, usuarios de edificios e incluso entidades reguladoras. Sin embargo, gran parte de las empresas del sector siguen operando en entornos fragmentados, con datos dispersos y una comunicación ineficaz.
Esta falta de sintonía entre todos los implicados tiene consecuencias:
- retrasos en las intervenciones;
- riesgo de incumplimiento;
- costes elevados en la gestión de proveedores;
- menos motivación de los trabajadores;
- baja satisfacción del cliente;
La solución pasa por implementar plataformas colaborativas, como Infraspeak, con flujos de trabajo compartidos, datos accesibles en tiempo real y posibilidad de integración con sistemas como BMS y ERP.
¿Todavía tienes dudas sobre el potencial del software colaborativo e inteligente? Comprueba estas cifras medias alcanzadas por las empresas que eligieron Infraspeak:
- 83% de reducción del tiempo medio de reparación
- 66% de reducción de gastos imprevistos
- 91% de mejora en los niveles de cumplimiento
- 60% del trabajo administrativo automatizado
Todo gracias a las avanzadas capacidades del software, que ofrece un espacio de trabajo compartido y canales de comunicación sencillos y ágiles, centralizando la información y manteniendo a todos informados de la situación en todo momento.
Flexibilidad – porque en FM, el cambio es constante
En el mundo impredecible en el que vivimos, los modelos rígidos ya no son suficientes. La flexibilidad en el FM es una ventaja competitiva y, cada vez más, un requisito previo para responder a nuevas demandas, normativas o cambios en el lugar de trabajo; pensemos, por ejemplo, en los retos planteados por la pandemia de COVID-19, con el trabajo remoto e híbrido que, de repente, deja vacías las instalaciones.
Los 3 pilares de una operación flexible
- Sistemas personalizables y escalables: Basados en una plataforma modular que se adapta a la realidad de cada equipo y permite integraciones con IoT, BMS, ERP y otras herramientas.
- Transparencia y colaboración: Permite compartir información con todas las partes interesadas, desde los proveedores hasta los usuarios de las instalaciones.
- Cumplimiento proactivo: Monitorización continua y automática de los activos, garantizando el cumplimiento legal, permitiendo auditorías en tiempo real y la gestión de riesgos y predicciones basadas en datos.
Infraspeak Gear™: Inteligencia que funciona
Retos, cambios, exigencias: así es el día a día de un facility manager. Para navegar por aguas tan turbulentas, estos profesionales necesitan contar con la tecnología adecuada. Es la hora de presentarte Infraspeak Gear™.
Fruto de 5 años de desarrollo continuo, Infraspeak Gear™ es el motor inteligente de la plataforma Infraspeak, diseñado para hacer el FM más eficiente, estratégico y flexible.
Beneficios de Infraspeak Gear™
- Reduce la carga administrativa: Menos tareas repetitivas, más tiempo para lo que importa: con Infraspeak, puedes ahorrar hasta 8 horas a la semana por usuario.
- Proporciona una colaboración integral: Todos los involucrados tienen acceso a la información y la comunicación es ágil.
- Facilita la monitorización de los activos: Permite un seguimiento continuo de los activos basado en el historial y en mediciones automáticas.
- Permite tomar mejores decisiones: Con el análisis de datos y los informes y sugerencias en tiempo real, las decisiones son más rápidas y basadas en hechos, evitando errores y fallos.
- Ofrece escalabilidad: Su diseño modular y su potente capacidad de integración con otros sistemas le permiten adaptarse a tus necesidades específicas y al crecimiento de tus operaciones.
Estas ventajas significan que, en la práctica, Infraspeak Gear™ tiene la capacidad de:
- Automatizar según la lógica ‘si-esto-entonces-eso’.
- Analizar datos, crear informes y sugerir informaciones procesables: ¡el 75% de los usuarios de Infraspeak afirman aplicar estas sugerencias!
- Crear y enviar alertas automáticas – notificando, por ejemplo, cuando un activo no tiene un PPM asignado.
«Infraspeak Gear™ no es un producto tecnológico de moda: es el corazón operativo de nuestra plataforma, probado en el terreno para resolver problemas reales.»
Ha llegado la hora del FM inteligente
La era en la que “apagar fuegos” era la principal función de los facility managers y sus equipos debido a la sobrecarga de trabajo, la falta de una visión operativa integral y la falta de una comunicación clara y eficaz ha terminado. Ha llegado la era del facility management inteligente: un nuevo paradigma en la gestión del mantenimiento, que consiste en:
- Visibilidad y control totales
- Colaboración interdisciplinaria
- Datos procesables
- Flexibilidad operativa
Los equipos que adopten este cambio no sólo aumentarán la eficiencia, sino que también garantizarán la sostenibilidad y competitividad de sus organizaciones. ¿Y lo mejor de todo? Comienza con un simple paso: acceder a inteligencia que funciona.
