{"id":2163,"date":"2019-06-17T14:53:14","date_gmt":"2019-06-17T14:53:14","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/?p=2163"},"modified":"2024-11-26T15:27:05","modified_gmt":"2024-11-26T15:27:05","slug":"gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/pt-pt\/gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o de Documentos e como ela lhe permite reduzir custos"},"content":{"rendered":"
<\/div>

Quantas pizzarias h\u00e1 no Porto? \u00c9 uma pergunta ret\u00f3rica, claro. S\u00e3o demasiadas para contar. Agora pense quantos pap\u00e9is e documentos usa todos os dias na sua empresa. Entre contratos, aven\u00e7as, pol\u00edticas de seguros, or\u00e7amentos, faturas, garantias de documentos, certificados, manuais de instru\u00e7\u00f5es, relat\u00f3rios de manuten\u00e7\u00e3o\u2026 Chegamos \u00e0s dezenas, centenas, milhares? Temos m\u00e1s not\u00edcias: nunca vai melhorar. A tend\u00eancia \u00e9 acumular cada vez mais documentos. Mas h\u00e1 uma boa not\u00edcia: existe cura! O que precisa \u00e9 de mais gest\u00e3o de documentos, uma melhoria que tamb\u00e9m lhe vai permitir reduzir custos. Ao longo deste post, vamos explicar o que \u00e9 a gest\u00e3o de documentos, em que consiste e todas as vantagens que tem para a sua empresa.<\/span><\/p>\n

O que \u00e9 a gest\u00e3o de documentos?<\/b><\/h2>\n

Come\u00e7amos por clarificar alguns conceitos. A gest\u00e3o de documentos consiste essencialmente em tr\u00eas coisas: <\/span>produ\u00e7\u00e3o, uso e armazenamento de registos<\/b>. Mais abaixo, veremos o que sup\u00f5e cada um destes passos. O objetivo \u00e9 que seja um processo mais pr\u00e1tico, r\u00e1pido, menos burocr\u00e1tico, seguro e organizado para lidar com todos os documentos da empresa. O que, no limite, lhe permite reduzir custos.<\/span><\/p>\n

Mas primeiro, um breve esclarecimento. Normalmente s\u00f3 falamos na gest\u00e3o de documentos que se encontram na<\/span> fase corrente<\/span><\/i> e na <\/span>fase intermedi\u00e1ria<\/span><\/i>. Ou seja, registos atuais a que precisamos de aceder facilmente, como garantias ou contratos ativos (fase corrente). Mas tamb\u00e9m h\u00e1 documentos que t\u00eam de ficar armazenados com seguran\u00e7a, como o contrato social da empresa ou a certid\u00e3o permanente (fase intermedi\u00e1ria). <\/span><\/p>\n

Por\u00e9m, podemos falar de forma mais alargada em armazenamento de documentos, o que inclui arquivos hist\u00f3ricos ou documentos que, no futuro, far\u00e3o parte de um arquivo hist\u00f3rico. Ao longo deste artigo, tocaremos neste ponto algumas vezes.<\/span><\/p>\n

Fases da gest\u00e3o de documentos<\/b><\/h2>\n
    \n
  1. A primeira fase da gest\u00e3o de documentos \u00e9 a <\/span>captura <\/b>(\u201cprodu\u00e7\u00e3o\u201d). Quando se trata de um documento que existe em formato f\u00edsico, a captura implica a <\/span>desmaterializa\u00e7\u00e3o.<\/b> Isto \u00e9, a informa\u00e7\u00e3o deve ser inserida numa base de dados ou o documento \u00e9 digitalizado na sua totalidade. Tudo se transforma, portanto, em documenta\u00e7\u00e3o digital. (Se o documento j\u00e1 for um documento digital, por ex. uma factura eletr\u00f3nica, este primeiro passo n\u00e3o existe e saltamos para o ponto 2.)<\/span><\/li>\n
  2. A seguir, h\u00e1 uma normaliza\u00e7\u00e3o ou<\/span> indexa\u00e7\u00e3o<\/b> do documento eletr\u00f3nico (\u201cuso\u201d). Ou seja: primeiro, o documento \u00e9 classificado conforme a sua natureza. Depois, \u00e9 indexado para publica\u00e7\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o, encaminhamento ou reencaminhamento.<\/span><\/li>\n
  3. A \u00faltima fase \u00e9 a <\/span>arquiva\u00e7\u00e3o<\/b> (\u201carmazenamento\u201d). A partir do momento em que o documento entra no arquivo, fica dispon\u00edvel para consulta de todos os funcion\u00e1rios que tenham as permiss\u00f5es de seguran\u00e7a adequadas.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Qual \u00e9 o objetivo da gest\u00e3o de documentos?<\/b><\/h2>\n

    \u00c0 primeira vista, transformar todos os registos em documenta\u00e7\u00e3o digital pode parecer excessivo. Mas quando temos em considera\u00e7\u00e3o os objetivos da gest\u00e3o de documentos e as suas vantagens, a desmaterializa\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 um pre\u00e7o muito baixo a pagar. <\/span><\/p>\n

    No entanto, esse passo pode ser minimizado ao aderir \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o digital. Tudo come\u00e7a com pequenos passos: faturas eletr\u00f3nicass, assinaturas digitais, aderir a um software de manuten\u00e7\u00e3o que dispense as notas manuais, usar mais SaaS e preferir certificados eletr\u00f3nicos. <\/span><\/p>\n

    Otimiza\u00e7\u00e3o dos registos<\/b><\/h3>\n

    Um dos principais objetivos da gest\u00e3o de documentos \u00e9 a otimiza\u00e7\u00e3o dos registos. Tanto para os registos atuais, dos assuntos correntes, como para os registos hist\u00f3ricos. Se tivermos em conta que 15% dos documentos se perdem (!), torna-se claro que a otimiza\u00e7\u00e3o passa por centralizar todos os arquivos num s\u00f3 lugar. Antes de come\u00e7ar a procurar, temos de saber onde. <\/span><\/p>\n

    Organiza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/b><\/h3>\n

    A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 outro dos principais objetivos da gest\u00e3o de documentos. A documenta\u00e7\u00e3o digital deve ser organizada em categorias – por exemplo, contratos, garantias, faturas e recibos, relat\u00f3rios internos e por a\u00ed em diante. Assim, torna-se ainda mais f\u00e1cil encontrar exatamente aquilo que procura.<\/span><\/p>\n

    Armazenamento de registos <\/b><\/h3>\n

    O objetivo \u00e9 armazenar todos os registos num s\u00edtio s\u00f3, mas onde? Lidamos com tantos documentos no nosso dia-a-dia que, ao fim de algum tempo, n\u00e3o h\u00e1 espa\u00e7o f\u00edsico suficiente. Ent\u00e3o, colocamos duas hip\u00f3teses. A mais comum \u00e9 o <\/span>armazenamento em nuvem – <\/b>e como a maioria dos SaaS j\u00e1 usa o armazenamento em <\/span>cloud,<\/span><\/i> pode fazer a arquiva\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica. <\/span><\/p>\n

    A outra op\u00e7\u00e3o \u00e9 o microfilme, que \u00e9 utilizado em bibliotecas e em arquivos distritais para preservar documenta\u00e7\u00e3o antiga, como registos de nascimento ou censos. Estima-se que o microfilme resista 500 anos e ocupa muito pouco espa\u00e7o. Qualquer uma destas duas op\u00e7\u00f5es permite fazer um acervo hist\u00f3rico da empresa e <\/span>preservar a mem\u00f3ria <\/b>para gera\u00e7\u00f5es futuras. <\/span><\/p>\n

    Se acha que isto n\u00e3o vale a pena para um \u201csimples\u201d hotel, pense duas vezes. Lembre-se que h\u00e1 hot\u00e9is como o <\/span>Vidago Palace<\/span>, que se tornaram hist\u00f3ricos e emblem\u00e1ticos no transcorrer do tempo. Muitos dos h\u00f3spedes, assim com as obras para manter a estrutura original, s\u00e3o dignos de registo. <\/span><\/p>\n

    Acessibilidade da informa\u00e7\u00e3o <\/b><\/h3>\n

    Sem d\u00favida que um dos maiores objetivos (e vantagens) da gest\u00e3o de documentos \u00e9 a acessibilidade da informa\u00e7\u00e3o. Ou seja, qualquer registo pode ser consultado rapidamente, por qualquer pessoa com as permiss\u00f5es certas. No caso do armazenamento em <\/span>cloud<\/span><\/i>, fica dispon\u00edvel a partir de qualquer lugar – \u00e9 ideal para empresas que gerem diversas infraestruturas e\/ou sucursais e para quem a partilha de documentos \u00e9 essencial.<\/span><\/p>\n

    Padroniza\u00e7\u00e3o dos processos<\/b><\/h3>\n

    O \u00faltimo objetivo da gest\u00e3o de documentos \u00e9 padronizar os processos. Por outras palavras: ao p\u00f4r um sistema de documenta\u00e7\u00e3o em pr\u00e1tica, a empresa come\u00e7a a seguir sempre a mesma norma. Qualquer documento novo \u00e9 digitalizado, categorizado, classificado e fica dispon\u00edvel para consulta. A partir da\u00ed, todos os funcion\u00e1rios sabem onde o encontrar.<\/span><\/p>\n

    Entretanto, n\u00e3o podemos esquecer as etapas entre a indexa\u00e7\u00e3o e o armazenamento. Imagine um documento que precisa de ser assinado por diversos gestores. Passa a ser poss\u00edvel enviar o documento e uma notifica\u00e7\u00e3o imediata para os respons\u00e1veis. Por sua vez, estes podem emitir uma assinatura digital. No final, reencaminham para o destinat\u00e1rio final ou arquivam, conforme seja necess\u00e1rio. O importante \u00e9 estabelecer um padr\u00e3o.<\/span><\/p>\n

    Quais s\u00e3o as finalidades e vantagens da documenta\u00e7\u00e3o digital?<\/b><\/h2>\n

    Se todos os objetivos que mencionamos acima forem cumpridos, a gest\u00e3o de documentos ter\u00e1 um impacto profundo no funcionamento da empresa. Estas s\u00e3o as mudan\u00e7as que pode esperar no dia-a-dia: <\/span><\/p>\n

    Mais rapidez<\/b><\/h3>\n

    Sabia que passamos, em m\u00e9dia, 12% do tempo \u00e0 procura de documentos? Encontrar aquele email, o relat\u00f3rio de contas do ano passado, aquela factura que \u00e9 preciso enviar ao departamento de contabilidade ASAP. Ter um arquivo organizado vai diminuir a quantidade de tempo que passamos \u00e0 procura dos arquivos certos – e mais rapidez equivale a mais produtividade. <\/span><\/p>\n

    Menos burocracia<\/b><\/h3>\n

    A outra consequ\u00eancia diretaa de ter informa\u00e7\u00e3o mais acess\u00edvel \u00e9 menos <\/span>burocracia<\/span>. Diminuir a burocracia \u00e9 uma das principais lutas para aumentar a produtividade, j\u00e1 que o tempo que gastamos a preencher formul\u00e1rios e autoriza\u00e7\u00f5es nunca mais se vai recuperar. <\/span><\/p>\n

    Poupan\u00e7a de espa\u00e7o<\/b><\/h3>\n

    Manter todos os documentos em formato f\u00edsico n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel. A certa altura, um armaz\u00e9m n\u00e3o seria suficiente para manter todos os documentos relacionados apenas com a manuten\u00e7\u00e3o do pr\u00f3prio armaz\u00e9m! Arquivar todos os documentos em cloud permite poupar espa\u00e7o e dizer adeus \u00e0s pastas e dossiers com lugar cativo nas estantes do escrit\u00f3rio.<\/span><\/p>\n

    Diminuir a pegada ecol\u00f3gica<\/b><\/h2>\n

    Uma das coisas que mais contribui para a pegada ecol\u00f3gica das empresas \u00e9 o gasto de papel. Os documentos digitais v\u00e3o ajudar a sua empresa a poupar papel (mesmo que n\u00e3o o elimine completamente) e a evitar o desperd\u00edcio. A partir do momento em que os documentos est\u00e3o todos devidamente arquivados e acess\u00edveis, acabam-se as fotoc\u00f3pias desnecess\u00e1rias, os documentos duplicados e outros pequenos atentados contra o nosso planeta.<\/span><\/p>\n

    Mais seguran\u00e7a dos arquivos<\/b><\/h3>\n

    Um dos maiores problemas dos documentos em papel \u00e9 danificarem-se com imensa facilidade. A simples passagem do tempo acaba por apagar a tinta, e a informa\u00e7\u00e3o que quer\u00edamos guardar desvanece-se. Quem nunca teve de pedir uma segunda via da factura porque a original estava ileg\u00edvel?<\/span><\/p>\n

    Os problemas com humidade s\u00e3o outro obst\u00e1culo; uma simples infiltra\u00e7\u00e3o de \u00e1gua \u00e9 o suficiente para deixar toneladas de papel em pasta. E quantos arquivos hist\u00f3ricos se perderam para sempre devido a inc\u00eandios? Armazenar os arquivos em cloud ou microfilme oferece mais seguran\u00e7a do que confiar na resist\u00eancia do papel. <\/span><\/p>\n

    Mais facilidade em elaborar relat\u00f3rios<\/b><\/h3>\n

    Comparar gastos, o tempo de downtime, a evolu\u00e7\u00e3o do tempo m\u00e9dio entre avarias\u2026 H\u00e1 tantos relat\u00f3rios que um gestor de manuten\u00e7\u00e3o pode ter de apresentar \u00e0 administra\u00e7\u00e3o. Mas claro, \u00e9 sempre mais f\u00e1cil comparar com per\u00edodos hom\u00f3logos quando toda a informa\u00e7\u00e3o est\u00e1 arquivada, gravada e organizada. <\/span><\/p>\n

    Redu\u00e7\u00e3o de custos com a gest\u00e3o de documentos<\/b><\/h3>\n

    Tendo em conta todas estas vantagens da gest\u00e3o de documentos, torna-se evidente que acaba por resultar numa redu\u00e7\u00e3o de custos. <\/span><\/p>\n

    Procurar documentos \u00e9 uma das 10 atividades que mais tempo consome \u00e0s empresas – 12% do nosso tempo, em m\u00e9dia. Ao diminuir o tempo que cada trabalhador demora \u00e0 procura de documentos, aumentamos a efici\u00eancia e, acima de tudo, a produtividade. A partir daqui, chegamos \u00e0 forma mais simplificada da equa\u00e7\u00e3o: <\/span>mais produtividade \u00e9 igual a mais lucro.<\/b><\/p>\n

    Ent\u00e3o, a primeira grande poupan\u00e7a que fazemos \u00e9 nos recursos humanos. Embora n\u00e3o seja apenas uma quest\u00e3o de trabalhar mais r\u00e1pido. Em alguns casos tamb\u00e9m vamos trabalhar menos, sempre que seja poss\u00edvel sincronizar diferentes softwares para arquivarem a informa\u00e7\u00e3o na localiza\u00e7\u00e3o correcta. <\/span><\/p>\n

    A segunda grande vantagem \u00e9 a poupan\u00e7a de recursos. Em termos de recursos f\u00edsicos, aderir a documentos digitais significa uma poupan\u00e7a de espa\u00e7o incr\u00edvel – e n\u00e3o nos podemos esquecer que o espa\u00e7o equivale a ouro em cidades como Londres, Paris ou at\u00e9 Lisboa. Depois h\u00e1 outras pequenas poupan\u00e7as: em papel, em materiais de arquivo, carimbos e outros cl\u00e1ssicos de escrit\u00f3rio.<\/span><\/p>\n

    Como estabelecer uma pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos<\/b><\/h2>\n

    Claro que n\u00e3o pode introduzir a gest\u00e3o de documentos na sua empresa sem criar primeiro uma pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos. Obviamente, os detalhes da pol\u00edtica que adoptar dependem do tamanho da empresa, do tipo de documentos com que lidam e das suas prioridades. Ainda assim, h\u00e1 tr\u00eas etapas essenciais pelas quais todas as empresas t\u00eam de passar.<\/span><\/p>\n

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    • \n

      Definir um sistema<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      A parte mais dif\u00edcil de estabelecer uma pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos \u00e9 definir um sistema. Primeiro tem de decidir que tipo de armazenamento procura e se precisa de um ERP (Enterprise Resource Planning) personalizado. Depois, deve definir quais s\u00e3o as vari\u00e1veis que o sistema de pesquisa vai assumir. Pense numa biblioteca em que pode procurar o livro por autor, t\u00edtulo ou ano de publica\u00e7\u00e3o. Aqui, quais ser\u00e3o as formas de chegar a cada um dos documentos? <\/span><\/p>\n

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        Quem pode solicitar documentos e como<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n

        Evidentemente que a inten\u00e7\u00e3o \u00e9 tornar a informa\u00e7\u00e3o mais acess\u00edvel a todos, mas h\u00e1 documentos que se devem manter confidenciais. Para isso pode criar perfis de utilizador e diferentes n\u00edveis de seguran\u00e7a, para que apenas algumas pessoas tenham acesso a qualquer documento. No caso de manter alguns arquivos em suporte f\u00edsico, estabele\u00e7a uma pol\u00edtica para assegurar a sua manuten\u00e7\u00e3o (por exemplo, n\u00e3o retirar os documentos das instala\u00e7\u00f5es, n\u00e3o fotografar\/ partilhar com terceiros, etc.) <\/span><\/p>\n

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        • \n

          Quem insere os documentos e quem recebe notifica\u00e7\u00f5es<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n

          Em muitas empresas, qualquer funcion\u00e1rio pode inserir novos documentos. No entanto, deve existir um protocolo sobre como o fazer, para que o documento seja categorizado e classificado de maneira eficaz. Caso contr\u00e1rio, 90% dos documentos podem acabar mal-classificados! Tamb\u00e9m deve definir quem tem autoriza\u00e7\u00e3o para alterar ou apagar documentos e quem recebe notifica\u00e7\u00f5es dessas altera\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

          Nunca foi poss\u00edvel ter tanta informa\u00e7\u00e3o sobre as tarefas de manuten\u00e7\u00e3o da sua empresa como agora. O \u00fanico problema \u00e9, como a guardar? Por isso, acreditamos que a gest\u00e3o de documentos \u00e9 uma mais-valia para organizar toda a documenta\u00e7\u00e3o que quer partilhar com a sua equipa. <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          Veja como a gest\u00e3o de documentos, quando bem feita, pode assegurar mais agilidade, efici\u00eancia e reduzir custos nas rotinas e processos de uma empresa.<\/p>\n","protected":false},"author":54,"featured_media":1898,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":"","_wp_rev_ctl_limit":""},"categories":[373,351],"tags":[301,100],"class_list":["post-2163","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-facility-management","category-gestao-de-ativos","tag-documentos","tag-gestao"],"yoast_head":"\nGest\u00e3o de Documentos e como ela lhe permite reduzir custos • Infraspeak Blog<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Veja como a gest\u00e3o de documentos, quando bem feita, pode assegurar mais agilidade, efici\u00eancia e reduzir custos nas rotinas e processos de uma empresa.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, 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