{"id":15538,"date":"2022-09-16T10:27:18","date_gmt":"2022-09-16T10:27:18","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/?p=15538"},"modified":"2025-03-10T12:52:18","modified_gmt":"2025-03-10T12:52:18","slug":"checklist-gestao-espaco-trabalho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/pt-pt\/checklist-gestao-espaco-trabalho\/","title":{"rendered":"A checklist do gestor para uma excelente gest\u00e3o do espa\u00e7o de trabalho"},"content":{"rendered":"
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Agilidade, flexibilidade… como facility manager ou gestor do espa\u00e7o de trabalho, deve ouvir estas palavras todos os dias. O que n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o evidente \u00e9 como alcan\u00e7\u00e1-las e estar \u00e0 altura das expectativas. Com esta checklist, esperamos poder ajud\u00e1-lo na transi\u00e7\u00e3o para um modelo de gest\u00e3o flex\u00edvel<\/strong> e apto ao espa\u00e7o de trabalho h\u00edbrido<\/strong>, passo a passo.
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Comece pelo princ\u00edpio: em que ponto est\u00e1 a sua empresa?<\/span><\/h2>\n

Nomeie uma equipa para definir a estrat\u00e9gia
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Pensa que pode mudar o espa\u00e7o de trabalho sozinho? Pense outra vez. Uma ditadura n\u00e3o \u00e9 uma boa estrat\u00e9gia para criar um espa\u00e7o colaborativo! Nomeie uma equipa com gestores, designers, l\u00edderes e at\u00e9 funcion\u00e1rios para garantir que todas as necessidades s\u00e3o atendidas.<\/span><\/p>\n

Recolha informa\u00e7\u00f5es sobre o espa\u00e7o
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Quando se pretende construir um espa\u00e7o de trabalho eficiente e agrad\u00e1vel, \u00e9 necess\u00e1rio recolher informa\u00e7\u00f5es. Que \u00e1reas s\u00e3o mais utilizadas? Quantas pessoas est\u00e3o, em m\u00e9dia, em cada sala? E durante quanto tempo? Compreender o comportamento dos trabalhadores \u00e9 essencial para planear um layout<\/em> que acomode toda a gente.<\/span><\/p>\n

Fa\u00e7a um inqu\u00e9rito aos funcion\u00e1rios
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Realizar um inqu\u00e9rito a todos os funcion\u00e1rios \u00e9 uma boa ideia para conseguir corresponder \u00e0s expectativas e recolher informa\u00e7\u00f5es sobre como melhorar a experi\u00eancia dos funcion\u00e1rios. No entanto, \u00e9 melhor que os funcion\u00e1rios fa\u00e7am o inqu\u00e9rito enquanto<\/em> est\u00e3o a trabalhar ou quando acabam de sair de uma reuni\u00e3o. Desta forma, v\u00e3o-se lembrar exatamente do que funciona e do que n\u00e3o funciona.<\/span><\/p>\n

Pondere fazer uma auditoria
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Outra ideia que pode valer a pena \u00e9 uma auditoria. Se n\u00e3o existe nenhum, fa\u00e7a um invent\u00e1rio do equipamento e das estruturas do edif\u00edcio (por exemplo, quantas secret\u00e1rias, monitores, salas de confer\u00eancia). Depois, pode fazer a correspond\u00eancia com os fluxos de trabalho habituais e monitorizar como s\u00e3o os comportamentos di\u00e1rios dos funcion\u00e1rios.<\/span><\/p>\n

Recorra \u00e0 tecnologia inteligente
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Entre o primeiro e o segundo passo, talvez tenha reparado que n\u00e3o disp\u00f5e de muita informa\u00e7\u00e3o. Se for esse o caso, explore op\u00e7\u00f5es para recolher mais dados. A utiliza\u00e7\u00e3o de tecnologia inteligente pode ajud\u00e1-lo a analisar a utiliza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o de trabalho ao mesmo tempo que melhora a experi\u00eancia dos funcion\u00e1rios, e at\u00e9 a poupar energia!<\/span><\/p>\n

Ajuste-se ao espa\u00e7o de trabalho em constante mudan\u00e7a<\/span><\/h2>\n

Melhore a flexibilidade com a tecnologia certa
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Um espa\u00e7o de trabalho h\u00edbrido precisa de ser flex\u00edvel. 71% dos funcion\u00e1rios<\/a> esperam que o seu local de trabalho tenha um design flex\u00edvel. Isto permite estilos de trabalho ‘baseados na escolha’ – quando v\u00e3o para o escrit\u00f3rio, durante quanto tempo e onde gostariam de trabalhar. O software<\/em> de reserva \u00e9 indispens\u00e1vel para melhorar a experi\u00eancia dos funcion\u00e1rios e proporcionar “assentos flex\u00edveis”.<\/span><\/p>\n

Tamb\u00e9m deve ter em considera\u00e7\u00e3o a integra\u00e7\u00e3o de software<\/em>. As salas precisam de ser preparadas quando algu\u00e9m as reserva, por exemplo. Tamb\u00e9m pode querer instalar cabines para videochamadas e adoptar tecnologia que aproxime os trabalhadores h\u00edbridos. Mas, acima de tudo, vai querer investir em software<\/em> e equipamentos que sejam \u00e1geis e capazes de se transformar \u00e0 medida que as necessidades da sua empresa mudam.<\/span><\/p>\n

Comprometa-se com a sustentabilidade
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A sustentabilidade pode parecer um pequeno desvio, mas faz sentido. Cerca de 65% dos trabalhadores<\/a> dizem ser mais prov\u00e1vel trabalharem para uma empresa com fortes pol\u00edticas ambientais.<\/strong> Felizmente, isso \u00e9 algo que os espa\u00e7os de trabalho h\u00edbridos e inteligentes podem melhorar drasticamente. E, quando os funcion\u00e1rios sentem que a empresa est\u00e1 alinhada com os seus pr\u00f3prios valores, tornam-se mais empenhados.<\/span><\/p>\n

D\u00ea prioridade \u00e0 sa\u00fade e ao bem-estar
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Os dados dos sensores podem permitir-lhe saber se as pessoas se est\u00e3o a juntar demasiado num s\u00f3 lugar e sem distanciamento social. Portanto, conhecer os h\u00e1bitos dos funcion\u00e1rios pode ajud\u00e1-lo a redesenhar e promover o bem-estar. Ao mesmo tempo, pode oferecer programas de bem-estar que incluem aulas de yoga, lanches mais saud\u00e1veis a meio do dia e outros b\u00f3nus que melhoram o conforto e a felicidade.<\/span><\/p>\n

Atualize o layout<\/em> do espa\u00e7o de trabalho para melhorar a reten\u00e7\u00e3o de talento
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Acha que algu\u00e9m quer trabalhar em cub\u00edculos? Claro que n\u00e3o. Mas os escrit\u00f3rios em formato “open space” tamb\u00e9m n\u00e3o s\u00e3o perfeitos. Os “open spaces” diminuem a produtividade e deixam os trabalhadores moralizados<\/strong><\/a>, porque tendem a afastar-se dos colegas. Quando h\u00e1 pouco espa\u00e7o entre si, os funcion\u00e1rios\u00a0<\/span>tendem a interagir mais atrav\u00e9s de e-mail e mensagens do que em conversas cara a cara. Um bocadinho surpreendente, n\u00e3o \u00e9?<\/span><\/p>\n

Mas, bem vistas as coisas, ningu\u00e9m quer trabalhar num s\u00edtio onde todos podem dar uma espreitadela para o ecr\u00e3 do computador ou ouvir o que est\u00e1 a dizer ao telefone! Alguns trabalhadores chegam mesmo a ressentir os quadros superiores por terem direito a um escrit\u00f3rio privado. Agora, pense bem nisto: 1 em cada 8 trabalhadores de escrit\u00f3rios “open space” nos Estados Unidos diz que a disposi\u00e7\u00e3o do escrit\u00f3rio os levou a considerar deixar o trabalho.\u00a0<\/strong><\/p>\n

Planeie formas das pessoas se relacionarem
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Querer alguma privacidade n\u00e3o significa que as pessoas n\u00e3o queiram socializar. Um estudo concluiu que 40% dos trabalhadores<\/a> se sentem sozinhos “sempre” ou “muito frequentemente”. Os seres humanos precisam de contactos sociais! Contudo, e mais uma vez de forma surpreendente, um estudo da Accenture<\/a> revelou que quem trabalho no escrit\u00f3rio se sente “menos conectado” do que os colegas em trabalho remoto.<\/strong><\/p>\n

Portanto, os gestores do espa\u00e7o de trabalho precisam de encorajar a comunica\u00e7\u00e3o entre os funcion\u00e1rios. O software<\/em> colaborativo est\u00e1 no centro da comunica\u00e7\u00e3o no escrit\u00f3rio, mas tamb\u00e9m \u00e9 importante dispor de espa\u00e7os onde as pessoas possam fazer brainstorming<\/em> e reunir-se. Os eventos sociais tamb\u00e9m podem ser uma oportunidade de conhecer novos colegas e pessoas de outros departamentos. N\u00e3o se esque\u00e7a que, muitas vezes, a partilha de experi\u00eancias \u00e9 os nos leva a experimentar novos processos!<\/span><\/p>\n

Cuidado com\u00a0vieses inconscientes
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H\u00e1 algumas coisas que, subconscientemente, t\u00eam impacto na produtividade dos funcion\u00e1rios. Por exemplo, as plantas no escrit\u00f3rio podem tornar os trabalhadores 15% mais produtivos<\/a>. Algumas cores, como o vermelho e o amarelo, podem aumentar a sensa\u00e7\u00e3o de calor e induzir stress<\/a>. No entanto, o branco tamb\u00e9m pode fazer com que as pessoas se sintam como se estivessem num ambiente hospitalar… \u00c9 altamente recomend\u00e1vel trabalhar com um designer de espa\u00e7os de trabalho que esteja consciente destas nuances.<\/span><\/p>\n

O futuro: mantenha-se atento aos indicadores<\/span><\/h2>\n

Prepare-se para a evolu\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o de trabalho
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Os escrit\u00f3rios modernos foram criados nos anos 60<\/a>. No c\u00f4mputo geral, os “espa\u00e7os de trabalho h\u00edbridos” ainda s\u00e3o algo novo. As pessoas regressaram ao escrit\u00f3rio com expectativas diferentes, mas a sua nova forma de trabalhar ainda est\u00e1 a evoluir. Por isso, \u00e9 uma boa estrat\u00e9gia manter-se atento aos indicadores e compreender a evolu\u00e7\u00e3o das necessidades e dos padr\u00f5es de trabalho dos funcion\u00e1rios. Tamb\u00e9m pode consultar os dirigentes da empresa de vez em quando.<\/span><\/p>\n

Para ajustar e melhorar a sua estrat\u00e9gia para o espa\u00e7o de trabalho<\/a> ao longo do tempo, vai querer manter-se a par da:
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