A Optima Facility é uma empresa de Facility Management e Manutenção com mais de 2.000 centros operacionais em Espanha e mais de 6.000 funcionários. A maioria dos clientes tem técnicos a trabalhar no local, com dedicação exclusiva a esse contrato de manutenção, mas também existe uma unidade móvel com 6 técnicos para apoiar tarefas especializadas e prestar serviços a clientes que não têm técnicos permanentemente nas suas instalações. Apesar do modelo de negócio estar bem estabelecido, pretendiam mudar a gestão de operações.
A Optima acredita que a frase “sempre fizemos assim” é uma das mais perigosas que se podem dizer nos negócios.
Tal como muitas empresas da mesma dimensão, o principal desafio que a Optima enfrentava era a centralização da informação. Sem uma tecnologia que recolhesse todos os dados, o controlo das operações e a comunicação com a equipa no terreno eram pouco ágeis. Então, os gestores da Optima começaram a procurar a melhor forma de gerir todo o inventário.
No início, acharam que a solução estava num novo CMMS. O software tinha de:
- funcionar plenamente em mobile e ter uma função de geolocalização;
- centralizar a informação de todos os ativos;
- reduzir a quantidade de papel e digitalizar o trabalho;
- ajudar a desenvolver planos de manutenção para cada cliente;
- recolher mais dados sobre as operações, para cruzar a informação com os planos de manutenção, as ordens de trabalho e os custos de cada contrato.
A solução que encontraram não foi um CMMS, mas sim a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) da Infraspeak. Além dos requisitos técnicos e da flexibilidade que a plataforma lhes oferece, havia mais uma coisa que nos unia. Um dos valores da Optima Facility sempre foi a inovação. A empresa propõe-se a criar uma harmonia entre tecnologia, pessoas e processos. E essa é uma filosofia que partilhamos.
Juntaram-se à revolução da manutenção inteligente em 2020. Apesar da pandemia, que atrasou o processo, implementaram a plataforma da Infraspeak em apenas 4 meses. O onboarding decorreu ao longo de 5 reuniões remotas e um curso presencial de 1 dia, em Barcelona, com diferentes sessões para gestores e técnicos.
Sem surpresas, começaram pela unidade móvel. Agora, não só conseguem comunicar melhor através da aplicação da Infraspeak, como também podem atribuir tarefas aos técnicos segundo a sua localização, por exemplo. Nas reparações em que cada minuto conta, reagem muito mais rápido.
Esta unidade já tem 76 clientes, 94 edifícios e 1000 ativos registados na plataforma, 92.9% dos quais identificados com uma etiqueta NFC. Os técnicos conseguem aceder logo a toda a informação sobre cada equipamento na app móvel, incluindo os manuais de utilizador e os registos de reparações anteriores.
A maior capacidade de reação e a facilidade com que acedem a todos estes dados refletem-se no tempo médio de reparação. A unidade móvel tornou-se mais eficiente, fecha as ordens de trabalho mais rápido e otimizou os seus recursos. Mas esperam melhorar ainda mais no futuro, com a adoção do Infraspeak Direct para o reporte de avarias em determinados clientes.
Uma vantagem acrescida das etiquetas NFC é assegurar a presença dos técnicos no local. Esta funcionalidade traz mais transparência às operações da Optima, já que os clientes podem verificar quando, e durante quanto tempo, foi feita cada uma das tarefas de manutenção. Por outro lado, a Optima consegue ajustar cada contrato de manutenção exatamente ao número de ativos abrangidos e ao trabalho que requer.
Ao ter todo o inventário registado e digitalizado na Infraspeak, os gestores da Optima podem monitorizar todos os edifícios, o histórico de intervenções e a conformidade com os planos de manutenção. Depois, também integram esta informação com os custos, vendas e relatórios de cada cliente.
Ainda é demasiado cedo para falar em números, mas Antonio Sánchez Ródenes, gestor de serviços técnicos, garante:
“Em comparação ao software anterior, com a Infraspeak perdemos muito menos informação. Além disso, a plataforma permite rever cada trabalho com facilidade e ajustar planos e recursos da melhor forma.”
O desafio agora é expandir a Infraspeak da unidade móvel aos milhares de centros operativos da Optima por todo o território espanhol. Contudo, já apresentam a plataforma a todos os clientes que ainda não tenham um CMMS ou outro software de gestão de manutenção.
E a seguir? Para além dos planos de manutenção preventiva, Antonio Sánchez revela que pretende gerir todos os processos de manutenção corretiva através da Infraspeak.
O próximo passo, contudo, é integrar a Infraspeak com o software de Business Intelligence e outras ferramentas de gestão para fazer a análise das operações, gerir compras e organizar toda a informação sobre os equipamentos sem recorrer ao papel. Para uma empresa cuja prioridade é a harmonia, “integração” é a palavra-chave do futuro.
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