Os resultados do nosso inquérito estão aí e falam por si: nenhuma das equipas de FM que entrevistámos trababalhava com um conjunto de KPI verdadeiramente estratégico e abrangente. Nenhuma. O mais interessante é que as equipas de FM tendem a ser muito seletivas quanto aos KPI que acompanham — e isso, por si só, não é mau. Afinal, tentar medir tudo e mais alguma coisa é um erro comum. Mas essa seleção ‘criteriosa’ só faz sentido se os indicadores escolhidos forem realmente relevantes para o negócio. E não são. Métricas essenciais estão a ser completamente ignoradas. Entre as omissões mais evidentes estão as métricas de sustentabilidade, desempenho de fornecedores e conformidade.

Estará a negligenciar as mesmas métricas cruciais que os seus pares?
Descarregue o relatório para descobrir o que lhe está a escapar e compare o seu desempenho. 

Eis as três principais razões pelas quais as equipas de FM estão a falhar na monitorização do desempenho.

1. Excesso de métricas operacionais

Ao criar um dashboard de KPI, há algumas regras fundamentais. Primeiro, elimine as métricas de ‘vaidade’ — aquelas que alimentam o ego, mas não produzem resultados empresariais relevantes. Segundo, assegure que os KPI estão equilibrados — não deve dar demasiada ênfase a uma área em detrimento das outras.

No nosso relatório, identificámos três KPI principais:

  • Eficiência operacional, acompanhada por 76% dos inquiridos.
  • Poupança de custos, considerada um indicador-chave por 67%.
  • Satisfação do cliente, priorizada por 58% dos participantes.

Nota um padrão? Todas estas métricas são operacionais — e isso não é coincidência. Os profissionais de FM estão tão focados em atingir objetivos de curto prazo que têm pouca capacidade para ver — e ainda menos para abordar — o que vai para além disso. Sustentabilidade, conformidade, retenção de talento, desempenho de fornecedores… a lista não acaba.

Embora tanto os KPI estratégicos como os operacionais sejam vitais, é essencial manter um equilíbrio. Afundar-se nos detalhes das operações diárias faz desaparecer a visão de longo prazo. Mas perseguir ambições elevadas sem uma execução sólida no dia a dia fará com que elas permaneçam apenas isso — ambições.

2. Os dashboards não são estratégia

Para que os KPI tenham valor, devem fornecer informações críticas e relevantes para o negócio. Quando se sabe o que a empresa procura alcançar, é possível selecionar os KPI adequados para acompanhar o progresso em direção a esse objetivo. Mas, para a maioria das equipas de FM, a história termina aqui — porque lhes falta, precisamente, essa clareza.

Parte do problema é que muitas empresas confundem KPI com dashboards. Os dashboards monitorizam operações, sinalizam problemas imediatos e acompanham o desempenho. Não são estratégia.

O painel do seu carro avisa-o de que o nível do óleo está baixo. Os seus KPI devem indicar-lhe se está a conduzir na direção certa. No entanto, muitas empresas não distinguem uma coisa da outra e continuam ocupadas com ‘alertas’ aleatórios do dia a dia — o ruído do carro — sem nunca definir o destino final.

Os verdadeiros KPI não se limitam a medir o desempenho. Devem estar sempre diretamente ligados à intenção estratégica.

Se a sua estratégia de gestão de ativos passa por abandonar soluções personalizadas para cada instalação e passar a escalar com práticas uniformes, então, por que razão continua a monitorizar as receitas ou os índices de satisfação específicos de cada local? Esses dados já não são KPI estratégicos.

O seu foco devem ser agora indicadores como a taxa de adoção de soluções padronizadas, a redução de custos ao nível do portfólio ou o tempo necessário para implementar práticas standard em novas instalações.

3. Os KPI são difíceis de implementar

Vamos supor que tem uma estratégia empresarial bem definida e um conjunto de KPI que reflete essa estratégia. O seu  principal objetivo talvez seja ajudar os seus clientes a atingir a neutralidade carbónica nas suas instalações. Para apoiar esse objetivo, definiu um conjunto claro de métricas de sustentabilidade, juntamente com métricas de conformidade que garantem que os fornecedores cumprem os seus padrões.

Mas, a partir daí, o processo complica-se. Os inquiridos enfrentam obstáculos significativos na medição e na comunicação do desempenho. Metade dos inquiridos referiu falta de recursos para a elaboração de relatórios. Quase outros tantos (48%) apontaram métodos de recolha de dados inadequados.

O facility management é, sem dúvida, complexo. Essa complexidade reflete-se na enorme quantidade de dados gerados — ao longo da cadeia de fornecimento, dispositivos IoT, ativos, ordens de trabalho, finanças, controlo de custos, feedback de clientes e muito mais.

Esses dados estão dispersos por vários sistemas e locais, são geridos por diferentes equipas dentro e fora da empresa, e armazenados em diversos formatos. Reunir toda essa informação para análise é um processo moroso, desafiante e propenso a erros.

Em suma: mesmo com uma estratégia clara e métricas bem definidas, não se alcança o sucesso sem um sistema robusto que suporte tudo isso.

Tem dificuldades com KPI? Não está seguro da sua visão? Ou talvez tenha a visão, mas falta-lhe o sistema para a concretizar? No nosso relatório explicamos tudo. Destacamos as áreas onde o FM precisa de evoluir para aproveitar oportunidades promissoras e construir uma estratégia preparada para o futuro. Descarregue o relatório aqui.