A maioria dos facility managers precisa contratar diversos fornecedores: técnicos de manutenção, zeladores, seguranças, eletricistas, empresas de AVAC… e dezenas de outros serviços necessários no dia a dia da empresa. Por isso, gerenciar e monitorar todos estes contratos é essencial para controlar custos e evitar danos. Então, como funciona a gestão do ciclo de vida dos contratos?
O que é a gestão de ciclo de vida dos contratos?
A gestão do ciclo de vida dos contratos também é conhecida pela sigla CLM (do inglês “contract lifecycle management”). A CLM diz respeito à gestão dos contratos de Facility Management desde que são celebrados até expirarem.
Uma gestão eficiente e proativa de todos os contratos pode resultar em economia para a empresa, assim como uma maior eficiência. Além disso, ajuda a garantir a conformidade e expõe a empresa a menos riscos.
Qual é o ciclo de vida dos contratos?
Considera-se que o CLM tem cinco fases diferentes, que se repetem uma e outra vez:
- 1º – Criação do contrato: defina os objetivos e requisitos do contrato. Se você contrata fornecedores com muita frequência, pode ter um modelo preparado em que só precisa acrescentar os serviços em questão.
- 2º – Negociação: agora, é hora de negociar os termos do contrato com os fornecedores. Reúna uma equipe para rever cada uma das propostas e decidir que concessões está disposto a fazer ou não.
- 3º – Execução: atribua o contrato a um fornecedor. Cada uma das partes tem que assinar o contrato final (pode ser uma assinatura digital). As responsabilidades e direitos de cada um devem ficar bem definidos.
- 4º – Administração do contrato: acompanhamento das atividades, dos prazos e do desempenho do fornecedor. Nesta altura, você deve usar indicadores de desempenho para controlar a conformidade do fornecedor.
- 5º – Encerramento ou renovação de contrato: quando o termo do contrato estiver se aproximando, você pode deixar o contrato expirar ou renová-lo. Tenha um alerta do prazo para procurar um novo fornecedor antecipadamente ou renegociar o seu contrato… e começar tudo de novo.
Quais são as vantagens na gestão do ciclo de vida dos contratos?
Assim como monitorar o desempenho dos técnicos, monitorar o desempenho dos fornecedores é muito mais do que “controlar” ou “desconfiar” de alguém. É absolutamente indispensável para:
- Coordenar melhor todos os contratos e respectivos custos;
- Acompanhar melhor os prazos de todos os contratos;
- Melhorar a conformidade e garantir as obrigações legais;
- Elaborar relatórios com mais facilidade;
- Agilizar a assinatura de novos contratos;
- Rescindir ou renegociar contratos que não estão atingindo as metas.
Monitorar o desempenho te permite identificar oportunidades e processos que podiam ser mais eficientes. Desta forma, minimiza o desperdício, evita disputas e controla melhor os seus investimentos.
Mais: ao gerenciar o contrato ao longo do tempo, você consegue avaliar melhor a qualidade dos serviços. Por sua vez, isto te permite comparar a qualidade e os custos – de modo a determinar o valor relativo dos serviços.
Se um dos contratos não estiver cumprindo as metas, você pode rescindi-lo e procurar um novo fornecedor. Comparar todas as hipóteses e renegociar os seus contratos contribui para controlar os seus custos de manutenção.
Boas práticas para a gestão de contratos
Há um conjunto de boas práticas que você deve seguir para trabalhar com o fornecedor. Destacamos as quatro para facilitar a comunicação, a negociação e a gestão do contrato no dia a dia:
- Boa comunicação
Seja transparente em relação aos objetivos do contrato. Uma comunicação eficiente é essencial para garantir uma boa negociação e, mais tarde, uma boa administração do contrato. A propósito, veja aqui o nosso guia de comunicação.
- Alinhe as expectativas
É sempre uma boa prática definir metas e responsabilidade. Por isso, estabeleça um SLA desde o início, para alinhar expectativas e definir indicadores de desempenho.
- Faça uma análise de riscos
Os seus fornecedores se arriscam por você. Por isso, faça uma análise de riscos para que todas as pessoas que contrata e subcontrata se preparem e evitem riscos desnecessários.
- Utilize assinaturas digitais
A maioria dos contratos de manutenção são avenças que incluem um determinado número de horas ou uma lista de tarefas estipuladas previamente. Use assinaturas digitais para poupar tempo quando há um imprevisto.
Uma boa gestão de contratos aumenta a sua agilidade, a sua capacidade de gerenciar o dia a dia e reduz os seus custos de manutenção. Agora, aproveite para conferir 11 dicas para reduzir os custos de manutenção.
