Benefícios de realizar uma auditoria com um software de automatização

Organizações que necessitam de uma abordagem integrada para simplificar este processo complexo e moroso podem beneficiar de um software CAFM que combine gestão de facilities com processos de auditoria automatizados.

A auditoria é, por norma, um recurso cuja função básica é o apoio à gestão da organização e que serve para avaliar e melhorar a eficácia dos processos – desde a segurança a questões de higiene, por exemplo. Pode ser realizada internamente ou por entidades externas, que estão encarregues de garantir a conformidade de todas as etapas do serviço oferecido ao cliente.

Como pode um software de automatização ajudar neste processo?

Com o apoio de um software CMMS, as auditorias tornam-se muito mais simples. Basta criar as perguntas, atribuir pesos a cada resposta, criar um trabalho do tipo “Auditoria” – plano ou cíclico – e analisar o relatório que se gera, automaticamente, com os resultados em percentagem e/ou em valor absoluto. Já não são necessários papéis, tarefas de arquivo e de troca de informação complexas, nem as intermináveis folhas de Excel.

Além da criação de perguntas de escolha múltipla, é possível selecionar escolhas pré-definidas e automatizar o reporte de avarias com base nas respostas dos técnicos. Por exemplo, se a questão for “todos os ar condicionados estão a funcionar?” ou “todas as lâmpadas estão a funcionar?” e a resposta for “não”, pode definir-se que, automaticamente, é aberta uma avaria no sistema.

De uma perspetiva qualitativa, as auditorias internas de qualidade são um agente de mudança indispensável para quem coordena as operações e permitem identificar oportunidades para eliminar ações desnecessárias ou que não são realizadas da forma mais produtiva. E na prática, para os técnicos no terreno, pouco ou nada muda com o software de automatização. Os passos do processo de auditoria são semelhantes aos tradicionais, apenas com uma logística otimizada.

Para os técnicos que realizam auditorias no terreno, um software field service management pode otimizar a coordenação e execução das tarefas de auditoria, mantendo a simplicidade do processo tradicional mas com uma logística significativamente melhorada.

De notar ainda que é possível realizar auditorias a locais ou a equipamentos, garantindo a qualidade e conformidade dos serviços e, principalmente, a satisfação dos clientes.

Para organizações que gerem múltiplos equipamentos e instalações, um software gestão de ativos pode complementar eficazmente o processo de auditoria, garantindo um controlo mais rigoroso dos recursos e facilitando a verificação da conformidade dos equipamentos.

Além deste apoio interno, um software de automatização como o Infraspeak permite produzir relatórios e documentos que auxiliam o controlo da qualidade e a obtenção e manutenção de certificações e regulamentos legais, como o Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP). É possível consultar todos estes ficheiros, de forma simples, digital e numa única plataforma, sempre que requisitados por auditores externos.

Um software de automatização pode apoiar tanto as auditorias internas como externas. Se, por um lado, ajuda a garantir o pleno funcionamento das operações e a gerir atividades, dados e processos de forma mais simples e intuitiva, por outro, ajuda a organização a estar melhor preparada para as avaliações externas.

Para empresas que gerem instalações complexas, um software gestão de facilities pode integrar-se perfeitamente com o processo de auditoria, proporcionando uma visão mais abrangente das operações e facilitando tanto as avaliações internas como externas.

O principal objetivo é garantir a total satisfação dos clientes, através da otimização das operações numa plataforma user friendly e com foco nos resultados, em que é possível comparar, continuamente, os resultados reais com os resultados ideais.