{"id":9241,"date":"2021-04-21T16:03:55","date_gmt":"2021-04-21T16:03:55","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/?p=9241"},"modified":"2023-02-07T17:27:16","modified_gmt":"2023-02-07T17:27:16","slug":"gestion-de-equipos-eficiencia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/es\/gestion-de-equipos-eficiencia\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de Equipos: crear las bases para una mayor eficiencia"},"content":{"rendered":"
<\/div>

Aunque re\u00fanas a los mejores jugadores del mundo, puedes perder el Mundial. \u00a1El talento por s\u00ed solo no hace un equipo! Los entrenadores inteligentes ya lo saben, y por eso a menudo consiguen hacer m\u00e1s con menos. Siguiendo la misma l\u00f3gica, si eres gerente o encargado, la gesti\u00f3n de equipos es gran parte de tu trabajo.<\/p>\n

Los facility managers y los responsables de mantenimiento se quejan a menudo de que sus departamentos carecen de personal y no reciben suficientes fondos. Hay dos factores principales para esta situaci\u00f3n. En primer lugar, el mantenimiento se sigue considerando un \u00abmal necesario<\/u>\u00bb m\u00e1s que un \u00e1rea estrat\u00e9gica (Conozca en este art\u00edculo<\/a> las razones por las que el mantenimiento no tiene \u00e9xito). En segundo lugar, incluso cuando se valora el mantenimiento, tienen que hacer frente a la escasez de t\u00e9cnicos de mantenimiento<\/strong>.<\/p>\n

En cualquier caso, la gesti\u00f3n de equipos es el mejor remedio. Si la direcci\u00f3n no valora el mantenimiento, no puede arriesgarse a empeorarlo con una gesti\u00f3n de equipos ineficiente. Si simplemente no puedes reclutar nuevos talentos, entonces es tambi\u00e9n en la gesti\u00f3n de equipos donde se encuentran los huevos para tu tortilla. Adem\u00e1s \u2014 punto extra \u2014 contribuyes a la retenci\u00f3n del talento y es una buena manera de reducir la rotaci\u00f3n de los t\u00e9cnicos<\/a>.<\/p>\n

Seis Condiciones para la Eficacia del Equipo<\/strong><\/b><\/h2>\n

Cuando est\u00e1s tratando de \u00a0resolver un problema, lo m\u00e1s probable es que un directivo ya te haya dicho que \u00abpienses fuera de la caja\u00bb. Es una forma eficaz de terminar la conversaci\u00f3n, pero es tan \u00fatil como los consejos del hor\u00f3scopo. Hablando con conocimiento de causa, la \u00fanica manera de pensar fuera de la caja es cuestionar todo. Tienes que preguntarte qu\u00e9 es la caja, o no encontrar\u00e1s forma de salir de ella.<\/p>\n

Comienza con una pregunta b\u00e1sica, \u00bfqu\u00e9 es un equipo<\/em>? Parece una pregunta que har\u00eda un ni\u00f1o de 6 a\u00f1os, pero hay respuestas poderosas en esa ingenuidad. En general, pensamos en los equipos como \u00abun grupo de personas que trabajan juntas\u00bb. Solo que los equipos de gesti\u00f3n de instalaciones suelen ser un caj\u00f3n de sastre de peque\u00f1as unidades, y algunos t\u00e9cnicos pueden incluso trabajar solos.<\/p>\n

Cuando los t\u00e9cnicos de mantenimiento est\u00e1n en el terreno, no es como en el f\u00fatbol. Es m\u00e1s bien una carrera de relevos, en la que todos corren hacia la misma meta. Es ese objetivo com\u00fan lo que los une y los convierte en un equipo. Toda empresa presenta su misi\u00f3n y su objetivo a los clientes, pero es el equipo quien debe conocerlos mejor.<\/p>\n

Si asumimos que la \u00abeficacia\u00bb consiste en cumplir ese objetivo, es el momento de analizar el marco de las 6 Condiciones<\/strong>. Los investigadores de Harvard Erin Lehman, Richard Hackman y Ruth Wageman propusieron 6 condiciones que son responsables del 80% de la eficacia del equipo. Empecemos con lo que ellos consideran los \u00ab3 esenciales\u00bb, sin los cuales el equipo tendr\u00e1 dificultades:<\/p>\n

Equipo Real<\/b><\/h3>\n

Un equipo es real si el grupo est\u00e1 cohesionado, es interdependiente y estable. Esto significa que (1) un liderazgo claro, (2) una composici\u00f3n estable y (3) unos miembros que puedan contar con los dem\u00e1s para alcanzar sus objetivos son factores que impulsan la eficacia.<\/p>\n

Declaraci\u00f3n de objetivos<\/h3>\n

\u00bfD\u00f3nde quieres ir? \u00bfQu\u00e9 es lo primero que deber\u00eda venir a la mente de tus clientes cuando piensan en ti? Todos los miembros del equipo tienen que encarnar eso. \u00bfEres una opci\u00f3n de bajo coste, una opci\u00f3n fiable o una pionera que utiliza tecnolog\u00edas de vanguardia? Los miembros del equipo deben conocer tu posicionamiento para tener una idea de la direcci\u00f3n a seguir, y sentirse realizados cuando alcanzan el objetivo.<\/p>\n

\ud83d\udca1 <\/span>No lo pongas demasiado f\u00e1cil<\/strong>. Tus objetivos deben ser claros pero desafiantes. Tambi\u00e9n deben ser consecuentes, es decir, deben tener un impacto en la organizaci\u00f3n, en los clientes y en la vida de todas las partes interesadas.
\n<\/em><\/span><\/p>\n

Las Personas Adecuadas<\/h3>\n

Por supuesto, todos los miembros del equipo deben tener los conocimientos t\u00e9cnicos para realizar las \u00f3rdenes de trabajo. Pero tambi\u00e9n deben tener la capacidad de trabajar en equipo y tener esp\u00edritu de equipo.<\/p>\n

Una vez que se hayan definido \u00ablos esenciales\u00bb \u2014 un equipo real formado por las personas adecuadas, empujando todas en la misma direcci\u00f3n \u2014, es el momento de pasar a los detalles en las 3 condiciones siguientes. Se denominan \u00ablas 3 facilitadoras\u00bb porque dan a tu equipo la capacidad de realizar el trabajo.<\/p>\n

Estructura S\u00f3lida<\/b><\/h3>\n

Al igual que una familia, un equipo tambi\u00e9n necesita una estructura. Si no, \u00bfc\u00f3mo evitar que cada miembro vaya por libre? Establecer normas de conducta o directrices de funcionamiento, as\u00ed como \u00abce\u00f1irse al guion\u00bb (en lugar de asignar tareas que deber\u00edan ser ejecutadas por otro departamento, por ejemplo) proporciona una mejor estructura de trabajo. Si tienes un equipo grande, estructura diferentes grupos de trabajo.<\/p>\n

Entorno de Apoyo<\/strong><\/h3>\n

Sentirse apoyado permite al equipo hacer mejor su trabajo. En el contexto de FM, como veremos m\u00e1s adelante, es importante proporcionar la informaci\u00f3n necesaria, ofrecer formaci\u00f3n continua, materiales y las herramientas adecuadas para realizar las tareas (\u00a1como una PIM<\/a>, por ejemplo!). Adem\u00e1s, los miembros del equipo deben sentirse protegidos y que alguien los apoya incluso en los peores momentos.<\/p>\n

Coaching<\/em> con Expertos<\/b><\/h3>\n

Puede ser un miembro del equipo. La opini\u00f3n de un experto facilita la mejora a lo largo del tiempo y puede aconsejar sobre la mejor manera de utilizar los recursos disponibles.<\/p>\n

Descarga nuestra gu\u00eda para la eficiencia en la gesti\u00f3n del mantenimiento<\/h2>\n

Hemos compilado 50 consejos para aumentar tu eficiencia operativa, de activos y energ\u00e9tica, en m\u00e1s de 20 p\u00e1ginas de contenido pr\u00e1ctico. Descarga la gu\u00eda gratis<\/a> y consigue que tu operaci\u00f3n sea m\u00e1s eficiente hoy.<\/p>\n

\"Gu\u00eda<\/a><\/p>\n

De la eficacia a la eficiencia en Facility Management<\/b><\/h2>\n

Estas 6 condiciones son v\u00e1lidas para todas las industrias. Sin embargo, la eficacia es \u00absolo\u00bb la consecuci\u00f3n de un objetivo. Los gerentes de mantenimiento e instalaciones tienen que conseguirlo con la menor p\u00e9rdida de dinero y tiempo posible. Esto es eficiencia<\/em>. Adaptando el marco de las 6 condiciones, creemos que estas son las mejores pr\u00e1cticas para una gesti\u00f3n de equipos eficiente en Gesti\u00f3n y Mantenimiento de Instalaciones:<\/p>\n

Fair play<\/em>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Un equipo real tiene un objetivo com\u00fan, por lo que sus miembros deben apoyarse mutuamente. Sin embargo, en lugar de fomentar la colaboraci\u00f3n, algunos directivos fomentan la competencia. Aunque la competencia\u00a0entre empleados<\/a> a veces puede conducir a un mejor rendimiento, tambi\u00e9n puede resultar t\u00f3xica<\/strong>. Los empleados pueden ponerse nerviosos y, a veces, recurrir a pr\u00e1cticas poco \u00e9ticas para cumplir sus cuotas.<\/p>\n

Una vez m\u00e1s, nos gustar\u00eda utilizar un concepto habitual en los deportes \u2014 el fair play<\/em>. Aunque tengas varios equipos en el terreno y compares los resultados mediante KPI, no hay nada m\u00e1s importante que cumplir los objetivos. Durante la pandemia, las herramientas de colaboraci\u00f3n<\/a> e incluso las reuniones virtuales con otros t\u00e9cnicos, los seminarios web o las sesiones de microaprendizaje pueden estimular la cooperaci\u00f3n y los lazos comunes.<\/p>\n

Transparencia<\/b><\/h3>\n

La transparencia es siempre una buena pol\u00edtica. Ya hemos compartido c\u00f3mo puedes mejorar la transparencia con los clientes<\/a> para que sean conscientes del impacto positivo que tienes en su negocio. Ahora es el momento de mirarte al espejo y aumentar la transparencia internamente. \u00bfC\u00f3mo pueden tus empleados trabajar en la oscuridad, sin conocer la visi\u00f3n completa del proyecto?<\/p>\n

FM trabaja en pro de los objetivos m\u00e1s amplios de la empresa, as\u00ed que aclara bien lo que la direcci\u00f3n quiere de tu equipo. S\u00e9 directo en lo que respecta a los plazos, los flujos de trabajo y los presupuestos<\/strong>. Adem\u00e1s, dado que tus objetivos deben ser consecuentes, te animamos a que compartas indicadores relevantes. La transparencia fomenta el entusiasmo y la \u201cimplicaci\u00f3n a fondo\u201d de los trabajadores.<\/p>\n

\ud83d\udca1 <\/span>Gestores:<\/strong> m\u00e1s del 50% de la gesti\u00f3n de instalaciones es subcontratada<\/a>. Si subcontratas a proveedores de FM externos, aseg\u00farate de ser transparente con relaci\u00f3n al trabajo. Las empresas externas y los aut\u00f3nomos no leen tu mente, as\u00ed que hay que darles instrucciones. Una vez que compartas tu prop\u00f3sito, se convertir\u00e1n en parte del equipo como cualquier otra persona.<\/span><\/p>\n

Autonom\u00eda<\/strong><\/h3>\n

Asegurarse de que todos los t\u00e9cnicos tienen buenas capacidades t\u00e9cnicas es uno de los \u00abesenciales\u00bb de los que hemos hablado antes. Esto significa que est\u00e1n preparados para hacer el trabajo y no necesitan una supervisi\u00f3n constante. Es m\u00e1s, esto puede llegar a incomodarlos y comprometer el esp\u00edritu de equipo que deber\u00edas intentar construir. Y la microgesti\u00f3n tampoco te ayudar\u00e1.<\/p>\n

La autonom\u00eda hace que los trabajadores sean m\u00e1s felices<\/a> y est\u00e9n m\u00e1s satisfechos con su trabajo, lo que a su vez aumenta el compromiso y la productividad. Tener un encargado que pueda ayudar o asesorar es \u00fatil, pero lo puede hacer a distancia. La tecnolog\u00eda m\u00f3vil permite una comunicaci\u00f3n clara dondequiera que est\u00e9n tus t\u00e9cnicos, y la supervisi\u00f3n en tiempo real calmar\u00e1 al microgestor que llevas dentro.<\/strong><\/p>\n

Organizaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n

Proporcionar una estructura s\u00f3lida implica organizaci\u00f3n. La FM no es una l\u00ednea de producci\u00f3n, por lo que la principal cuesti\u00f3n es que los t\u00e9cnicos sepan lo que ha pasado antes de que lleguen. Las \u00f3rdenes de trabajo<\/a> minuciosas y bien preparadas son un buen punto de partida, pero puedes ahorrar a\u00fan m\u00e1s tiempo con un sistema de gesti\u00f3n del mantenimiento que guarde todos los datos, normas de seguridad y documentos relacionados con cada activo.<\/p>\n

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la organizaci\u00f3n es un camino de doble sentido. Los gestores tambi\u00e9n necesitan saber lo que ocurre en el terreno. Qu\u00e9 \u00f3rdenes de trabajo est\u00e1n todav\u00eda abiertas, qui\u00e9n est\u00e1 m\u00e1s cerca de un cliente cuando se comunica una nueva aver\u00eda, los tiempos estimados de llegada, etc. Utilizar el mismo software<\/em> para estar al d\u00eda de lo que ocurre en el terreno es una soluci\u00f3n inteligente para mantener a todos los colaboradores en sinton\u00eda y organizarse eficientemente<\/strong>.<\/p>\n

Apoyo<\/b><\/h3>\n

Los equipos prosperan en un entorno de apoyo. En FM y Mantenimiento, esto se relaciona con la organizaci\u00f3n de la que hemos hablado. No se puede enviar a los t\u00e9cnicos al terreno sin proporcionarles seguridad, herramientas adecuadas y alg\u00fan tipo de asistencia remota<\/strong>. De lo contrario, se olvidar\u00e1n de que forman parte de un equipo e improvisar\u00e1n cuando ocurra lo inesperado.<\/p>\n

M\u00e1s all\u00e1 de ese aspecto t\u00e9cnico, un entorno de apoyo tambi\u00e9n debe tener en cuenta el equilibrio entre trabajo\/casa<\/a>. \u00bfTus t\u00e9cnicos hacen pausas suficientes? \u00bfSienten que trabajan demasiados turnos de noche seguidos? \u00bfEst\u00e1n contentos con el tipo de trabajo que hacen, o les gustar\u00eda cambiar de equipo? Para retener a los mejores talentos y motivar a los t\u00e9cnicos, no ignores estas cuestiones.<\/p>\n

Comentarios y sugerencias<\/strong> <\/b><\/h3>\n

A menudo, la direcci\u00f3n s\u00f3lo habla con mantenimiento si algo falla. Entonces te toca a ti, el responsable de mantenimiento o de las instalaciones, compensarlo. A todo el mundo le gusta el reconocimiento, y puedes recompensarlos si van por el buen camino<\/strong>. Si utilizas un software<\/em> inteligente, puedes hacer un seguimiento del rendimiento de cada t\u00e9cnico y dar una respuesta a\u00fan m\u00e1s incisiva.<\/p>\n

Sin embargo, no olvidemos que todos cometemos errores. A veces, es posible que no se alcancen los KPI. El comentario negativo tambi\u00e9n es necesario para mejorar, pero debe manejarse con mucho cuidado por el bien de la gesti\u00f3n del equipo. Nunca ofendas a nadie, y procura contraponer lo negativo con algo positivo. Empieza con un cumplido, pasa a las impresiones negativas y vuelve a terminar con un comentario positivo.<\/p>\n

\u00a0<\/b><\/h2>\n

\u00bfC\u00f3mo ayuda Infraspeak a los equipos a alcanzar sus objetivos de eficiencia y comunicaci\u00f3n?<\/strong><\/h2>\n

M\u00e1s de 40.000 equipos de mantenimiento de todo el mundo utilizan la Plataforma Inteligente de Mantenimiento de Infraspeak. Nuestra plataforma permite a los gestores elegir las apps<\/em> nativas que necesitan para sus negocios \u2014 o las apps<\/em> que necesitan para gestionar los activos de sus clientes si trabajan en asistencia t\u00e9cnica \u2014 y se integra con docenas de otras herramientas<\/a>, incluido el software<\/em> de comunicaci\u00f3n y productividad.<\/p>\n

Infraspeak viene tambi\u00e9n con Infraspeak Gear\u2122, un sistema inteligente que automatiza los flujos de trabajo y hace sugerencias inteligentes. Pero m\u00e1s all\u00e1 de las tareas de planificaci\u00f3n y los planes de mantenimiento, hay algunas apps<\/em> que nuestros clientes han estado utilizando para mejorar la gesti\u00f3n de los equipos y asignar tareas a m\u00faltiples activos simult\u00e1neamente:<\/p>\n

Infraspeak Mobile<\/strong><\/a>.<\/strong> Con nuestra app<\/em> m\u00f3vil, los t\u00e9cnicos tienen todo el poder del mantenimiento inteligente al alcance de sus dedos. Pueden ver las tareas diarias, las informaciones de los activos, crear \u00f3rdenes de trabajo e incluso trabajar en modo offline<\/em>.<\/p>\n

An\u00e1lisis<\/strong>. La app<\/em> de an\u00e1lisis ofrece a los gestores acceso a los indicadores clave de rendimiento y genera informes que pueden compartirse. Si eres transparente con tu equipo o quieres encontrar oportunidades de mejora en conjunto, no busques m\u00e1s.<\/p>\n

Pedidos<\/a><\/strong>. \u00bfRecuerdas cuando dijimos que deb\u00edas confiar en las habilidades y conocimientos de tus t\u00e9cnicos?\u00a0 Nos mantenemos fieles a esa idea. Con la app<\/em> de pedidos, los t\u00e9cnicos pueden solicitar presupuestos o materiales a sus gestores de forma inmediata. Menos papeleo, menos estr\u00e9s.<\/p>\n

Planificaci\u00f3n<\/strong>. Equipos grandes y gerentes ocupados pocas veces resultan en \u00aborganizaci\u00f3n\u00bb. Con la app<\/em> de planificaci\u00f3n de Infraspeak, los directores y encargados pueden comprobar todas las tareas programadas para la semana, asignarlas y optimizar la agenda del equipo.<\/p>\n

Documentos<\/strong>. La plataforma centraliza toda la informaci\u00f3n sobre los activos y los planes de mantenimiento. Pero hay una app<\/em> espec\u00edfica para la gesti\u00f3n de documentos, donde puedes guardar y encontrar todos los documentos legales y t\u00e9cnicos.<\/p>\n

Geolocalizaci\u00f3n<\/strong>. Ubica a todos los usuarios en la app<\/em>, asigna las tareas al equipo o al t\u00e9cnico m\u00e1s cercano y reduce el tiempo medio de reparaci\u00f3n. Tambi\u00e9n puedes filtrar por usuario, estado de actividad y disponibilidad.<\/p>\n

El balance<\/b><\/h2>\n

La gesti\u00f3n de equipos es un pilar para conseguir m\u00e1s eficiencia, mejor supervisi\u00f3n y una comunicaci\u00f3n inequ\u00edvoca. Definitivamente, los facility managers no tienen un trabajo f\u00e1cil. Tienen que tratar con equipos complejos repartidos en diferentes activos, reaccionar r\u00e1pidamente cuando se produce una aver\u00eda y asegurarse de que siempre hay alguien de servicio. Es un reto, pero no imposible.<\/p>\n

Si proporcionas estas 6 condiciones para la eficacia \u2014 con la tecnolog\u00eda adecuada a tu lado \u2014 \u00a0estamos seguros de que ver\u00e1s mejoras. Adem\u00e1s, los t\u00e9cnicos estar\u00e1n m\u00e1s contentos en el trabajo, lo que ayuda a la gesti\u00f3n y retenci\u00f3n de talentos. Todos ganan: t\u00fa, tu equipo y, por supuesto, tus clientes.<\/p>\n

\"Gu\u00eda<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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