{"id":15645,"date":"2022-09-22T15:37:13","date_gmt":"2022-09-22T15:37:13","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/?p=15645"},"modified":"2026-04-02T18:18:55","modified_gmt":"2026-04-02T18:18:55","slug":"checklist-gestion-del-espacio-de-trabajo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/es\/checklist-gestion-del-espacio-de-trabajo\/","title":{"rendered":"Checklist para una gesti\u00f3n del espacio de trabajo inmejorable"},"content":{"rendered":"
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Agilidad, flexibilidad… si eres un facility manager o un gestor de espacios de trabajo, seguro que escuchas estas palabras todos los d\u00edas. Lo que no es tan evidente es c\u00f3mo ponerlas en pr\u00e1ctica y estar a la altura de la expectativas. Con esta checklist, esperamos poder ayudarte en la transici\u00f3n hacia un <\/span>modelo de gesti\u00f3n flexible<\/b> y <\/span>adaptado para espacios de trabajo h\u00edbrido<\/b>, paso a paso.<\/span><\/p>\n

Empecemos por el principio: \u00bfen qu\u00e9 momento est\u00e1 tu empresa?<\/span><\/h2>\n

Designa a un equipo para definir la estrategia<\/b><\/h3>\n

\u00bfCrees que puedes cambiar el espacio de trabajo t\u00fa solo? Pi\u00e9nsalo bien. \u00a1Una dictadura no es una buena estrategia para crear un espacio colaborativo! Designa a un equipo de gestores, dise\u00f1adores, l\u00edderes e, incluso, empleados para poder cubrir todas las necesidades.<\/span><\/p>\n

Recoge informaci\u00f3n sobre el espacio<\/b><\/h3>\n

Para construir un espacio de trabajo eficaz y agradable, es necesario recoger cierta informaci\u00f3n. \u00bfQu\u00e9 \u00e1reas se utilizan m\u00e1s? \u00bfCu\u00e1ntas personas de media hay en cada sala? y \u00bfdurante cu\u00e1nto tiempo la utilizan? Entender el comportamiento de los trabajadores es fundamental para planificar un dise\u00f1o que se adapte a todos.<\/span><\/p>\n

Realiza una encuesta a los empleados<\/b><\/h3>\n

Llevar a cabo una encuesta a todos los trabajadores es una buena idea para conseguir responder a las expectativas y recoger informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo mejorar la experiencia de los empleados. Sin embargo, es mejor que las personas hagan la encuesta <\/span>mientras<\/span><\/i> trabajan o cuando acaban de salir de una reuni\u00f3n. As\u00ed, se acordar\u00e1n exactamente de lo que funciona y de lo que no funciona.<\/span><\/p>\n

Considera hacer una auditor\u00eda<\/b><\/h3>\n

Otra idea que puede valer la pena es hacer una auditor\u00eda. Si no existe un inventario, hazlo e incluye todo el equipamiento y las estructuras del edificio (por ejemplo, n\u00famero de escritorios, monitores, salas de conferencia). Un software gesti\u00f3n de activos<\/a> puede facilitar este proceso. Despu\u00e9s, puedes relacionarlo con los flujos de trabajo habituales y monitorear c\u00f3mo se comportan diariamente los empleados.<\/p>\n

Durante la auditor\u00eda, un software gesti\u00f3n de stock<\/a> puede ser de gran ayuda para mantener un control preciso del inventario de equipamiento y suministros. Esto te permitir\u00e1 saber exactamente qu\u00e9 recursos tienes disponibles y optimizar su distribuci\u00f3n seg\u00fan las necesidades reales del espacio de trabajo.<\/p>\n

Utiliza la tecnolog\u00eda inteligente<\/b><\/h3>\n

Entre el primer y el segundo paso, puede que te hayas dado cuenta de que no dispones de mucha informaci\u00f3n. Si este es el caso, busca diferentes opciones para recoger m\u00e1s datos. Recurrir a la tecnolog\u00eda inteligente puede ayudarte a analizar el uso del espacio de trabajo. Adem\u00e1s, mejorar\u00e1s la experiencia de los empleados e incluso \u00a1puedes ahorrar energ\u00eda!<\/span><\/p>\n

Los espacios de trabajo cambian constantemente, por lo que siempre debes ajustarte a ellos.<\/span><\/h2>\n

Mejora la flexibilidad con la tecnolog\u00eda adecuada<\/b><\/h3>\n

Un espacio de trabajo h\u00edbrido necesita ser flexible.<\/span> El <\/span>71 % de los empleados<\/span><\/a> esperan que su lugar de trabajo tenga un dise\u00f1o flexible. Esto permite estilos de trabajo en los que los empleados pueden \u00abelegir\u00bb: cu\u00e1ndo van a la oficina, durante cu\u00e1nto tiempo y desde donde les gustar\u00eda trabajar. Un <\/span>software<\/span><\/i> de reserva es indispensable para mejorar la experiencia de los empleados y proporcionar \u00abasientos flexibles\u00bb.<\/span><\/p>\n

Para que todo este equipamiento funcione correctamente, es fundamental contar con un software GMAO<\/a> que centralice la gesti\u00f3n de activos y operaciones de mantenimiento. De esta forma, podr\u00e1s asegurar que las instalaciones est\u00e9n siempre en \u00f3ptimas condiciones para los empleados.<\/p>\n

Adem\u00e1s, debes considerar la integraci\u00f3n de un <\/span>software<\/span><\/i>. Las salas deben estar preparadas cuando alguien las reserva, por ejemplo. Tambi\u00e9n puede que necesites instalar cabinas para videollamadas y adoptar tecnolog\u00edas que favorezcan la cercan\u00eda con los trabajadores h\u00edbridos. Por encima de todo, necesitas invertir en un <\/span>software<\/span><\/i> y en equipamientos que sean \u00e1giles y capaces de transformarse a medida que las necesidades de tu empresa cambian.<\/span><\/p>\n

Comprom\u00e9tete con la sostenibilidad<\/b><\/h3>\n

La sostenibilidad puede parecer un desv\u00edo, pero tiene mucho sentido. Cerca del<\/span> 65 % de los trabajadores<\/b><\/a> afirman que prefieren trabajar en una empresa que tenga una pol\u00edtica ambiental.<\/b> Afortunadamente, los espacios inteligentes de trabajo h\u00edbrido favorecen dr\u00e1sticamente la protecci\u00f3n del medioambiente. Adem\u00e1s, cuando los empleados sienten que la empresa comparte sus valores, se comprometen m\u00e1s en su trabajo.<\/span><\/p>\n

Da prioridad a la salud y al bienestar<\/b><\/h3>\n

Los datos de los sensores pueden permitirte saber si las personas se est\u00e1n juntando demasiado en un lugar sin respetar la distancia social. Por tanto, conocer los h\u00e1bitos de los empleados puede ayudarte a dise\u00f1ar y promover el bienestar. Al mismo tiempo, puedes ofrecer programas que favorezcan el bienestar como clases de yoga, tentempi\u00e9s m\u00e1s saludables a mediod\u00eda u otros extras que mejoren la comodidad y produzcan felicidad.<\/span><\/p>\n

Para gestionar de forma integral todos estos aspectos del bienestar y la seguridad, la implementaci\u00f3n de un cafm software<\/a> puede ser clave para la gesti\u00f3n integral de facilities en entornos de trabajo h\u00edbridos. Esta herramienta te ayudar\u00e1 a coordinar todos los elementos que contribuyen al bienestar de los empleados.<\/p>\n

Actualiza el <\/b>dise\u00f1o<\/i><\/b> del espacio de trabajo para mejorar la retenci\u00f3n de talento<\/b><\/h3>\n

\u00bfCrees que a alguien le gusta trabajar en cub\u00edculos? Claro que no. Sin embargo, las oficinas con estructura \u00abopen space\u00bb tampoco son perfectas. Los<\/span> espacios abiertos disminuyen la productividad y aumentan la moral de los trabajadores<\/b><\/a>, ya que tienden a alejar a los compa\u00f1eros. Cuando hay poco espacio entre los empleados, estos suelen relacionarse m\u00e1s a trav\u00e9s de correos electr\u00f3nicos y mensajes que con conversaciones cara a cara. Algo aparentemente contradictorio, \u00bfno?<\/span><\/p>\n

Sin embargo, pens\u00e1ndolo bien, nadie quiere trabajar en un sitio donde cualquiera puede echar un vistazo a tu pantalla del ordenador o escuchar lo que est\u00e1s diciendo por tel\u00e9fono. Algunos trabajadores incluso se resienten con sus superiores porque tienen derecho a una oficina privada. Ahora, piensa en lo siguiente: <\/span>en Estados Unidos, 1 de cada 8 empleados que trabajan en oficinas \u00abopen space\u00bb afirman que esta disposici\u00f3n los llev\u00f3 a considerar dejar el trabajo.\u00a0<\/b><\/p>\n

Planifica la forma en que las personas se relacionan<\/b><\/h3>\n

El hecho de que alguien desee privacidad no quiere decir que no quiera relacionarse con los dem\u00e1s. Un estudio se\u00f1ala que el<\/span> 40 % de los trabajadores<\/span><\/a> se sienten \u00absiempre\u00bb o \u00abmuchas veces\u00bb solos. \u00a1Los seres humanos necesitan relaciones sociales! De cualquier forma, y otra vez es algo contradictorio, un<\/span> estudio de Accenture<\/span><\/a> revel\u00f3 que las personas que trabajan en una oficina se sienten \u00abmenos conectadas\u00bb que los compa\u00f1eros que realizan su trabajo de forma remota.<\/b><\/p>\n

Adem\u00e1s de fomentar la comunicaci\u00f3n, es importante asegurar que el espacio de trabajo cumpla con todas las normativas aplicables. Para esto, es recomendable utilizar un software gesti\u00f3n de cumplimiento<\/a> que facilite el seguimiento de regulaciones y garantice un entorno laboral seguro y conforme.<\/p>\n

Por tanto, los gestores de espacios de trabajo necesitan favorecer la comunicaci\u00f3n entre los empleados. Un <\/span>software<\/span><\/i> colaborativo es fundamental para la comunicaci\u00f3n en la oficina, pero tambi\u00e9n es importante disponer de espacios en los que las personas puedan realizar <\/span>brainstorming<\/span><\/i> y reunirse. Los eventos sociales tambi\u00e9n pueden ser una oportunidad para conocer a nuevos compa\u00f1eros y a personas de otros departamentos. \u00a1No te olvides de que compartir experiencias muchas veces lleva a probar nuevos procesos!<\/span><\/p>\n

Cuidado con los sesgos inconscientes<\/b><\/h3>\n

Existen muchas cuestiones que pueden influir de forma subconsciente en la productividad de los empleados. Por ejemplo, las plantas en una oficina pueden hacer que los<\/span> trabajadores sean un 15 % m\u00e1s productivos<\/span><\/a>. Algunos colores, como el rojo o el amarillo, pueden<\/span> aumentar la sensaci\u00f3n de calor e inducir estr\u00e9s<\/span><\/a>. Sin embargo, el blanco tambi\u00e9n puede hacer que las personas se sientan como si estuvieran en un hospital… Es muy recomendable trabajar con un dise\u00f1ador de espacios que conozca estos matices.<\/span><\/p>\n

El futuro: mantente atento a las se\u00f1ales<\/span><\/h2>\n

Prep\u00e1rate para la evoluci\u00f3n del espacio de trabajo<\/b><\/h3>\n

Las oficinas modernas<\/span> se crearon en los a\u00f1os 60<\/span><\/a>. En definitiva, los espacios de trabajo h\u00edbrido todav\u00eda son algo nuevo. Las personas vuelven a la oficina con expectativas diferentes, pero su nueva forma de trabajar todav\u00eda est\u00e1 evolucionando. Por eso, una buena estrategia es mantenerse atento a las se\u00f1ales y comprender la evoluci\u00f3n de las necesidades y de los modelos de trabajo de los empleados. Tambi\u00e9n puedes consultar a los directores de la empresa de vez en cuando.<\/span><\/p>\n

Para ajustar y<\/span> mejorar tu estrategia para la gesti\u00f3n del espacio de trabajo<\/span><\/a> a largo plazo, querr\u00e1s mantenerte al tanto de cuestiones como:<\/span><\/p>\n

Para mantenerte al tanto de todos estos aspectos operativos, la coordinaci\u00f3n de servicios t\u00e9cnicos y mantenimiento en espacios h\u00edbridos requiere un software gesti\u00f3n de servicios de campo<\/a> especializado para optimizar las operaciones y responder r\u00e1pidamente a las necesidades cambiantes.<\/p>\n