{"id":15418,"date":"2022-08-26T14:22:21","date_gmt":"2022-08-26T14:22:21","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/?p=15418"},"modified":"2024-11-26T14:35:50","modified_gmt":"2024-11-26T14:35:50","slug":"estrategia-gestion-del-espacio-de-trabajo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.infraspeak.com\/es\/estrategia-gestion-del-espacio-de-trabajo\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo crear una estrategia eficaz de gesti\u00f3n del espacio de trabajo"},"content":{"rendered":"<div id=\"bsf_rt_marker\"><\/div><p><span style=\"font-weight: 400;\">La pandemia ha demostrado que somos igual de productivos trabajando desde casa. Entonces, \u00bfpor qu\u00e9 deber\u00eda alguien salir de casa, desplazarse, para acabar en un <em>open space<\/em> abarrotado de gente y distracciones? En el pasado, los lugares de trabajo nunca han parecido \u00abopcionales\u00bb, pero ahora la gente se lo piensa dos veces antes de presentarse a trabajar. <strong>Por supuesto, promover el bienestar de los empleados en la oficina es la \u00faltima ventaja competitiva, una forma de atraer el talento y aumentar la productividad.<\/strong> Pero para aprovechar todas estas ventajas y maximizar la inversi\u00f3n inmobiliaria, las empresas deben reevaluar su estrategia de gesti\u00f3n del espacio de trabajo.<\/span><\/p>\n<p>Sin una estrategia de gesti\u00f3n del espacio de trabajo, las empresas pueden tener dificultades para alcanzar los niveles deseables de productividad, eficiencia y agilidad. \u00bfEl reto? No existe una soluci\u00f3n \u00fanica para todos los casos. Cada espacio de trabajo necesita una estrategia a medida que acerque <strong>el lugar, las personas y los procesos.<\/strong> \u00bfC\u00f3mo puedes <em>t\u00fa<\/em> crear una estrategia de gesti\u00f3n del espacio de trabajo que tenga \u00e9xito?<span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><\/p>\n<h2><b>C\u00f3mo crear una estrategia eficaz de gesti\u00f3n del espacio de trabajo en 5 pasos<\/b><\/h2>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Primer paso: alinearse con los objetivos de la empresa<br \/>\n<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Antes de crear una estrategia de gesti\u00f3n del espacio de trabajo, t\u00f3mate el tiempo necesario para analizar el contexto de tu empresa. La estrategia del espacio de trabajo debe estar en consonancia con las prioridades de la empresa, ya sea la reducci\u00f3n de costes o la promoci\u00f3n de un espacio de trabajo m\u00e1s colaborativo. Tambi\u00e9n debes prepararte para objetivos a m\u00e1s largo plazo, como una posible expansi\u00f3n. Siempre que est\u00e9s considerando un espacio, debes preguntar:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>\u00bfPodr\u00e1 acoger a m\u00e1s personas en el futuro?<\/li>\n<li>\u00bfPodr\u00e1 este espacio de trabajo mejorar la cultura y la productividad de la empresa?<\/li>\n<li>\u00bfEs el \u00e1rea local coherente con la imagen de marca de la empresa?<\/li>\n<li>\u00bfHay negocios complementarios o competidores en las cercan\u00edas?<\/li>\n<li>\u00bfPermite a los empleados colaborar y aportar ideas entre ellos?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Segundo paso: conocer las preferencias de los empleados<br \/>\n<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ya tienes el espacio. Pero no puedes ignorar a la gente. Son los empleados los que van a utilizar las instalaciones a diario, as\u00ed que hay que tener en cuenta sus preferencias. \u00bfC\u00f3mo les gusta utilizar el espacio de trabajo? \u00bfCu\u00e1les son los servicios que m\u00e1s utilizan? \u00bfExisten patrones de ocupaci\u00f3n o incluso caminos de circulaci\u00f3n? En el caso de los espacios de trabajo h\u00edbridos, \u00bfhay horas punta de uso?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si tienes sensores repartidos por el edificio, es posible que ya tengas mucha de esta informaci\u00f3n. Si no es as\u00ed, es una buena idea encuestar a todos los empleados de la empresa. Una encuesta revelar\u00e1 las preferencias, los h\u00e1bitos y las expectativas en relaci\u00f3n con el nuevo espacio de trabajo h\u00edbrido. La inclusi\u00f3n de estas preferencias fomentar\u00e1 un mejor equilibrio entre el trabajo y la casa y la calidad de vida.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Tercer paso: evaluar la situaci\u00f3n actual<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Las empresas tienen una actividad principal, que suele tener requisitos espec\u00edficos para las instalaciones. Todos los dem\u00e1s departamentos est\u00e1n ah\u00ed para apoyar al n\u00facleo, por lo que la informaci\u00f3n debe fluir entre ellos. Por ejemplo, \u00bfnecesitan los empleados caminar hasta la recepci\u00f3n innecesariamente para enviar una factura? En el departamento de marketing, \u00bfpueden los redactores y dise\u00f1adores trabajar en equipo con facilidad? Tal vez deber\u00edas considerar:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 actividades realizan los empleados?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfC\u00f3mo fluye la comunicaci\u00f3n?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 herramientas utiliza el personal para comunicarse entre s\u00ed?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfPuedes mejorar la comunicaci\u00f3n con los socios externos (por ejemplo, los subcontratistas de Facility Management)?<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Imagina un hospital privado, por ejemplo. Los consultorios m\u00e9dicos representan la actividad principal. Pero est\u00e1 la recepci\u00f3n, el personal administrativo que se encarga de la programaci\u00f3n y la facturaci\u00f3n, hay informaci\u00f3n que debe transmitirse a las enfermeras, etc. Optimizar tanto el espacio como los flujos de informaci\u00f3n es, en \u00faltima instancia, lo que proporciona a los pacientes una experiencia agradable y hace que la jornada laboral de todos sea m\u00e1s f\u00e1cil y organizada.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tambi\u00e9n es interesante comparar el uso actual del espacio con las respuestas obtenidas en la encuesta. Entre otras cuestiones, querr\u00e1s profundizar en los siguientes KPI:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfCu\u00e1ntas personas utilizan las instalaciones al d\u00eda?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 salas suelen estar vac\u00edas y durante cu\u00e1nto tiempo?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfPuedes determinar el coste por metro cuadrado o por empleado?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfEst\u00e1n los empleados actualmente satisfechos con los puestos de trabajo y las instalaciones?<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00bfEs el edificio energ\u00e9ticamente eficiente? \u00bfCu\u00e1nta energ\u00eda consume?<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ahora has analizado el lugar, has hablado con la gente y has estudiado los procesos. A partir de aqu\u00ed, puedes dise\u00f1ar una disposici\u00f3n que fomente la comunicaci\u00f3n; mejorar los puestos de trabajo individuales para que sean m\u00e1s c\u00f3modos; y promover cambios que mejoren la felicidad y la satisfacci\u00f3n de los empleados. S\u00f3lo falta una cosa: la tecnolog\u00eda.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Cuarto paso: encontrar las herramientas adecuadas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es hora de buscar la tecnolog\u00eda que mejore el trabajo presencial. Si adoptas una pol\u00edtica de trabajo h\u00edbrido, por ejemplo, necesitar\u00e1s una herramienta de reserva para asegurarte de que hay espacios disponibles siempre que la gente tenga previsto acudir al trabajo. Tambi\u00e9n es posible que quieras implementar una tecnolog\u00eda de automatizaci\u00f3n que encienda y apague las luces y el aire acondicionado en funci\u00f3n de la ocupaci\u00f3n, lo que supone un ahorro de energ\u00eda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pero primero hay que elegir una herramienta que recoja toda la informaci\u00f3n: una herramienta de gesti\u00f3n del espacio de trabajo. Puede ser una aplicaci\u00f3n, un software o incluso una plataforma de Facility Management, siempre que ayude a recopilar datos y a proporcionar continuamente la mejor experiencia posible a los empleados. Las caracter\u00edsticas exactas que necesitar\u00e1s en tu software de gesti\u00f3n del espacio de trabajo var\u00edan. Sin embargo, empieza con estas: <\/span><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Acceso m\u00f3vil<\/strong>, para que los empleados puedan gestionar todo desde su tel\u00e9fono m\u00f3vil (por ejemplo, reservar un puesto de trabajo, una sala de reuniones, reservar una visita de un cliente).<\/li>\n<li><strong>Acceso a los datos de <em>back office<\/em><\/strong>, lo que te permite explorar las preferencias y h\u00e1bitos de los empleados. Esto te permitir\u00e1 mejorar tu estrategia de gesti\u00f3n del espacio de trabajo a lo largo del tiempo y adaptarla seg\u00fan sea necesario.<\/li>\n<li><strong>Integraciones con otros sistemas de RRHH<\/strong>, creando una \u00fanica fuente de datos de los empleados y del espacio de trabajo.<span style=\"font-weight: 400;\"><br \/>\n<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Quinto paso: obtener informaciones espec\u00edficas e implementar el plan<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a1Escr\u00edbelo! Especifica c\u00f3mo vas a llegar de A a B. Por ejemplo, si tu principal objetivo es reducir la huella de carbono del edificio, decide qu\u00e9 medidas tendr\u00e1s que tomar para reducir las emisiones. O c\u00f3mo reducir el coste por metro cuadrado y, al mismo tiempo, dar espacio suficiente a todo el mundo. Comparte tus propuestas con el resto del equipo y haz que todos participen.<\/span><\/p>\n<p>Por \u00faltimo, no olvides evaluar el \u00e9xito de tu estrategia. Para la gesti\u00f3n del lugar de trabajo, controla estos KPI: costes operativos, seguridad y cumplimiento, satisfacci\u00f3n y compromiso de los empleados. <strong>Recuerda que una gesti\u00f3n exitosa del espacio de trabajo reduce los costes, mejora el rendimiento empresarial y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.<\/strong><\/p>\n<p><b><strong>\u00bfQuieres saber m\u00e1s sobre la <a href=\"https:\/\/blog.infraspeak.com\/es\/gestion-del-espacio-de-trabajo\/\">gesti\u00f3n del espacio de trabajo<\/a>? Descubre por qu\u00e9 debes utilizar un software de gesti\u00f3n del espacio de trabajo y c\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n del espacio de trabajo.<\/strong><\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En el pasado, los lugares de trabajo nunca han parecido \u00abopcionales\u00bb, pero ahora la gente se lo piensa dos veces antes de presentarse a trabajar. 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