Optima Facility es una empresa de Facility Management y Mantenimiento con más de 2.000 centros operativos en España y más de 6.000 empleados. La mayoría de los clientes cuentan con técnicos on site, dedicados exclusivamente a su contrato de mantenimiento, pero también existe una unidad móvil con 6 técnicos para dar soporte en tareas especializadas y dar servicios a los clientes sin estructura in situ. Aunque el modelo era maduro, se buscaba un cambio en la gestión operativa.
Optima cree que la frase “esta es la manera en que siempre lo hemos hecho” es una de las más peligrosas que se puede decir en los negocios.
El gran desafío al que Optima se enfrentaba, como muchas empresas de su dimensión, era la centralización de datos. Sin una tecnología que recopilara toda la información, el control de las operaciones y la comunicación con el equipo local eran muy poco ágiles. Entonces, los gerentes de Optima empezaron a estudiar la forma de gestionar mejor todo su inventario.
Al principio, creyeron que la solución estaba en un nuevo GMAO. El software debería:
- tener una gran capacidad mobile y de geolocalización;
- centralizar la información de todos los activos;
- reducir la cantidad de papel y digitalizar el trabajo;
- ayudar a desarrollar planes de mantenimiento para cada cliente;
- recoger más datos sobre las operaciones, para cruzar la información con los planes de mantenimiento, las órdenes de trabajo y los costos de cada contrato.
La solución que encontraron no fue un GMAO, sino la Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM) de Infraspeak. Además de los requisitos técnicos y de la flexibilidad que la plataforma les proporciona, había algo más que nos conectaba. Una de las banderas de Optima Facility es la innovación. La empresa se propone a crear una armonía entre la tecnología, las personas y los procesos. Esa es una filosofía que compartimos.
Se sumaron a la revolución del mantenimiento inteligente en 2020. Pese a la pandemia, que retrasó el proceso, implantaron la plataforma de Infraspeak en tan solo 4 meses. El onboarding se hizo en 5 reuniones remotas y un curso presencial de 1 día, en Barcelona, con sesiones distintas para gerentes y técnicos.
Sin sorpresas, empezaron por la unidad móvil. No solo logran comunicarse mejor a través de la aplicación de Infraspeak, sino que también pueden asignar tareas a los técnicos según su localización, por ejemplo. En reparaciones en las que cada minuto cuenta, reaccionan mucho más rápido.
Esta unidad lleva ya un total de 76 clientes, 94 edificios y 1000 activos registrados en la plataforma. Cabe subrayar que el 92.9% de esos activos están identificados con una etiqueta NFC. Ahora, los técnicos pueden acceder de inmediato a toda la información de cada equipo en la app móvil, incluso manuales de usuario y registros de reparaciones anteriores.
La mayor capacidad de reacción y la facilidad con que acceden a todos estos datos se reflejan en el tiempo medio de reparación. La unidad móvil es más eficiente, cierra las órdenes de trabajo más rápido y ha optimizado sus recursos. Esperan mejorar todavía más en el futuro, con la adopción de Infraspeak Direct para el reporte de averías en ciertos clientes.
Una ventaja añadida de las etiquetas NFC es asegurar que los técnicos están en el local y fichan al trabajo. Esto añade una capa de transparencia a las operaciones de Optima, ya que sus clientes pueden verificar cuándo se hizo el mantenimiento y durante cuánto tiempo. Por su parte, Optima logra adaptar cada contrato de mantenimiento al número de activos cubiertos y al trabajo que conllevan.
Al tener todo el inventario registrado y digitalizado en Infraspeak, los gerentes de Optima pueden monitorizar todos sus edificios, el histórico de intervenciones y la conformidad con los planes de mantenimiento preventivo. Asimismo, integran esta información con los costes, ventas e informes de cada cliente.
Aún es demasiado pronto para hablar en cifras, pero Antonio Sánchez Ródenes, gerente de servicios técnicos, garantiza:
“Frente al GMAO anterior, con Infraspeak tenemos mucho menos pérdidas de información. Además, la plataforma permite revisar cada trabajo con facilidad y ajustar planes y recursos de la mejor manera.”
El reto ahora es expandir el Infraspeak de la unidad móvil a los miles de centros operativos de Optima en la Península. Sin embargo, ya presentan la plataforma a todos los clientes que aún no se suscriben a un GMAO u otra herramienta para la gestión del mantenimiento.
¿Después, qué? Además de los planes de mantenimiento preventivo, Antonio Sánchez desvela que pretenden gestionar todos los procesos de mantenimiento correctivo a través de Infraspeak en un futuro próximo.
El próximo paso es integrar Infraspeak con su software de Business Intelligence y otros sistemas de gestión, para hacer el análisis de sus operaciones, gestionar compras y centralizar toda la información sobre los equipos sin recurrir al papel. Para una empresa cuya prioridad es la armonía, “integración” es la clave del futuro.
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