Memorizar siglas não é fácil. UNESCO, FAO, EFTA, EPE e até o INEM: sabe o que significa cada uma das letras em cada um destes acrónimos? O mais provável é que falhe em alguns. Mesmo nos que reconhece, talvez não saiba o que faz essa organização. Mas não é dessas siglas que queremos falar. Para nós, o importante é que CMMS não se torne uma dessas siglas. Vamos desmistificar o que é um CMMS, o que significa, como funciona um software de manutenção, e porque é que pode ser o seu maior aliado na gestão de ativos.

O que é um CMMS?

Não é um acrônimo fácil de dizer. Mas é um que deve memorizar: CMMS. As letras vêm de Computerized Maintenance Management System/Software ou, traduzido para Português, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado.  

Tal como o indica, a função do CMMS é tornar a gestão de manutenção mais digital. Em vez de utilizar o velhinho lápis e papel, com o software de manutenção todos os processos são geridos através de computador. A intenção é facilitar toda a gestão de manutenção: poupar dinheiro ao mesmo tempo que obtém um serviço melhor.

Como funciona um CMMS?

De uma forma muito, muito simplista, podemos dizer que o funcionamento de um CMMS se resume aos seguintes passos: criar um pedido de manutenção > seguir o pedido em tempo real > processar o pedido > resolver a avaria > arquivar os dados.

Na prática, é um pouco mais complexo. Se é verdade que o CMMS serve para gerir todos os pedidos de manutenção, seria injusto dizer que é “só” isso. Os dados que recolhemos permitem avaliar uma série de indicadores e criar métricas, que por sua vez têm implicações muito reais no planeamento da manutenção preventiva e corretiva. Além disso, muitos softwares permitem ir além da gestão de manutenção e incluir toda a gestão de ativos, de riscos e de stocks. Mais abaixo, vamos explorar melhor como pode tirar proveito de todas estas funcionalidades.

Bem-vindo à indústria 4.0: porquê usar um CMMS para gestão de ativos

Primeiro, um pouco de contexto. Não há dúvidas que a computação e automação no fim do século XX levaram a que conseguíssemos ser cada vez mais eficientes. Mas é a inteligência artificial, e a capacidade que os computadores começam a ter de interpretar dados sem intervenção humana, que nos está a levar a um ponto de viragem.

O armazenamento em cloud, a computação cognitiva, a realidade aumentada e a relação cada vez mais estreita entre o físico e o digital são tão revolucionários quanto a máquina a vapor no séc. XVIII. Bem-vindos à indústria 4.0, a indústria inteligente.

A diferença é que esta revolução está a acontecer muito mais depressa. Demorou séculos até que a Europa estivesse toda industrializada. Agora, constroem-se hotéis inteligentes por todo o mundo em questão de anos. Isso exige que as empresas se adaptem constantemente — caso contrário, o seu desempenho vai piorar até deixarem de ser competitivas. É urgente ser cada vez mais eficiente.

Para muitas empresas, quer por estarem a crescer rapidamente, quer por terem uma grande quantidade de equipamentos, isso significa melhorar a sua gestão de ativos. Não só porque permite diminuir os custos com a manutenção, mas também para que o grau de satisfação dos clientes seja maior. E o CMMS surge como o melhor aliado para alcançar estes objetivos.

Os benefícios de um CMMS

Há vários benefícios em utilizar um software de manutenção. Claro que estes variam de empresa para empresa, mas os exemplos que se seguem são benefícios que pode esperar em qualquer indústria. Vejamos com mais detalhe:

Um CMMS monitoriza tudo o que se passa em tempo real.

Com o CMMS, pode ficar a saber o estado de uma ordem a qualquer momento. Basta aceder ao software para saber o status de cada reparação e saber quem são os funcionários responsáveis. A capacidade de analisar todas as situações em tempo real – tanto no microcontexto de cada avaria, como no macrocontexto da empresa – é uma das principais características da indústria 4.0

Mais controle sobre as métricas e KPIs

O CMMS gera relatórios sobre as diversas tarefas de manutenção. Pode calcular facilmente o downtime, o tempo médio entre avarias ou o tempo médio para reparar, entre outras métricas essenciais para perceber o que está a falhar — ou o que pode melhorar — dentro da sua empresa. Isto significa que com um CMMS pode apoiar as suas decisões em dados confiáveis e mensuráveis.  

Poupança a longo-prazo

O objetivo de monitorizar tudo em tempo-real e ter relatórios sobre todas as métricas é tomar decisões melhores. Mas qual é o objetivo dessas decisões? Reduzir o downtime, reduzir os custos com manutenção, poupar em mão de obra, evitar o desperdício de stocks e aumentar a produtividade. Todas estas medidas de otimização resultam em poupança, maximização de lucro e de ROI.

Informação mais acessível: armazenamento em cloud.

Com a maioria dos softwares-as-a-service (SaaS), a informação não fica guardada num serviço interno – mas sim numa cloud. Aliás, esta interação entre o espaço físico e o cibernético é uma das principais características da indústria 4.0. Os softwares de manutenção atuais não são exceção: a informação fica disponível a qualquer momento, para qualquer utilizador com autorização. Para garantir que a informação está mesmo disponível em qualquer sítio certo, procure um CMMS com versão mobile.

Cria um standard para qualquer processo.

Sabe quando telefona para uma determinada linha de apoio e passam a chamada para outro departamento? E depois tem de explicar tudo o que aconteceu de novo, só para transferirem para outra pessoa? Pior, nem sempre essa terceira pessoa tem uma resposta contundente para lhe dar. Talvez ainda não se tenha apercebido, mas isto provavelmente também ocorre na sua empresa.

Se um hóspede diz a um funcionário de limpeza do hotel que a TV está avariada e o funcionário pede para ligar para a receção, tem o mesmo problema. Se o rececionista tem de ir falar com um superior antes de tomar uma ação, então tem definitivamente este problema. Usar um CMMS permite que os pedidos de manutenção comecem a obedecer a um processo standard.

Facilita a comunicação e o trabalho colaborativo

A criação desses processos permite que seja mais fácil reportar uma avaria e resolvê-la. No fundo, facilita a comunicação entre diferentes membros da equipa e promove um trabalho mais colaborativo. No caso acima, poderia ser o próprio funcionário de limpeza a criar o alerta da avaria, despoletando uma resposta imediata.

Isto é uma das principais vantagens de adotar um CMMS em empresas com muitos funcionários e uma grande quantidade de ativos físicos. Já para não falar no óbvio: quanto mais depressa resolver um problema, maior será a satisfação dos seus clientes.

Criar uma base de dados com o CMMS

O CMMS não guarda apenas a informação atual. É possível criar uma base de dados de stocks, de pedidos de manutenção anteriores e dos relatórios de cada período. Ou seja, há rastreabilidade dos dados. Isto permite fazer auditorias facilmente e avaliar a evolução da empresa. Não menos importante: dizemos adeus às pastas de arquivo e dizemos olá a um mundo paperless e mais ecológico.

Facilita a expansão da empresa.

Não é por acaso que as empresas em pleno crescimento investem em softwares de manutenção. Gerir um hotel com 20 quartos não é o mesmo que gerir um com 500. À medida que a empresa cresce, começa a ser impossível controlar todas as tarefas e avarias de maneira ‘tradicional’. Isto é, com papel e caneta e a falar com cada funcionário. Criar processos standardizados, controlar todos os stocks e todas as ações de manutenção num só sítio são os primeiros passos para expandir a sua empresa.

Notificações e lembretes importantes.

Ninguém tem uma memória ilimitada. É normal que não se recorde de todos os prazos a cumprir ou da data-limite para fazer uma determinada inspeção! Felizmente, pode programar o software de manutenção para receber notificações e lembretes como “fazer a inspeção periódica dos elevadores” ou “trocar o extintor do piso 2 que se está a aproximar do fim do prazo de validade”.

Planear a manutenção preventiva.

Mas a verdadeira cereja no topo do bolo é conseguir planear a manutenção preventiva. Imaginemos que estamos a falar de um hotel. Há avarias que não vale a pena tentar travar: as lâmpadas vão fundir, os secadores de cabelo vão deixar de funcionar e as sanitas vão ficar entupidas. Mas há outras, em ativos que são essenciais para o seu negócio, que deve fazer tudo para prevenir – tais como avarias com ar-condicionados ou com os elevadores.

Repare: enquanto uma lâmpada fundida se revolve prontamente (manutenção corretiva), um problema com o ar-condicionado pode demorar horas a ser resolvido. Isto faz com que os hóspedes fiquem desconfortáveis e insatisfeitos. Provavelmente, vão deixar uma crítica negativa, partilhar o desagrado com amigos e talvez nunca mais regressem. Com o CMMS, planear esses tarefas-chave de manutenção preventiva é bastante mais simples, como veremos mais à frente.

Como usar um CMMS para manutenção preventiva

Imagine que uma determinada companhia aérea decide não investir na manutenção ou na vistoria dos seus aviões. Em vez de gastar dinheiro a pagar peças ou a treinar uma equipa de mecânicos, espera que as falhas aconteçam. O resultado? Quando chega a altura de pilotar o avião, as componentes falham. O avião cai no mar, desaparece e é notícia em todo o mundo.

Este é um exemplo muito extremo – nenhuma companhia aérea faz isso, porque os custos de não fazer manutenção são demasiado altos. Prevenir as falhas é essencial para a indústria de aviação. Mas não é preciso ir tão longe: cada vez que troca os pneus do seu carro, que muda o óleo ou que vai à inspeção está a fazer manutenção preventiva. Mais uma vez, a ideia é simples: prevenir as falhas antes que aconteçam, para sua segurança.

Mas quando se trata de uma empresa de hotelaria ou serviços, os passos a seguir nem sempre são tão claros. Primeiro, as consequências são menos perigosas – arrisca-se a lidar com clientes insatisfeitos, sim, mas raramente há perigo de vida. Depois, nem sempre é fácil gerir todas as tarefas de manutenção para cada a ativo.

É aqui que o CMMS entra. No carro tem um painel onde ver o nível de gasolina, controlar a quilometragem para gerir o desgaste, confirmar quantas horas tem de bateria (no caso dos carros elétricos) e por aí em diante. O CMMS é o seu painel. Ou seja, passa a ser a sua memória, a sua agenda, o seu sistema de alerta e o sítio onde concentra toda a informação relevante. Informação essa que é essencial para a manutenção preventiva, pelo menos segundo os dois princípios que vamos passar a explicar.

Controlo de condições

O controlo de condições – uma tradução livre do inglês, “condition monitoring” – é essencial para uma boa manutenção preventiva. Isto consiste em monitorizar o estado (condição) em que se encontra um determinado equipamento. Quando é que foi reparado pela última vez, que peças acusam desgaste, e quantas avarias teve num determinado período de tempo.

Imagine que é o gestor de manutenção de um centro comercial. Sabe em que estado estão as escadas rolantes? Quando é que foram revistas pela última vez? As escadas não tremem? Os rolamentos estão oleados? Quantas vezes ficaram paradas no último mês? Sem ter estas informações, não sabe em que estado estão. E se não sabe em que estado estão, também não sabe que problemas é que podem vir a surgir – que são exatamente os que tem de prevenir.

Uma avaliação de risco como base

Lembra-se do nosso avião que se despenhou no oceano? O risco da falta de manutenção preventiva na aviação é enorme. Dentro da sua empresa, também deve fazer uma avaliação de risco. Há três coisas a ter em conta na avaliação: o estado geral do equipamento (de que já falámos), os riscos de segurança pública e a capacidade de perturbar o seu negócio. O risco de cada ativo deve ser monitorizado através do CMMS.

Para perceber melhor estas três variáveis, tomemos o exemplo de um hotel. Este é um exemplo assumidamente simplista – vamos assumir que temos apenas dois ativos, o ar-condicionado e elevadores antigos. Uma avaria no ar-condicionado é prejudicial ao serviço. Mas também tem o potencial de se tornar um risco de saúde pública, se existir acumulação de bactérias (por exemplo, legionella). Já uma avaria nos elevadores, embora seja incómoda e provável, não põe em risco a saúde pública.

Mas eventualmente o ar-condicionado só vai precisar de manutenção periódica, e a prioridade tornam-se os elevadores antigos. É tudo uma questão de avaliar o risco a cada preciso momento, sempre com a ajuda do seu software, e planear a manutenção preventiva.

Como escolher um CMMS

Se for como nós aqui na Infraspeak, precisa de uma boa chávena de café logo pela manhã. Chamemos-lhe, manutenção do cérebro. Qualquer café cumpre a função – todos têm cafeína – mas nem todos sabem ao mesmo. Isto significa que temos más notícias: há quase tantos softwares de manutenção como sabores de cápsulas de café. Portanto, há um longo caminho de provas a percorrer até encontrar o que tem o sabor mais agradável.

Quando está a escolher um CMMS, há duas coisas que deve ter sempre em mente. A primeira é: qual é o software de manutenção que lhe vai permitir prestar um serviço melhor aos seus clientes? A segunda é: qual é o software que mais vai apoiar a sua equipa?

1. Consulte a sua equipa antes de escolher um CMMS

Este é um software que vai ser usado transversalmente por toda a pirâmide organizacional. Por isso, deve consultar pessoas em diferentes posições dentro da empresa. Os gestores de manutenção, os responsáveis de departamento, os técnicos, os administrados, os engenheiros, os operacionais de serviço, enfim, todas as pessoas que o vão usar regularmente. Pergunte-lhes o que esperam de um software deste tipo, que ferramentas lhes fazem falta e quais são as suas expetativas.

2. Defina objetivos

Depois de fazer uma prospeção com a sua equipa, defina objetivos claros. Que expetativas é que o CMMS deve cumprir? Que soluções, que respostas deve oferecer à equipa? Qual será o padrão de utilização? Nem todos os softwares de manutenção dispõem dos mesmos módulos, por isso definir objetivos é uma boa maneira de filtrar todas as ofertas do mercado. No fundo, trata-se de saber se está à procura de um café espresso ou de uma meia de leite.

3. Avaliação preço/qualidade do software de manutenção

Antes de escolher um CMMS, pondere todos os custos. Os SaaS têm uma subscrição mensal. Alguns softwares de manutenção têm planos de preços, de forma a poder adquirir algumas funcionalidades avançadas apenas quando a empresa chegar a esse patamar. Outros oferecem acompanhamento gratuito. Há os que têm programas de fidelização e os que permitem desistir a qualquer momento. Em suma: leia as “letras pequeninas”.

Não menos importante, tente estimar quanto é que esse software vai permitir poupar. Quanto vai poupar em gestão de manutenção? Como é que vai conseguir otimizar a sua operação? Num bom CMMS, o dinheiro que poupa na manutenção e na gestão de ativos é bastante inferior ao “custo” da subscrição do software.

4. Experimente vários softwares

Na dúvida, experimente. Só há uma maneira de saber como é que a sua equipa se vai adaptar ou se um software cumpre inteiramente o briefing. Peça uma demonstração grátis ou um período de experimentação antes de dizer o “sim, quero acordar contigo todas as manhãs”.

Como implementar um CMMS

A primeira fase está concluída! Já escolheu o seu CMMS perfeito – ou pelo menos o que lhe oferece uma melhor relação preço/qualidade – agora, só falta a implementação. Acima falámos no “sim, quero’” e vamos tomar isto como um casamento. Deve imperar o bom-senso e a ponderação. Leve as coisas com calma: porquê fugir para Las Vegas (que fica muito mais caro, ainda por cima!) em vez de esperar e planear tudo com atenção?

1. Migração do CMMS

Se já usa algum tipo de software de manutenção, não se esqueça de migrar os dados antes do dia da implementação. Ou seja, transferir toda a informação que recolheu até aqui para o novo serviço – caso contrário, tem de voltar à página em branco. A maioria das empresas de software ajuda a migrar os dados

2. Agendar a implementação

Como estávamos a dizer, não é fácil mudar tudo de hoje para amanhã. Agende uma data realista para fazer a transição, para ter tempo de preparar a sua equipa e de fazer a migração dos dados. É importante que estejam todos ‘a bordo’! Escolha uma data em que possa ter o apoio de uma equipa remota – não escolha alturas de feriados ou de férias, por exemplo, porque é normal precisar de apoio nos primeiros dias. Se o seu negócio é sazonal, escolha a época baixa para fazer a alteração.

3. Período de implementação do software

Para algumas empresas pode ser vantajoso ter um período de implementação. Isto é, em vez de implementar o CMMS de uma só vez, pode ser preferível começar um determinado departamento, e daí expandir para toda a empresa. Isto dá tempo para se ir adaptando à mudança.

4. Treino e adaptação da equipa

Ainda se lembra do seu primeiro telemóvel Android? Agora não se imagina sem ele, mas de certeza que levou algum tempo até se adaptar. Afinal, antigamente só fazia mensagens e enviava chamadas… Acontece a mesma coisa com o software de manutenção. Há uma curva de aprendizagem que exige treino e adaptação. Uma boa ideia é juntar a implementação com um ‘bootcamp’ para facilitar a transição.

Depois de implementar um software de manutenção, temos a certeza que não se vai arrepender. A tecnologia existe para facilitar as nossas vidas e não o inverso – a sua empresa não é uma exceção. Se trabalha como gestor ou técnico de manutenção, um bom CMMS será o seu melhor aliado para otimizar a gestão de ativos. Menos avarias é igual a mais clientes satisfeitos, o que é sinónimo de um maior volume de negócios.

Não é uma equação complicada!