Afinal, o que é o Facility Management?

Se chegou até ao blog da Infraspeak, certamente que já ouviu falar de facility management, ou gestão de infraestruturas. Mas num campo tão vasto quanto este, nem sempre é fácil perceber exatamente a que nos estamos a referir. Por isso, hoje vamos diretamente ao cerne da questão — afinal, o que é o facility management?

Que tarefas engloba o facility management?

O trabalho de um facility manager engloba a manutenção de infraestruturas e edifícios — o que inclui a organização do espaço, a manutenção de equipamentos e a gestão de tarefas do dia a dia, entre outras —, mas também a gestão de organizações e das pessoas, que abrange o catering, a limpeza, os recursos humanos e as tecnologias da informação e comunicação.

Através da manutenção do património da empresa e da otimização as tarefas do dia a dia, o facility management permite aumentar as margens de lucro da empresa. Mas, mais do que isso, também é essencial para prestar um serviço melhor ao clientes. A partir daí, claro, é sempre a somar: clientes satisfeitos voltam, recomendam e fazem com que o seu negócio cresça de forma sustentada.

Agora vamos à prática: o que muda no dia a dia?

As vantagens que mencionamos acima são capazes de suscitar a curiosidade de qualquer gestor. Mas o que é que significam na prática, que implicações terá um sistema de facility management no dia a dia? Depende da sua empresa e das suas necessidades, claro. Vamos imaginar, por um momento, que tem um hotel com 300 quartos. As suas equipas de limpeza têm que saber quais são os quartos que vão ficar desocupados, onde é que é preciso substituir uma lâmpada e quem é que pediu mais um cobertor.

Geralmente, isto implica que o cliente comunique cada pedido à receção. Depois, a receção passa a informação ao chefe da equipa de manutenção, que tem que transmitir o pedido à pessoa encarregada de cada ala e, por sua vez, esta comunicará a um funcionário. Ao todo, são pelo menos 4 passos, 3 oportunidades de haver uma falha na comunicação e obriga cada elo na linha de comunicação a perder tempo. Pelo contrário, com um sistema de gestão de infraestruturas informatizado, a informação pode entrar diretamente no sistema e calendarizar as tarefas automaticamente.

Tomemos agora o exemplo de um centro de comercial. Quando está em jogo o funcionamento de uma infraestrutura onde trabalham centenas de pessoas, nada pode falhar. As equipas de manutenção precisam de controlar as escadas rolantes, os elevadores, a limpeza das zonas comuns, o funcionamento dos alarmes e as inspeções periódicas, entre tantas outras tarefas. Já imaginou monitorizar tudo isto de forma manual, com base no papel, na caneta e na memória?

À medida que as empresas crescem, investem em mais equipamento e expandem as suas equipas, a margem de erro diminui. O facility management é essencial para garantir que tudo funciona sobre rodas e que há uma sinergia real entre os diferentes membros da equipa de manutenção. Tudo sob o olhar atento do gestor de manutenção, claro, que consegue perceber onde é que está a falhar e como “olear” melhor a máquina da sua empresa.