O que é isto?

Este é o seu guia de referência para tudo relacionado com manutençao ou gestão de manutenção. Depois de ler isto, saberá exatamente o que é a gestão de manutenção, quais são os principais tipos de manutenção, como aplicá-los e quando escolher cada um deles.

Aprenderá tambem sobre Sistemas de Gestão de Manutenção Computadorizados (CMMS), 5 sinais de que deve investir num e como eles podem melhorar significativamente a eficiência das suas operações e reduzir custos.

No final, poderá fazer download de um  Template de Plano de Manutenção Preventiva para lhe poupar tempo e esforço e ajudá-lo a tornar as suas operações mais organizadas do que nunca.

O que vai encontrar aqui

O que é a gestão de manutenção?

O objetivo da gestão de manutenção é controlar a alocação de custos, tempo e recursos de forma a assegurar a eficiência e adequação das operações de manutenção, evitando desperdício de recursos e até paralisações devidas a equipamentos avariados.

Imaginemos as seguintes situações:

  1. Numa fábrica, em dado momento, os técnicos disponíveis são encarregados de efetuar manutenção em equipamentos não essenciais à produção, como aparelhos de ar condicionado, por exemplo, enquanto um equipamento essencial é posto em fila de espera;
  2. Vários técnicos são encarregues de efetuar manutenção de um mesmo equipamento, onde o trabalho de um único técnico seria suficiente para a resolução da avaria em tempo útil.

Ambas as situações são exemplos negativos de gestão de manutenção. No caso 1, a produção pode acabar por ser paralisada devido a uma falha que não é reparada por alocação inapropriada dos técnicos; no 2, a atribuição do mesmo trabalho de manutenção a vários técnicos resultará na perda desnecessária de dinheiro por parte da empresa.

O que é que isto nos diz?

Assim, percebemos que agendamento adequado dos trabalhos e o controlo de custos são dois dos principais objetivos da gestão de manutenção. O gestor deve compreender o funcionamento e as necessidades da empresa para saber que trabalhos de manutenção priorizar para minimizar o prejuízo. Da mesma forma, deve sempre avaliar que opções, em termos de custos, são mais viáveis para a empresa, quer a curto, quer a longo prazo — por exemplo, escolher entre a compra de um equipamento mais caro e mais duradouro, ou de um mais barato e menos duradouro (na maioria dos casos, a resposta dependerá da relação tempo de vida/custo estimada para cada uma das opções, devendo idealmente escolher-se aquele com a razão mais elevada).

Um outro aspeto importante do trabalho de um gestor de manutenção passa pelo cumprimento de normas e regulamentos – regressando ao exemplo 2 apresentado acima, é possível que seja requerido por lei que um determinado trabalho de manutenção seja realizado por mais do que um técnico por motivos de segurança. Neste caso, apesar de a alocação de um único técnico poder ser, em teoria, suficiente e ter um custo mais baixo para a empresa, a lei deve sempre prevalecer e o gestor de manutenção é responsável por assegurar o seu cumprimento.

A gestão de manutenção passa ainda pela definição das estratégias de manutenção mais adequadas para as suas instalações, sobre as quais pode ler nas secções seguintes.

Quais são os principais tipos de manutenção?

Existem vários tipos de manutenção que deve ter em conta na definição da estratégia de manutenção que se adequa às suas operações e que está dentro do seu orçamento.

Os três principais tipos de manutenção que deve considerar são a Manutenção Corretiva, a Manutenção Preventiva e a manutençáo Preditiva. Uma estratégia ideal incorpora todos estes tipos de manutenção, dependendo de qual é apropriada para cada tipo de equipamento, tendo em conta o seu valor e quão crrítio ele é para as suas operações.

O que é a manutenção corretiva?

A manutençáo corretiva é o tipo de manutençao que é efetuado depois da ocorrência de uma avaria e tem como objetivo restaurar o ativo para uma condição em que pode funcionar como pretendido, quer pela sua reparação ou por substituição.

Isto não significa que a manutenção corretiva é apenas relevante quando nenhuma outra estratégia é adotada. Pode ser usada como estratégia por si só, ou juntamente com outros tipos de manutenção ativos.

Por um lado, se usada por si só numa base de funcionar até avariar, nenhuma ação preventiva é executada sobre os equipamentos, que são deliberadamente deixados a funcionar até que ocorra uma avaria, sendo depois reparado ou substituído.

Por outro lado, mesmo se planos de manutenção preventiva ou manutenção preditiva estiverem ativos, a manutenção corretiva pode (e deve) ser considerada. Neste caso, é conhecida como manutenção reativa.

Por mais eficazes que estes tipos de manutenção proativa sejam, não o são a 100%. Avarias (ainda que com menor frequência) continuarão a ocorrer, mesmo não tendo sido previstas ou esperadas. É aconselhável estar preparado para ações corretivas, que continuarão a ser necessárias.

De acordo com a regra geral (a regra dos 80/20), apenas 20% do tempo empregue em manutenção deve ser despendido em ações corretivas, devendo os restantes 80% ser alocados para manutenção proativa. O que nos leva a falar sobre…

O que é a manutenção preventiva?

A Manutenção Preventiva consiste em intervenções realizadas para prevenir a ocorrência de avarias e monitorizar o desempenho das operações.

Como funciona?

É um tipo de manutenção planeada que é realizada em equipamentos independentemente da sua condição operacional no momento, com o objetivo de evitar avarias e minimizar as consequências de colapsos de equipamentos.

É, portanto, apropriada para ativos cuja função é essencial, ou seja, sem os quais as operações da empresa não podem continuar normalmente, bem como equipamento de maior valor, cuja reparação ou substituição pode ser muito dispendiosa.

O trabalho preventivo é executado de forma cíclica e normalmente determinado por tempo (ex.: a cada 6 meses), eventos (ex.: a cada 500 utilizações), ou leituras de contadores (ex.: a cada 2.000 quilómetros), com limites que são frequentemente estabelecidos com base em estatísticas sobre o tempo de vida médio ou esperado do equipamento.

Como adotar esta estrtégia?

Para adotar a Manutenção Preventiva como a sua estratégia principal, precisará de elaborar um plano de manutenção preventiva, que consiste num documento criado anualmente pelo Gestor de Manutenção, com a lista de equipamentos e de períodos em que os mesmo devem ser sujeitos a manutenção durante o ano: mensalmente, anualmente, duas vezes por mês, ou como necessário.

Como preparar um plano de manutenção preventiva?

A plena execução da manutenção preventiva só é possível com a elaboração de um plano de manutenção preventiva eficaz.

Um bom plano de manutenção preventiva garante que os equipamentos tenham o acompanhamento necessário para que cumpram plenamente as suas funções e apresentem menos avarias. A manutenção preventiva também é responsável por estender a vida útil dos ativos, o que traz benefícios como a poupança de recursos naturais e energéticos, e evitam a necessidade de adquirir novos equipamentos. Preparar um bom plano de manutenção preventiva é mais fácil do que se pensa:

Em primeiro lugaro, todos os ativos devem ser listados e organizados adequadamente por categoria e/ou local. O plano de manutenção deve apresentar também a lista de tarefas associadas a cada equipamento, bem como as medições e auditorias do mesmo, se aplicáveis. Estas tarefas devem ter uma prefiodicidade assciada, que levará à construção de um calendário de intervanções de manutenção preventiva.

O objetivo de um Plano de Manutenção Preventiva é garantir que todos os equipamentos listados sejam devidamente revistos e suas medições realizadas, de forma a manter o seu pleno funcionamento e assegurar os seus requisitos de higiene e segurança.

No fim do ano, o plano de manutenção preventiva devidamente preenchido deve ser analisado pelo gestor, de forma a contribuir na elaboração do plano para o ano seguinte. Cada equipamento, seu desempenho e as tarefas a ele relacionadas devem ser avaliadas, e assim então medir as necessidades para o ano seguinte: é preciso mais tempo para executar esta tarefa? Este equipamento já está a consumir mais do que no ano anterior, seria hora de substituí-lo? Questões como estas são fundamentais para que o gestor tire sempre o melhor proveito do seu plano de manutenção preventiva.

Quais são as etapas de um plano de manutenção preventiva?

  1. A elaboração de um Plano de Manutenção Preventiva começa pelo inventário dos equipamentos existentes dentro de um edifício. Separados por famílias de equipamentos, eles devem ser listados e descritos;
  2. Depois, cada um deles possui sua lista de tarefas associadas, que podem entrar ou não no plano de manutenção. O gestor deve observar as medições a serem realizadas em relação a cada equipamento e de acordo com as especificações contidas na ficha técnica;
  3. Conforme as recomendações do fabricante e/ou as normas em vigor, o gestor de manutenção define com que frequência devem ser feitas intervenções no ativo em questão.

Após a introdução destas informações para todos os equipamentos, o lano de manutençáo preventiva estará definido e pronto para ser cumprido.

Ainda está confuso?

Não se preocupe — no final desta página, temos um espetacular Template de Plano de Manutenção Preventiva em Excel cheio de automações, instruções e pronto para ser usado, o que vai tornar o sei trabalho muito mais fácil. Satar para o plano de manutenção preventiva.

O que é a manutenção preditiva?

A manutenção preditiva, também conhecida como manutenção baseada na condição, é um tipo de manutenção planeada cujo objetivo é (prepare-se para a surpresa) prever a ocorrência de avarias e, antão, preveni-las.

Como funciona?

Baseia-se na condição física e operacional dos equipamentos, ao invés de estatísticas e calendários previamente definidos, como acontece na manutenção preventiva que é determinada por tempo, eventos ou leituras de contador.

A ideia é prever a ocorrência de uma avaria antes de ela acontecer efetivamente, através da monitorização regular e testes da condição e desempenho dos equipamentos, usando técnicas avançadas como análise de vibração, análise de óleo, acústica, testes de infravermelho, ou imagem térmica.

Quando certas condições indesejáveis são detectadas, então uma reparação é agendada antes da ocorrência de o equipamento efetivamente avariar. Desta forma, é assegurado que as reparações são necessárias e oportunas o que nem sempre acontece com a manutenção corretiva ou preventiva (continue a ler para saber mais sobre as vantagens e desvantagens de cada um destes tipos de manutenção).

Esta abordagem é adequada para equipamentos de elevada prioridade, sem os quais as operações da empresa são comprometidas, e apenas para ativos cujas potenciais avarias podem ser previstas de forma economicamente eficiente com monitorização consistente.

Os três principais tipos de manutenção: vantagens e desvantagens

Como já deve ter reparado se chegou até aqui, estes tipos de manutenção devem ser aplicados a diferentes tipos de equipamentos e dependendo das suas prioridades, objetivos e, claro, o seu orçamento.

Antes de mais, quais são as vantagens?

1. Manutenção corretiva

Apesar de serem frequentemente esquecidas, a manutenção corretiva tem muitas vantagens. Como esta abordagem é caracterizada por ações de manutenção após a ocorrência de uma falha, é ideal para equipamentos de equipamentos de baixa prioridade, ou seja, sem os quais as operações da empresa podem continuar a funcionar normalmente.

O mesmo se aplica a equipamentos de menor valor, visto que o trabalho necessário para lhes dar manutenção ou monitorização constante pode acabar por ser mais caro do que a reparação ou substituição quando há avarias.

Tendo em conta que é necessário muito pouco planeamento para esta abordagem, o seu custo de implementação é muito baixo, em comparação com as alternativas.

2. Manutenção preventiva

As vantagens da manutenção preventiva são imensas, considerando que o seu propósito é, bom, prevenir a ocorrância de avarias. Assim, é uma boa estratégia para aplicar  a equipamentos de elevada prioridade – ou seja, aqueles sem os quais as operações da sua empresa não podem continuar o funcionamento normal.

Como é relativamente simples de planear e executar, a sua implementação ñão requer competências específicas e o custo, ainda que mais elevado do que o da manutenção corretiva, é modesto quando comparado, por exemplo, ao da manutenção preditiva.

3. Manutenção preditiva

Esta abordagem baseia-se na condição física ou operacional dos ativos aquando da manutenção, ao invés de estatísticas e de calendários previamente definidos. Assim, a manutenção efetuada vai sempre ser mais bem informada, necessária e oportuna, visto que o equipamento só será sujeito a manutenção quando uma avaria é prevista, o que diminuirá os custos e o tempo de mão-de-obra despendidos na manutenção.

E quais são as desvantagens?

1. Manutenção corretiva

Já que não são realizadas quaisquer ações preventivas numa estratégia de Manutenção Corretiva, o  tempo de vida dos equipamentos acabará por ser mais curto do que com uma das estratégias alternativas.

Se aplicada a equipamentos de elevada prioridade ou valor (não deve ser!), levará eventualmente a paragens inesperadas e possivelmente  enormes custos de reparação.

2. Manutenção preventiva

Como não se baseiam na condição real dos equipamentos, os planos de Manutenção Preventiva podem, por vezes, ser ineficientes e resultar em ações de manutenção (incluindo substituição de peças) desnecessárias e que custam tempo e dinheiro.

O efeito é agravado quando uma abordagem preventiva é aplicada a ativos de baixa prioridade ou baixo custo que poderiam gerar custos mais baixos se apenas fossem reparados numa base reativa.

3. Mautenção preditiva

A necessidade de investir em equipamentos de monitrização específicos, bem como na formação de pessoal para os usar corretamente e interpretar os dados recolhidos, torna a implementação desta estratégia muito cara.

Por esta razão, não é uma abordagem rentável para ativos que não sao essenciais ao funcionamento adequado das suas operações.

Como mencionámos acima, a melhor estratégia deve incorporar os diferentes tipos de manutenção, dependendo do equipamento em questão.

Sistemas de gestão de manutenção computadorizados

Um sistema de gestão de manutenção computadorizado  (CMMS) é um software de gestão extremamente útil para ajudar no agendamento e gestão de trabalhos de manutenção, bem como os seus ativos e custos. Este tipo de sistemas simplifica todos estes processos centralizando e armazenando toda a informação necessária, facilitando assim a comunicação entre gestores de manutenção e técnicos através de plataformas acessíveis em vários dispositivos.

Enquanto gestor de manutenção, pode pensar que tem tudo sob controlo, mas há alguns sinais que podem indicar que precisa de considerar investir numa destas ferramentas para o ajudar a levar a cabo as suas funções sem problemas. Vamos, então, falar sobre eles?

5 sinais de que deve investir num CMMS

1. Ainda usa o Excel (ou pior… papel!)

Se ainda usa as folhas de cálculo do Excel (ou qualquer outra plataforma de folhas de cálculo) para monitorizar os seus planos de trabalho, ativos e custos, está definitivamente a perder várias funcionalidades de que outras empresas estão a beneficiar com os CMMS.

Por exemplo, ao contrário de uma folha de cálculo, um CMMS é capaz de o notificar, bem como aos técnicos de manutenção, sobre planos de manutenção preventiva ou outros eventos não planeados, como avarias reportadas em equipamentos.

Tendo isto em conta, nem precisamos de discutir o uso de papel, pois não?

2. As suas decisões são mais estimadas do que informadas

Com um sistema de gestão de manutenção, poderá tomar decisões muito mais informadas relativamente a vários aspetos do seu trabalho, como planos de manutenção, alocação de técnicos ou investimentos em equipamento.

Isto não significa necessariamente que as suas decisões sem um CMMS não tenham justificação ou não sejam informadas de todo, mas com as ferramentas tradicionais (tais como o já mencionado Excel) é muito mais difícil atingir o mesmo nível de informação que pode facilmente obter com um software de gestão.

Este tipo de ferramenta pode fornecer-lhe múltiplos relatórios e estatísticas gerados automaticamente a partir dos dados disponíveis na plataforma.

3. Está a passar por demasiado tempo de inatividade

Ninguém quer tempo de inatividade. É prejudicial para as empresas, tanto em termos de custos como de fiabilidade e confiança por parte dos clientes. Como deve já discutimos acima, focar-se num plano de manutenção preventiva reduzirá o número de avarias inesperadas em equipamentos essenciais que podem resultar em paragens.

Com um CMMS, o planeamento e a monitorização de planos de manutenção e de ativos é muito mais simples e eficaz, minimizando as paragens e os custos desnecessários.

4. Não sabe bem quem está a fazer o quê

Se é gestor de uma equipa de manutenção maior, é natural que seja complicado monitorizar quais os técnicos que estão a fazer quais trabalhos e quando. Com um CMMS, no entanto, não podia ser mais fácil. Estes sistemas monitorizam todos os trabalhos de manutenção para cada técnico e são até capazes de calcular o tempo que cada trabalho demora a ser concluído, dando assim uma melhor percepção da performance de cada técnico.

5. A comunicação é problemática

Chamadas atrás de chamadas, cadeias de email longas, mais algumas chamadas e muito tempo desperdiçado. Soa-lhe familiar? Provavelmente sim, mas não devia. Uma grande vantagem de um CMMS é que permite melhorar significativamente a comunicação (tanto em termos de qualidade, como de tempo) entre gestores e técnicos.

Visto que é possível aceder à plataforma através de dispositivos móveis, poderá adicionar, atualizar ou eliminar requisições de trabalho, sendo que os técnicos responsáveis poderão facilmente tomar conhecimento das alterações, ou até ser automaticamente notificados sobre as mesmas.

Alguns CMMS, como o Infraspeak, permitem a associação de ficheiros, fotografias ou vídeos às avarias e ativos, que os técnicos de manutenção podem aceder instantaneamente, eliminando descrições verbais desnecessárias e que são frequentemente mal compreendidas.

Algum destes sinais se aplica a si?
Se sim, considere agendar uma demonstração do Infraspeak!

Mas não é tudo! Um sistema de gestão de manutenção computadorizado não só otimizará as suas operações de manutenção, mas também contribuirá para uma redução de custos significativa. Saiba como:

Como poupar dinheiro com um CMMS?

1. Aumento de produtividade

Provavelmente conhece a expressão “tempo é dinheiro”. E é. Todo o tempo gasto a criar relatórios manualmente, a monitorizar indicadores de desempenho e a gerir calendários pode ser dispendido em tarefas mais produtivas.

Além disso, as funcionalidades de planeamento de um CMMS contribuirão para maximizar os seus recursos de mão-de-obra através do melhor planeamento e agendamento das operações da sua equipa

2. Menos falhas de equipamentos

Se os equipamentos não forem adequadamente mantidos, levarão, eventualmente, a tempo de inatividade, que não só lhe custa caro, como pode prejudicar a sua empresa em termos de reputação e colocará muita pressão sobre os técnicos para resolverem as avarias o quanto antes.

Um CMMS permite-lhe agendar, monitorizar e rever planos de manutenção preventiva, cujo objetivo é evitar falhas inesperadas de equipamentos, impedindo gastos desnecessários de dinheiro.

3. Aumento do tempo de vida dos equipamentos e otimização de custos

Os planos de Manutenção Preventiva acima mencionados, que pode gerir com um CMMS, contribuirão para aumentar o tempo de vida dos seus ativos, através da consistente manutenção, antes que quaisquer falhas se manifestem.

Mas há mais – com as funções de monitorização de um CMMS, terá acesso a informações que o ajudarão a decidir entre reparar ou substituir  equipamentos, com base em várias métricas como a idade do equipamento, o tempo de atividade ou a distância percorrida, aumentando assim a rendibilidade do ativo.

4. Melhor gestão de inventáro e peças

Um CMMS pode ajudá-lo a gerir o seu stock, evitando atrasos na manutenção devido à indisponibilidade de equipamento ou peças suplentes necessárias. Pode ter uma visão muito mais abrangente do seu inventário e evitar tanto situações de falta de stock, como de excesso, visto que o CMMS lhe fornecerá informações sobre as quantidades atuais dos seus materiais ou peças suplentes.

5. Funcionalidades de gestão de custos

Um CMMS como o Infraspeak, por exemplo, permitir-lhe-á registar e identificar adequadamente todo o timpo de custos, quer associados a materiais, deslocações, ou recursos (tais como maquinaria ou mão-de-obra qualificada). Isto permite gerar relatórios mais aprofundados e fazer estimativas mais precisas acerca de orçamentos e do desenvolvimento dos trabalhos de manutenção, do ponto de vista económico.

Com estes e outros aspetos (tais como melhor utilização energética, identificação de áreas problemáticas e auxílio no cumprimento das legislações e regulamentações em vigor), é difícil (para não dizer impossível) argumentar contra o poder de redução de custos de um sistema de gestão de manutenção, não é?

Apps de gestão de manutenção

A mobilidade (através de um CMMS com uma aplicação móvel integrada) é a resposta. A possibilidade de usar as suas ferramentas diárias (como smartphones ou tablets) no trabalho, bem como ter acesso muito mais rápido à informação de que precisam, são enormes vantagens para as equipas de manutenção, que estão em constante movimento pelas instalações.

Apresentamos-lhe aqui algumas razões pelas quais uma aplicação de gestão de manutenção é extremamente vantajosa para as equipas de manutenção e, em particular, para os técnicos.

1. Menor tempo de reação

2. Toda a informação centralizada

3. Acesso mais rápido a informação dos equipamentos

4. Atualização de informação em tempo real

5. Adição de ficheiros multimédia

Leia sobre cada um destes pontos no nosso artigo sobre porquê ter uma app de gestão de manutenção.

Quer saber mais sobre estes sistemas e como pode aplicá-los às suas operações? Fale connosco (sem compromissos!).

Template Plano de Manutenção Preventiva Excel

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