Qualquer empresa que queira ter sucesso, seja do setor de retalho, hoteleiro ou industrial, precisa de uma gestão de stock eficiente. Trata-se de um dos princípios básicos de uma boa administração, importante para garantir confiabilidade e boas margens de lucro.

Uma boa gestão de stock é essencial para evitar a escassez de produtos para os clientes ou hóspedes, assim como a interrupção da produção, no caso das indústrias. Faz parte da estratégia de manutenção definir quem será o gestor responsável por esta logística. 

O que é a gestão de stock

É a monitorização de todo e qualquer item armazenado, de forma a garantir que nada falta para a produção e/ou execução dos serviços, bem como o controle de vendas da empresa. Neste processo, é importante que não haja excesso ou a falta de stock. Caso contrário, é tempo e dinheiro desperdiçados.

A gestão de stock representa ainda a capacidade de organização de uma determinada empresa, face ao controlo dos produtos para satisfazer a procura. Supervisionar o fluxo das vendas faz parte dessa gestão, desde o processo de entrada, até o momento da sua saída (compra, venda ou utilização).

O gestor de stock também precisa de garantir as melhores condições de negociação e logística. Estar atento à gestão de fornecedores e informar-se das entregas é essencial, tal como estar atento às possíveis perdas (vencimento, por exemplo), para evitar prejuízos.

Importância da gestão de stock

O ideal é manter o fluxo de entrada quase que idêntico ao fluxo de saída, para evitar tanto a falta de stock como o excesso. Tendo em conta a variedade de fatores que podem influenciar a tomada de decisões, o responsável pela gestão de stock deve estudar e conhecer o mercado em que está inserido. 

Setores como o de hotelaria podem sofrer com a sazonalidade, exigindo que a reposição seja feita de forma diferenciada, dependendo da época do ano. Outros setores, como o retalho, são mais estáveis.

Fatores externos também podem influenciar diretamente o stock de uma empresa no que diz respeito às negociações vantajosas — pode acontecer de surgirem descontos e promoções interessantes. No entanto, é preciso considerar se o produto em questão não vai vencer, estragar ou deteriorar com o passar do tempo. De nada adianta ter um stock cheio se os produtos não podem ser bem aproveitados.

Por outro lado, esta estratégia pode permitir que a empresa faça promoções, enriquecendo a experiência do cliente. Considere todas as possibilidades!

Princípios da gestão de stock

Existem três princípios básicos — previsão da procura, monitorização e qualidade — que devem ser considerados para a gestão dos produtos e materiais em stock. Estes princípios garantem que o fluxo funciona em conformidade, evitando perdas e paralisações das atividades de produção ou serviços relacionados. 

Previsão da procura

Estudar o mercado e entender quais são as demandas é essencial para fazer esta previsão. Por exemplo, empresas que trabalham com o setor do turismo (hotéis) têm de considerar o tipo de sazonalidade em que estão ativos: verão ou inverno?

Esta capacidade de prever quando haverá mais procura garante que a empresa é competitiva, que os clientes ficam satisfeitos e que, naturalmente, os lucros aumentem.

Poder antecipar essas ocorrências dão aos responsáveis pela gestão de stock o poder de negociação, pois ficam com tempo para fazer pesquisas, procurar pelas melhores condições e escolher a melhor relação custo-benefício para o negócio. Afinal de contas, compras de última hora normalmente geram prejuízos financeiros e atrapalham a logística.

Monitorização

A verdade é que não se trata de um trabalho simples. Requer atenção, planeamento e conhecimento do mercado. É preciso contabilizar todo o stock, com exatidão, para que coincida com cada utilização ou venda. Apenas com estes dados “em mãos” é possível fazer as reposições necessárias, sem que haja prejuízos.

A monitorização pode ser feita de várias formas — da mais tradicional, por meio de um livro de inventário, até à forma mais tecnológica, via software. O ideal é acompanhar a evolução e as inovações de mercado. Por isso, indica-se a utilização de softwares de gestão de stock, capazes de planear e gerir compras de material em tempo útil.

Qualidade

No que diz respeito ao controlo de stock, a qualidade referida é sobre o local de armazenamento dos produtos e/ou materiais para a empresa. É claro que a qualidade do produto é muito importante, mas mantê-lo num local adequado e em boas condições garante que não haja prejuízos. Materiais desperdiçados ou danificados devido às condições de armazenamento e stock representam défices negativos.

Os 4 erros mais comuns na gestão de stock

A tarefa de monitorizar o stock, assim como o controlo de vendas de uma empresa, é essencial para o seu bom funcionamento. Não existe uma fórmula mágica para facilitar os processos; no entanto, é preciso estar atento aos pormenores que podem fazer toda diferença.

Excesso ou falta de stock

O erro mais comum, principalmente de quem está a iniciar atividade num determinado setor, é o de ter mercadorias em excesso ou comprar apenas quando está prestes a acabar.

Lembre-se que os extremos não são bons para a sua empresa e podem causar prejuízos irreversíveis. O ideal é que haja análise das vendas/consumos, mês a mês, para garantir que este tipo de problema não acontece. Outra dica é concentrar os investimentos nos produtos mais lucrativos e que têm mais saída.

Monitorização inadequada

Os recursos usados para monitorização constituem outro erro muito comum na gestão de stock  Acreditar que o investimento num software eficiente é desnecessário para o negócio é o primeiro erro. Investir num sistema “barato” é o segundo.

É preciso entender a importância e as consequências envolvidas nesta tomada de decisão. O ideal é analisar a relação custo-benefício, para que o programa realmente seja útil. Desta forma, o gestor responsável poderá concentrar os seus esforços noutras atividades que garantem o desenvolvimento empresarial.

Erros administrativos

Errar é humano. Mas, tal como noutras atividades inerentes ao negócio, esta também requer muita atenção e disciplina, começando na realização do pedido do material ou produtos necessários. Por isso, o ideal é ter tudo categorizado e descrito para não haver confusões ao criar os pedidos.

O mesmo é válido para receber o produto quando chega à empresa. A tarefa de conferir item por item pode ser monótona, mas é imprescindível para garantir que o pedido foi  entregue, até porque ter de reclamar e pedir a troca ou reposição de um determinado produto custa tempo e atrapalha o ritmo e a produtividade.

Controlo de mercadoria

O último dos erros mais comuns da gestão de stock é o não acompanhamento dos prazos de validade, bem como o estado de conservação dos produtos que podem perecer ou deteriorar em condições adversas..

Crie um esquema ou fluxo onde seja possível acompanhar todos os itens que estão próximos do prazo de validade. Desta forma, é possível priorizar o seu uso ou então criar estratégias de vendas específicas, tais como promoções e ofertas para que ele seja comprado. Evita-se o prejuízo e falhas no sistema.

Atenção: apesar de não ser algo posssível de planear, é preciso considerar algumas situações infelizes e que geram rupturas no stock. É o caso de roubo de mercadorias, seja por parte de um cliente mal intencionado ou colaboradores. Daí a necessidade de realização de inventários periódicos, para ter a certeza que esse tipo de situação não ocorreu.

Metodologias de gestão de stock

Existem diferentes métodos para a gestão e armazenamento dos produtos de uma empresa. Cada tipo de negócio requer intervenções e estratégias específicas para a realização desse acompanhamento, entre as quais Vendor-Managed Inventory (inventário gerido pelo fornecedor); Just in Time (compra e venda por demanda) e Economic Order Quantity – EOQ (quantidade económica de pedido).

Inventário gerido pelo fornecedor (VMI)

Trata-se de um programa de reposição contínua, no qual a empresa partilha as informações de stock com a empresa fornecedora (externa), para que ambas as partes possam decidir sobre a quantidade solicitada.

É uma forma de gerir as incertezas de mercado, pois o fornecedor passa a ser o responsável pelo montante do produto. Ou seja, ele não poderá deixar faltar e, muito menos, sobrar ou perder.

Esta estratégia permite reduzir os custos, assim como a quantidade de produtos armazenados em stock. Também otimiza o processo de operação (análise, pedido e receção de mercadoria).

“Just In Time” ou estratégia por demanda

Como o próprio nome indica, trata-se de um sistema de administração que considera e determina quando um determinado produto deverá ser produzido, transportado, comprado ou vendido.

É ideal para negócios com produção agendada (por demanda). Desta forma, a matéria-prima, por exemplo, só chegará à indústria no momento necessário para sua produção. Desta forma, armazena-se apenas o mínimo necessário para que a produção se inicie. No entanto, isto não se adequa a todo o tipo de negócio (como, por exemplo, no retalho).

Economic Order Quantity (EOQ)

É o mais antigo modelo de gestão de stock, desenvolvido por H. Ford em 1913, no qual a estratégia é a programação da produção. Ou seja, o stock é gerido de acordo com a quantidade de pedido, para torná-lo mais económico. Esta estratégia tem em consideração os custos totais de manutenção, assim como os de pedidos. Neste caso, existem custos fixos independentes da quantidade exigida. Ao realizar a entrega (ou venda), o stock chegará a zero.

Gestão de stock eficiente

Ao seguir os passos e recomendações para realização e desenvolvimento da gestão de stock, garante-se a eficiência do negócio. Mas, para tal, é preciso centralizar e automatizar os processos, reduzindo os erros e possíveis custos (ou prejuízos).

O responsável pelo stock deve ter controlo sobre de todo o processo, bem como a logística e controlo de vendas/consumos. A cada ciclo de reposição, é preciso anotar todas as informações para criar um histórico, seja ele semanal, mensal, semestral ou anual. As informações devem ficar disponíveis para ajudar a prever o mercado nos próximos anos.

Ter esse tipo de informação ajuda a entender a evolução da marca e o seu posicionamento no mercado. Com o passar dos anos, torna-se possível fazer previsões acertadas para uma boa gestão de stock.