Gestão de Documentos e como ela lhe permite reduzir custos

Papéis e documentos empilhados em uma mesa de escritório. Resultado de uma gestão de documentos ineficiente.

Quantas pizzarias há no Porto? É uma pergunta retórica, claro. São demasiadas para contar. Agora pense quantos papéis e documentos usa todos os dias na sua empresa. Entre contratos, avenças, políticas de seguros, orçamentos, faturas, garantias de documentos, certificados, manuais de instruções, relatórios de manutenção… Chegamos às dezenas, centenas, milhares? Temos más notícias: nunca vai melhorar. A tendência é acumular cada vez mais documentos. Mas há uma boa notícia: existe cura! O que precisa é de mais gestão de documentos, uma melhoria que também lhe vai permitir reduzir custos. Ao longo deste post, vamos explicar o que é a gestão de documentos, em que consiste e todas as vantagens que tem para a sua empresa.

O que é a gestão de documentos?

Começamos por clarificar alguns conceitos. A gestão de documentos consiste essencialmente em três coisas: produção, uso e armazenamento de registos. Mais abaixo, veremos o que supõe cada um destes passos. O objetivo é que seja um processo mais prático, rápido, menos burocrático, seguro e organizado para lidar com todos os documentos da empresa. O que, no limite, lhe permite reduzir custos.

Mas primeiro, um breve esclarecimento. Normalmente só falamos na gestão de documentos que se encontram na fase corrente e na fase intermediária. Ou seja, registos atuais a que precisamos de aceder facilmente, como garantias ou contratos ativos (fase corrente). Mas também há documentos que têm de ficar armazenados com segurança, como o contrato social da empresa ou a certidão permanente (fase intermediária).

Porém, podemos falar de forma mais alargada em armazenamento de documentos, o que inclui arquivos históricos ou documentos que, no futuro, farão parte de um arquivo histórico. Ao longo deste artigo, tocaremos neste ponto algumas vezes.

Fases da gestão de documentos

  1. A primeira fase da gestão de documentos é a captura (“produção”). Quando se trata de um documento que existe em formato físico, a captura implica a desmaterialização. Isto é, a informação deve ser inserida numa base de dados ou o documento é digitalizado na sua totalidade. Tudo se transforma, portanto, em documentação digital. (Se o documento já for um documento digital, por ex. uma factura eletrónica, este primeiro passo não existe e saltamos para o ponto 2.)
  2. A seguir, há uma normalização ou indexação do documento eletrónico (“uso”). Ou seja: primeiro, o documento é classificado conforme a sua natureza. Depois, é indexado para publicação, aprovação, encaminhamento ou reencaminhamento.
  3. A última fase é a arquivação (“armazenamento”). A partir do momento em que o documento entra no arquivo, fica disponível para consulta de todos os funcionários que tenham as permissões de segurança adequadas.

Qual é o objetivo da gestão de documentos?

À primeira vista, transformar todos os registos em documentação digital pode parecer excessivo. Mas quando temos em consideração os objetivos da gestão de documentos e as suas vantagens, a desmaterialização dos documentos é um preço muito baixo a pagar.

No entanto, esse passo pode ser minimizado ao aderir à documentação digital. Tudo começa com pequenos passos: faturas eletrónicass, assinaturas digitais, aderir a um software de manutenção que dispense as notas manuais, usar mais SaaS e preferir certificados eletrónicos.

Otimização dos registos

Um dos principais objetivos da gestão de documentos é a otimização dos registos. Tanto para os registos atuais, dos assuntos correntes, como para os registos históricos. Se tivermos em conta que 15% dos documentos se perdem (!), torna-se claro que a otimização passa por centralizar todos os arquivos num só lugar. Antes de começar a procurar, temos de saber onde.

Organização dos documentos

A organização é outro dos principais objetivos da gestão de documentos. A documentação digital deve ser organizada em categorias – por exemplo, contratos, garantias, faturas e recibos, relatórios internos e por aí em diante. Assim, torna-se ainda mais fácil encontrar exatamente aquilo que procura.

Armazenamento de registos

O objetivo é armazenar todos os registos num sítio só, mas onde? Lidamos com tantos documentos no nosso dia-a-dia que, ao fim de algum tempo, não há espaço físico suficiente. Então, colocamos duas hipóteses. A mais comum é o armazenamento em nuvem – e como a maioria dos SaaS já usa o armazenamento em cloud, pode fazer a arquivação automática.

A outra opção é o microfilme, que é utilizado em bibliotecas e em arquivos distritais para preservar documentação antiga, como registos de nascimento ou censos. Estima-se que o microfilme resista 500 anos e ocupa muito pouco espaço. Qualquer uma destas duas opções permite fazer um acervo histórico da empresa e preservar a memória para gerações futuras.

Se acha que isto não vale a pena para um “simples” hotel, pense duas vezes. Lembre-se que há hotéis como o Vidago Palace, que se tornaram históricos e emblemáticos no transcorrer do tempo. Muitos dos hóspedes, assim com as obras para manter a estrutura original, são dignos de registo.

Acessibilidade da informação

Sem dúvida que um dos maiores objetivos (e vantagens) da gestão de documentos é a acessibilidade da informação. Ou seja, qualquer registo pode ser consultado rapidamente, por qualquer pessoa com as permissões certas. No caso do armazenamento em cloud, fica disponível a partir de qualquer lugar – é ideal para empresas que gerem diversas infraestruturas e/ou sucursais e para quem a partilha de documentos é essencial.

Padronização dos processos

O último objetivo da gestão de documentos é padronizar os processos. Por outras palavras: ao pôr um sistema de documentação em prática, a empresa começa a seguir sempre a mesma norma. Qualquer documento novo é digitalizado, categorizado, classificado e fica disponível para consulta. A partir daí, todos os funcionários sabem onde o encontrar.

Entretanto, não podemos esquecer as etapas entre a indexação e o armazenamento. Imagine um documento que precisa de ser assinado por diversos gestores. Passa a ser possível enviar o documento e uma notificação imediata para os responsáveis. Por sua vez, estes podem emitir uma assinatura digital. No final, reencaminham para o destinatário final ou arquivam, conforme seja necessário. O importante é estabelecer um padrão.

Quais são as finalidades e vantagens da documentação digital?

Se todos os objetivos que mencionamos acima forem cumpridos, a gestão de documentos terá um impacto profundo no funcionamento da empresa. Estas são as mudanças que pode esperar no dia-a-dia:

Mais rapidez

Sabia que passamos, em média, 12% do tempo à procura de documentos? Encontrar aquele email, o relatório de contas do ano passado, aquela factura que é preciso enviar ao departamento de contabilidade ASAP. Ter um arquivo organizado vai diminuir a quantidade de tempo que passamos à procura dos arquivos certos – e mais rapidez equivale a mais produtividade.

Menos burocracia

A outra consequência diretaa de ter informação mais acessível é menos burocracia. Diminuir a burocracia é uma das principais lutas para aumentar a produtividade, já que o tempo que gastamos a preencher formulários e autorizações nunca mais se vai recuperar.

Poupança de espaço

Manter todos os documentos em formato físico não é possível. A certa altura, um armazém não seria suficiente para manter todos os documentos relacionados apenas com a manutenção do próprio armazém! Arquivar todos os documentos em cloud permite poupar espaço e dizer adeus às pastas e dossiers com lugar cativo nas estantes do escritório.

Diminuir a pegada ecológica

Uma das coisas que mais contribui para a pegada ecológica das empresas é o gasto de papel. Os documentos digitais vão ajudar a sua empresa a poupar papel (mesmo que não o elimine completamente) e a evitar o desperdício. A partir do momento em que os documentos estão todos devidamente arquivados e acessíveis, acabam-se as fotocópias desnecessárias, os documentos duplicados e outros pequenos atentados contra o nosso planeta.

Mais segurança dos arquivos

Um dos maiores problemas dos documentos em papel é danificarem-se com imensa facilidade. A simples passagem do tempo acaba por apagar a tinta, e a informação que queríamos guardar desvanece-se. Quem nunca teve de pedir uma segunda via da factura porque a original estava ilegível?

Os problemas com humidade são outro obstáculo; uma simples infiltração de água é o suficiente para deixar toneladas de papel em pasta. E quantos arquivos históricos se perderam para sempre devido a incêndios? Armazenar os arquivos em cloud ou microfilme oferece mais segurança do que confiar na resistência do papel.

Mais facilidade em elaborar relatórios

Comparar gastos, o tempo de downtime, a evolução do tempo médio entre avarias… Há tantos relatórios que um gestor de manutenção pode ter de apresentar à administração. Mas claro, é sempre mais fácil comparar com períodos homólogos quando toda a informação está arquivada, gravada e organizada.

Redução de custos com a gestão de documentos

Tendo em conta todas estas vantagens da gestão de documentos, torna-se evidente que acaba por resultar numa redução de custos.

Procurar documentos é uma das 10 atividades que mais tempo consome às empresas – 12% do nosso tempo, em média. Ao diminuir o tempo que cada trabalhador demora à procura de documentos, aumentamos a eficiência e, acima de tudo, a produtividade. A partir daqui, chegamos à forma mais simplificada da equação: mais produtividade é igual a mais lucro.

Então, a primeira grande poupança que fazemos é nos recursos humanos. Embora não seja apenas uma questão de trabalhar mais rápido. Em alguns casos também vamos trabalhar menos, sempre que seja possível sincronizar diferentes softwares para arquivarem a informação na localização correcta.

A segunda grande vantagem é a poupança de recursos. Em termos de recursos físicos, aderir a documentos digitais significa uma poupança de espaço incrível – e não nos podemos esquecer que o espaço equivale a ouro em cidades como Londres, Paris ou até Lisboa. Depois há outras pequenas poupanças: em papel, em materiais de arquivo, carimbos e outros clássicos de escritório.

Como estabelecer uma política de gestão de documentos

Claro que não pode introduzir a gestão de documentos na sua empresa sem criar primeiro uma política de gestão de documentos. Obviamente, os detalhes da política que adoptar dependem do tamanho da empresa, do tipo de documentos com que lidam e das suas prioridades. Ainda assim, há três etapas essenciais pelas quais todas as empresas têm de passar.

 

  • Definir um sistema

 

A parte mais difícil de estabelecer uma política de gestão de documentos é definir um sistema. Primeiro tem de decidir que tipo de armazenamento procura e se precisa de um ERP (Enterprise Resource Planning) personalizado. Depois, deve definir quais são as variáveis que o sistema de pesquisa vai assumir. Pense numa biblioteca em que pode procurar o livro por autor, título ou ano de publicação. Aqui, quais serão as formas de chegar a cada um dos documentos?

 

  • Quem pode solicitar documentos e como

 

Evidentemente que a intenção é tornar a informação mais acessível a todos, mas há documentos que se devem manter confidenciais. Para isso pode criar perfis de utilizador e diferentes níveis de segurança, para que apenas algumas pessoas tenham acesso a qualquer documento. No caso de manter alguns arquivos em suporte físico, estabeleça uma política para assegurar a sua manutenção (por exemplo, não retirar os documentos das instalações, não fotografar/ partilhar com terceiros, etc.)

 

  • Quem insere os documentos e quem recebe notificações

 

Em muitas empresas, qualquer funcionário pode inserir novos documentos. No entanto, deve existir um protocolo sobre como o fazer, para que o documento seja categorizado e classificado de maneira eficaz. Caso contrário, 90% dos documentos podem acabar mal-classificados! Também deve definir quem tem autorização para alterar ou apagar documentos e quem recebe notificações dessas alterações.

Nunca foi possível ter tanta informação sobre as tarefas de manutenção da sua empresa como agora. O único problema é, como a guardar? Por isso, acreditamos que a gestão de documentos é uma mais-valia para organizar toda a documentação que quer partilhar com a sua equipa.