Gestão de custos: veja como manter tudo na linha e sob controlo

A gestão de custos é uma tarefa essencial em qualquer negócio
Gestão de custos sendo feita por uma gestora. Uma atividade que exige muita precisão e informações qualificadas para a tomada de decisões

Uma empresa saudável é como um conjunto de engrenagens que funcionam juntas em plena harmonia. Todos os departamentos, o comercial, de produção, de atendimento ao cliente, de marketing e o financeiro, precisam de estar sincronizados para que o objetivo final seja atingido: lucro e saúde financeira. E uma gestão de custos eficiente é fundamental para que este processo aconteça de forma inteligente.

Na sua empresa já existe um fluxo de gestão de custos em funcionamento para controle dos gastos, despesas e lucros? Neste artigo vamos falar sobre o que é uma gestão de custos eficiente, quais as melhores práticas e os erros mais comuns – também é muito importante saber o que não fazer.

O que é a gestão de custos

O setor de gestão de custos é o principal responsável por manter a saúde financeira de uma empresa. E é através dessa gestão eficiente que uma organização consegue manter-se em pleno funcionamento. Quando feita com eficiência, a gestão de custos contribui para o uso racional de recursos e garante que calculamos o preço dos nossos produtos e serviços de forma correta.

A gestão de custos é responsável por gerir e controlar despesas e custos, sejam eles fixos ou variáveis. Estes custos vão desde o aluguer do armazém onde é feita a produção da empresa até aos valores investidos nas viagens dos comerciais para a captação de novos clientes. Todos esses números devem estar claros para todos os responsáveis pela gestão. Sim, a comunicação é fundamental em todas as etapas desse processo.

Mas antes de entrarmos nos detalhes e boas práticas, precisamos de falar sobre custos e gastos. Sabe qual a diferença entre os dois? Os custos são os valores gastos com todo o processo produtivo da empresa e aquisição de stock. Ou seja: matéria prima, equipamentos, manutenção, aluguer e outros. Já os gastos (ou despesas) não têm relação direta com a produção — são os valores investidos em funções administrativas, na força de vendas, em marketing e comunicação e no salário destes funcionários.

Uma boa forma de diferenciar um do outro é pensar: se eu parar de investir dinheiro nisto, haverá um impacto direto na produção dos meus produtos e stock? Se a resposta for sim, é um custo. Caso contrário, trata-se de uma despesa.

Os custos e despesas podem ser classificados em dois tipos: fixos e variáveis. Os fixos são os que não apresentam qualquer variação consoante o volume de produção. O aluguer de um espaço é um bom exemplo. Já os custos variáveis mudam de acordo com a produção. A matéria-prima, por exemplo, é um custo variável.

Esta distinção é importante para uma etapa fundamental do sucesso de uma empresa: a definição de preço dos produtos ou dos serviços oferecidos. Apurar corretamente os custos e as despesas leva a uma margem de contribuição que, em resumo, indica se vale a pena produzir um determinado produto ou não. Essa gestão inteligente contribui para que a sua empresa seja mais competitiva e apresente preços melhores e mais justos no mercado – tanto para o retorno financeiro da companhia, como para o consumidor.

Como é uma boa gestão de custos

Uma gestão de custos inteligente é responsável por manter o pleno funcionamento da operação da empresa, tanto da produção, como de todas as equipas responsáveis pela gestão administrativa e de vendas. Mas como fazer isso de forma eficiente?

A primeira coisa que precisamos de ter clara é que um planeamento de gestão de custos é algo constante. Precisa de ser atualizado e revisitado constantemente. Nesse planeamento, devem ser definidos quais são os custos e as despesas de todo o processo produtivo e administrativo da empresa. E, como já falámos, é fundamental distinguir que valores são custos e quais são despesas.

A disciplina desse processo é outro ponto importante para a eficiência da gestão de custos. Todos os valores investidos na empresa, sejam quantias grandes ou pequenas, precisam de ficar registados no controlo financeiro. A rigidez desse controlo ajuda a perceber com mais facilidade quais são os gastos que geram mais impacto nas contas da empresa, o que pode ser um diferencial estratégico na hora de tomar decisões.

Por fim, não trabalhe a gestão de custos de forma independente do planeamento estratégico da empresa. Esta inteligência combinada contribui para definir metas de investimentos e os lucros que podemos alcançar.

Erros mais comuns da gestão de custos

Gerir bem uma empresa, seja no setor administrativo, comercial ou na produção, envolve saber, além das melhores práticas, aquilo que não deve ser feito. Afinal, nada é mais inteligente do que aprender com erros. Abaixo listamos quais são os erros mais comuns na gestão de custos – e estão aqui, claro, para que não faça nada disto na sua empresa.

O erro mais comum na gestão de custos é o de ignorar os custos de produção dos seus produtos. Lembra-se quando falámos sobre a importância de registar todos os custos e despesas da sua empresa? Não pode deixar de fazer isso separadamente por produto ou serviço. É preciso considerar as variáveis dos valores das matérias-primas, as negociações em curso com fornecedores e outros valores relacionados com a produção.

Outro erro comum – e que queremos que não cometa na sua empresa – é o de não acompanhar os custos e despesas fixos. Parece improvável não se lembrar, na gestão de custos, do valor do aluguer ou do montante investido em pagamentos de funcionários. Mas, numa gestão com planeamento ineficiente, acontece. Estes valores devem ser considerados na hora de definir o preço dos produtos e serviços e, claro, precisam de entrar na agenda de pagamentos mensais. Afinal de contas, a luz não pode ser cortada por falta de pagamento.

Por falar em definir preços, este é outro erro cometido por muitos gestores. Colocar no mercado um produto ou serviço com um valor abaixo do que seria ideal pode ter impactos negativos na saúde financeira da sua empresa. E, claro, valores demasiados altos tornam sua empresa menos competitiva.

Outro erro grave, mas muito comum, é misturar as suas finanças pessoais com as da empresa. As suas finanças e a empresa não devem partilhar sequer a mesma folha de Excel, quanto mais a mesma conta do banco. Agir dessa forma dificulta muito na hora de perceber como é que a empresa está a funcionar. Também é importante determinar qual é a remuneração dos sócios, quer corresponda a uma percentagem dos lucros ou a um valor fixo. 

Por fim, uma dica muito valiosa: não deixe de otimizar a sua gestão de custos. Use a tecnologia a seu favor para melhorar a sua produtividade no dia a dia e a eficiência deste processo. Arme-se de ferramentas, recursos ou softwares de gestão que permitam o registo e análise de custos como deslocações, alimentação, estadias e tantos outros relacionados à sua atividade.

A importância da gestão de custos para as empresas

Se chegou até aqui, já deve ter percebido como a gestão de custos é fundamental para o sucesso de uma empresa. Além de ajudar a garantir a saúde financeira de um negócio, independentemente do setor.

Acompanhar de forma clara os custos e despesas ajuda a tomar decisões: definir o preço de produtos e serviços; investir ou não na produção de determinado serviço; escolher fornecedores e novos investimentos. A lista é muito maior, claro. Mas esses são só alguns dos exemplos mais práticos.

Uma dica final: não espere para aplicar todas estas estratégias e planeamentos. Não deixe para quando perceber que as finanças da sua empresa não andam bem. Planeie, organize-se desde o início da atividade e seja precavido até em momentos de bonança.