A gestão de ativos é uma daquelas buzzwords que vai ouvindo aqui e ali. Mas afinal, o que é a gestão de ativos? Gestão de ativos é o mesmo que gestão de manutenção? Mais: porque é que a gestão de ativos é tão importante para os negócios?

Como são muitas perguntas de uma só vez, vamos responder com calma. Ao longo deste artigo, explicamos o que é a gestão de ativos, o que a torna diferente da gestão de manutenção, que benefícios pode esperar e porque é que deve investir mais nesta área do negócio.

O que são ativos físicos?

Antes de começar, convém esclarecer alguns conceitos. No sentido lato, ativos são quaisquer itens, recursos ou entidades representadas pela empresa. Esta definição engloba ativos físicos, como equipamentos, ferramentas, máquinas, stocks e infraestruturas, mas também ativos imateriais, como direitos de autor ou propriedade intelectual. Ao longo deste artigo, vamos referir-nos à gestão de ativos físicos.

Quando falamos de ativos físicos, também nos podemos referir à sua disponibilidade e confiabilidade. Tal como o nome indica, a disponibilidade é a quantidade de tempo que um determinado ativo está apto para cumprir as suas funções. Um dos principais indicadores da disponibilidade é o MTBF. Quanto maior for a disponibilidade de um certo ativo, mais confiável se torna e mais produtivo se torna.

Qual é a diferença entre gestão de ativos e gestão de manutenção?

Agora que já esclarecemos alguns pontos essenciais, podemos passar para a próxima fase. É importante explicar qual é a diferença entre a gestão de ativos e a gestão de manutenção. Embora os dois conceitos estejam relacionados, não são a mesma coisa.

Imaginemos uma equipa de futebol que joga simultaneamente no campeonato nacional e na Champions. No início da época, o treinador tem que ter todo este ciclo em consideração. Pode deixar alguns jogadores de fora em jornadas menos decisivas para os “poupar” até à liga europeia, por exemplo, porque considera a equipa no seu conjunto.

Depois, temos os preparadores físicos e os fisioterapeutas. Diria que fazem a mesma coisa que o treinador? Claro que não. A sua função é que cada jogador chegue ao fim de cada jornada com o mínimo de desgaste possível. E, quando há lesões, que estas sejam resolvidas tão rápido quanto possível.

Nesta analogia, o nosso ativo é a equipa e as componentes são os jogadores. O treinador é o responsável pela gestão de ativos, enquanto a restante equipa técnica assegura a manutenção.

A gestão de ativos foca-se no ciclo de vida de cada ativo. O objetivo é que cada ativo tenha um desempenho desejado, ponderando as oportunidades e os riscos para estabelecer prioridades. Vejamos: objetivo do treinador é sempre chegar à vitória, mas tem de ponderar a dificuldade de cada jogo e de cada adversário para estabelecer as suas prioridades.

A gestão de manutenção foca-se em momentos mais precisos dentro do ciclo de vida. Controla indicadores para identificar potenciais problemas e, se possível, evitá-los. Normalmente, isto implica analisar relatórios e monitorizar tudo o que se passa em tempo real – no exemplo acima, monitorizar a condição física de cada jogador. Outra das suas funções é ponderar as consequências – como os custos, os recursos e os materiais a usar – e tenta que a avaria seja resolvida tão depressa quanto possível, com o mínimo de prejuízo para o desempenho da empresa.  

A importância de uma gestão de ativos eficiente

Já esclarecemos a diferença entre a gestão de ativos e a gestão de manutenção. É evidente que ambas se complementam e que se intersetam. Mas vamos aprofundar um pouco mais o que é a gestão de ativos. O objetivo principal da gestão de ativos é coordenar o ciclo de vida. Faltam os restantes:

  • ponderação de custos, incluindo com materiais e mão-de-obra
  • comparar oportunidades com riscos
  • monitorizar a performance de cada ativo usando KPIs
  • prevenir avarias
  • avaliar a criticidade dos ativos físicos
  • estabelecer prioridades entre os ativos da empresa
  • cumprimento de regras e legislações

Quais são os benefícios da gestão de ativos físicos?

Todos estes objetivos têm implicações reais na gestão da empresa. Sem dúvida, o principal benefício é um planeamento mais eficaz. Isto é o que nos permite chegar a uma verdadeira otimização dos ativos, e daí obter mais lucro com cada um deles. Mas não falamos apenas de melhorias no desempenho. Rastrear cada ativo, assegurar regras de segurança e cumprir a legislação também fica mais fácil.

Aumento da disponibilidade dos ativos físicos.

Uma gestão de ativos eficiente implica um acompanhamento regular do equipamento. Esse acompanhamento é exatamente o que nos permite definir que tarefas preventivas aplicar. Por outras palavras: planeamos melhor o que fazer. No limite isto traduz-se num aumento da disponibilidade do ativo e/ou numa performance melhor. E ativos a funcionar com a máxima disponibilidade são, como já sabemos, sinónimo de mais ROI sob cada investimento.

Vejamos o exemplo de um termoacumulador para o fornecimento de água quente numa lavandaria. Sabemos que a determinada altura será necessário substituir a válvula de segurança e fazer a manutenção do circuito hidráulico para assegurar o serviço. Isto permite que o termoacumulador nunca pare de funcionar (aumento da disponibilidade) e que atinja sempre a temperatura pretendida (melhoria da performance). Como veremos mais à frente, ponderar o conjunto também nos ajuda decidir se é melhor optar por manutenção planeada ou manutenção corretiva e quando atuar, e aqui já estamos a entrar no terreno da gestão de manutenção.

Estabelecer prioridades.

Um dos maiores objetivos da gestão de ativos é estabelecer prioridades e ponderar as oportunidades vs. os riscos. O que é essencial para o bom funcionamento do meu negócio? No caso da lavandaria, sabemos que não é uma opção não ter água quente. Portanto, assegurar o fornecimento de água é mais importante do que a manutenção do ar condicionado. Num hotel, o que é mais indispensável para os hóspedes — os elevadores ou o sistema de rega?

No fundo, trata-se de saber que ativos precisam de manutenção urgente — ou onde devemos investir em manutenção preventiva, porque não há margem para falhar — e quais é que podem esperar por uma manutenção reativa. Em alguns casos, a manutenção preventiva não compensa o investimento em stock e mão-de-obra, por isso estabelecer prioridades acaba por maximizar a geração de valor.

Gestão de risco e melhoria da segurança.

Para fazer a gestão de ativos também temos de avaliar a criticidade dos ativos. Ou seja, precisamos de fazer uma avaliação de risco. A avaliação de risco tem em consideração o ponto do ciclo de vida em que se encontra, a condição e os riscos de segurança de cada ativo. Claro que estas decisões se tornam mais fáceis se tiver informação atualizada e organizada sobre o estado de cada equipamento, mas esse é um desafio que podemos superar.

No caso do nosso termoacumulador, diminuir risco de segurança implica mudar a válvula de segurança de 6 em 6 meses. Mas como é que se pode lembrar da última vez que foi feita? Simples. Com um software de gestão de ativos, toda a informação fica guardada numa cloud e está disponível em qualquer momento. Se estiver à procura de uma solução mais completa, opte pelas NFC tags integradas.

Cumprimento de regras.

Sabe porque é que o seu prédio se esqueceu de fazer a inspeção obrigatória ao elevador? Porque o seu condomínio não está a fazer uma boa gestão de ativos. Monitorizar os ativos durante o seu ciclo de vida faz com que seja muito mais difícil esquecer inspeções periódicas, revisões obrigatórias ou obrigações legais. Nunca mais tenha uma multa por não cumprir a legislação!

Ferramentas para fazer a gestão de ativos

Se chegou até aqui, provavelmente está a perguntar-se como é que alguém consegue controlar tudo isto ao detalhe. Não haverá uma máquina que faça a gestão dos ativos? Um robot que controle a disponibilidade e o downtime de cada ativo? Com uma memória quase ilimitada, que avise cada vez que é preciso fazer manutenção, que determine o risco, faça a gestão de stocks e algumas outras utopias? Bem, temos boas notícias: ainda não há nenhuma máquina que tome as decisões cruciais nem para a gestão de ativos, mas temos the next best thing.

A ferramenta que procura tem quatro letras: CMMS. Um CMMS (Computerized Maintenance Management System) é um software para gestão de manutenção, às vezes também designado como EAM (Enterprise Asset Management) para a gestão de ativos. Este tipo de software permite monitorizar todos os ativos, obter informação atualizada em tempo real, gerir stocks e avaliar todos os KPIs que ajudam a tomar cada decisão. E não vamos ser modestos: o Infraspeak é um dos melhores CMMS que vai encontrar por aí. Pode escolher entre diversas funcionalidades até criar um sistema que assente que nem uma luva à sua empresa, sem módulos desnecessários.